الخطة المقترحة لتفعيل و تطوير أداء الإدارة

 

يقدم هذا الإطار وصفاً موجزاُ عن الإدارة من خلال استخدام تحليل يعد تحليل سوات SWAT و الذي يعد من الأدوات المهمة لمعرفة نقاط القوة والضعف و معرفة الفرص والتهديدات التي قد تواجه المنظمة ككل أو على مستوى الإدارات. ويُعد عنصر مهم لرسم الاستراتيجيات والخطط سواء طويلة أو قصيرة المدى لتحقيق الأهداف المرسومة من خلال العناصر التالية: نقاط القوة، نقاط الضعف، الفرص و التهديدات. تهدف هده الخطوة إلى دراسة البيئة الداخلية للإدارة و التعرف على خصائصها التي تشكل نقاط قوة في تحقيق الهدف من الإدارة، والخصائص الأخرى التي تشكل نقاط الضعف والتي قد تعيق الإدارة في تحقيق أهدافها، وكذالك الفرص التي تتيحها البئية الخارجية للإستفادة منها والمخاطر المحتمل للتغلب عليها.

قامت إدارة المتابعة بتوفير جميع الوثائق و المصادر اللازمة لإعداد هذا التحليل شاملاُ اللوئح و الأنظمة ذات العلاقة، الخطط، النماذج، البيانات الإحصائية و التقارير. أيضاً بالزيارات الميدانية لبعض إدارات الجامعة. والإطلاع على تجارب المؤسسات الحكومية الأخرى وبناء على ما توافر من معلومات وبيانات تم بناء التحليل. 

البيئة الداخلية:

نقاط القوة:

 الاهتمام المعطى للإدارة، والدعم المستمر من إدارة الجامعة و ارتباطها المباشر بمعالي مدير الجامعة.

 الاهتمام المعطى لقضايا الجودة على مستوى الجامعة.

 رغبة المستويات الإدارية العليا في الجامعة بتطوير العمل الإداري

 رغبة موظفي الإدارة في تفعيل دور الإدارة.

نقاط الضعف:

 ضعف الهيكل الإداري للإدارة

 قلة عدد موظفي الإدارة و ضعف إمكانياتهم.

 الغياب التام لاستخدام التقنية في العمليات.

 عدم فعالية موقع الإدارة على الإنترنت (اللوائح/النماذج).

 ضعف الحوافز المقدمة لمنسوبي الإدارة.

 غياب الوصف الوظيفي و الإجرائي لعمليات الإدارة.

البيئة الخارجية:

الفرص:

 الاهتمام بإدارات المتابعة في المؤسسات على مستوى الحكومة.

 ارتفاع مستوى ثقافة الانضباط في العمل الحكومي.

التهديدات:

 النظرة السلبية العامة للجامعة من قبل البئية الخارجية فيما يتصل بالأمور الإدارية.

ولتسريع فعالية دور إدارة المتابعة في أداء المهام المنوط بها فلابد من سير خطة التطوير بمسارين: مسار حالي لتطوير العمل، ومسار التحول للتعاملات الإلكترونية.