الوحدات التنظيمية
وهي وحدات تقوم بأعمال مهمة في المعهد، وقد مرّ المعهد في هذا الجانب بعدة مراحل تنظيمية حتى صدر تنظيمه الجديد لهذه الوحدات في العام الجامعي1433هـ/ 1434هـ، والذي كان على النحو التالي:
1-وحدة الشؤون الإدارية:
ومهام هذه الوحدة تتمثل في متابعة شؤون الموظفين، واستقبال المعاملات وتصديرها، وترجمة المعاملات الواردة أو الصادرة من اللغة الإندونيسية وإليها.
2- وحدة المحاسبة والشؤون المالية:
وتُعنى بالأمور المالية والمحاسبية، وصرف المستحقات، ومتابعة حسابات المعهد الرسمية.
3- وحدة شؤون الطلاب:
وهي وحدة مسؤولة عن متابعة سير المحاضرات الدراسية، ومتابعة سجلات الطلاب بعد قبولهم.
4- وحدة شؤون القبول والامتحانات:
وينصب عملها على استقبال طلبات الالتحاق بالمعهد، وإكمال الإجراءات اللازمة لذلك، وإصدار بطاقات الطلاب، ورصد درجاتهم في الامتحانات الفصلية، وإصدار النتائج والوثائق.
5- وحدة النشاط الطلابي:
ومهمتها تنظيم الأنشطة الطلابية المختلفة، والإشراف عليها، بما يخدم العملية التربوية والتعليمية. وتشمل الأنشطةُ الطلابيةُ أنشطةً ثقافيةً، واجتماعية، وفنية، ورياضية.
6- وحدة الإسكان الطلابي:
وهي مسؤولة عن الطلاب في الإسكان، وتوفير متطلباتهم الرئيسة، والسعي إلى توفير بيئة صالحة تسهم في تحصيلهم العلمي والتربوي.
7- وحدة الإرشاد الاكاديمي:
وتهتم بما قد يطرأ بين الطلاب من مشكلات دراسية أو معوقات اجتماعية، وتسعى في حلها وعلاجها.
8- وحدة خدمة المجتمع والتعليم المستمر:
يعدّ التعاون بين المعهد والوزارات والمؤسسات التعليمية والجامعات والمعاهد التي تقوم بتعليم اللغة العربية من أهم الأنشطة التي يحرص المعهد على تحقيقها، ولتحقيق هذا الهدف وتعزيز علاقة المعهد بهذه الجهات وبالمجتمع الإندونيسي، ولتنمية سبل التعاون والتبادل الثقافي والعلمي مع هذه الجهات، والتخطيط للدورات والبرامج التعاونية والتعليمية، وإقامتها، والإشراف على شؤونها ـ نشأت هذه الوحدة آخذة على عتقها القيام بهذه المهمات الجليلة.
ومن جهة أخرى فإنّه رغبة من المعهد في التواصل مع الجالية السعودية والعربية في إندونيسيا، وتقديم ما يفيدها؛ فقد أوكل مهمة تنظيم الدورات اللغوية والثقافية المختلفة إلى هذه الوحدة، وتقوم في كل فصل بتنظيم العديد من هذه الدورات الهادفة والنافعة.
9-وحدة العلاقات العامة:
ومهمتها تنصب في تنظيم زيارات الوفود إلى المعهد، وتنظيم المناسبات المختلفة التي يقيمها المعهد، و جمع المعلومات عن الهيئات والجمعيات والمؤسسات الإندونيسية الرسمية والخيرية، وتنسيق العمل معها، وتنظيم الزيارات المتبادلة، والإفادة من تجاربها وخبراتها، وتعزيز سبل التعاون بينها والمعهد.
10- المكتبة المركزية:
وتُعنى بتنظيم الكتب والدوريات في مقرها، وإيجاد بيئة مثالية للقراءة وتحصيل العلم النافع، وحفظ أوقات الطلاب والطالبات. وقد تطورت المكتبة حتى صارت أكبر مكتبة عربية في منطقة جنوب شرق آسيا، حيث تضم أكثر من ثلاثين ألف عنوان في كافة العلوم الشرعية واللغة العربية والمعارف الإنسانية، بالإضافة إلى المكتبة السمعية والبصرية والمكتبة الإلكترونية. وتستقبل المكتبة عددًا كبيرًا من الباحثين والدارسين من داخل المعهد، ومن خارجه من مختلف الجامعات والمعاهد الإندونيسية.
11- الوحدة الطبية:
ومهمتها العناية بالجانب الصحي، وعلاج من قد يحتاج إلى العلاج من الطلاب. وقد اعتمد المعهد تعيين طبيب وطبيبة في هذه الوحدة ليخدما طلاب المعهد وطالباته.
12- وحدة المتابعة:
وهي المسؤولة عن متابعة الإجراءات والمعاملات والمتطلبات الرسمية داخل إندونيسيا، وفي الجامعة الأم في الرياض.
13- وحدة الشؤون التقنية:
ومسؤوليتها متابعة الأمور التقنية؛ كبرامج الحاسب الآلي، ومعامل الحاسب، ومعامل اللغة، والعمل على الحفاظ عليها في أفضل صورة، إضافة إلى الإشراف التقني على موقع المعهد على الشبكة العنكبوتية.
14- وحدة الشؤون الفنية والإعلامية:
وتعنى بالإشراف على توثيق زيارات الوفود الزائرة ومناسبات المعهد، وطباعة المطبوعات والمنشورات والمجلات، ونشر أخبار المعهد. ومن أبرز ما قامت وتقوم به هذه الوحدة:
1. التعريف بالجهود التي تقوم بها المملكة العربية السعودية عامة والمعهد بشكل خاص في مجال خدمة اللغة العربية والعلوم الشرعية.
2. إصدار مجلة الأرخبيل، وهي مجلة إخبارية ثقافية يصدرها معهد العلوم الإسلامية والعربية في إندونيسيا مع نهاية عام دراسي. وقد صدر العدد الأول منها في شهر صفر من عام 1417هـ الموافق يونيو 1996م، وصدر منها حتى الآن خمسة عشر عددًا.
3. إصدار مجلة الموجّه، وهي مجلة تشتمل على أبحاث متخصصة في اللغة العربية، وتعليمها، والعلوم الشرعية، وصدر منها حتى الآن ستة أعداد.
4. إصدار نشرة الملتقى في نهاية كل فصل دراسي بالتنسيق مع وحدة الأنشطة الطلابية.
5. إصدار تقرير يحدد إنجازات المعهد خلال العام الدراسي.
6. إصدار دليل الخريجين الذي يقدّم المعلومات والإحصاءات عن خريجي المعهد.
7. إصدار دليل المعهد الذي يحوي معلومات عن المعهد وأقسامه ووحداته.
15- وحدة الإحصاءات والدراسات:
ويتركز عملها على القيام بالدراسات اللازمة لعمل المعهد وأنشطته، مع إعداد الإحصاءات والتقارير المتعلقة بذلك، وإعداد الخطط المقررة والمرسومة للمعهد.
16- وحدة التشغيل والصيانة:
ومهمتها متابعة أعمال صيانة المعهد بكافة مرافقه وأجهزته، والإشراف على أعمال شركات المقاولة.
17- وحدة المشروعات:
ومهمتها الإشراف على المشروعات الفنية والإنشائية والترميمات في المعهد ومرافقه.
18- وحدة المستودعات:
وتُعنى بترتيب المستودعات، وتنظيمها، والتأكد من سلامة محتوياتها.
المخطط التنظيمي
