• الابتعاث الداخلي: يكون التقديم على الطلبات عن طريق المبتعث نفسه وذلك برفع طلب على الخدمات الإلكترونية المقدمة بنظام انسياب (أنظر للأسفل).
• الابتعاث الخارجي: يكون التقديم على الطلبات برفع المبتعث نفسه طلب للملحقية الثقافية ببلد الدراسة، وذلك عن طريق البوابة الإلكترونية الخاصة بالمبتعثين (سفير الدراسي) التابعة لوزارة التعليم.

• أن لا يكون التمديد ناتجاً عن إهمال أو تقصير من المبتعث بسبب تدني المستوى الدراسي (أثناء دراسته الأكاديمية).
• أن يكون التمديد لمواصلة الدراسة في مجال تخصصه.
• أن لا يكون التمديد ناتجاً عن تخفيض العبء الدراسي.
• أن لا يكون التمديد ناتجاً عن انقطاع أو توقف أو حذف مقررات في الفترة السابقة.

• إرفاق خطاب من الجامعة أو المشرف الدراسي بالجامعة يوضح سير المبتعث الدراسي، وأسباب التأخير، ويُنص فيه على توصية المشرف بتمديد البعثة، ويٌوضح فيه التاريخ المتوقع لإكمال المبتعث لبرنامجه الدراسي.
• موافقة القسم والكلية التي ينتمي لها المبتعث على طلب التمديد.
• إرفاق نسخة حديثة من السجل الأكاديمي.
• خطاب من المبتعث يشرح فيه وضعه الدراسي ومبررات طلبه.
• أي وثائق أخرى تؤيد طلب المبتعث.

• يقوم المرشح بتعبئة النموذج الإلكتروني الخاص بـ "طلب تمديد البعثة الداخلية" وذلك عن طريق الخدمات الإلكترونية بموقع الجامعة، مع الحرص على تعبئة جميع الحقول، وذلك بالدخول على صفحة عمادة الدراسات العليا بموقع الجامعة، ومن ثم اختيار أيقونة "الخدمات الإلكترونية"، ومن ثم اختيار النموذج المطلوب، ويمكنك الوصول لذلك عن طريق اتباع الرابط التالي: http://www.imamu.edu.sa/eservices/Pages/default.aspx?unit=%D8%B9%D9%85%D8%A7%D8%AF%D8%A9%20%D8%A7%D9%84%D8%AF%D8%B1%D8%A7%D8%B3%D8%A7%D8%AA%20%D8%A7%D9%84%D8%B9%D9%84%D9%8A%D8%A7
•  ستنتقل بعدها إلى الصفحة الخاصة بالخدمة، أنقر على رابط الخدمة.
•  سجل اسم الدخول الخاص بك بالجامعة وكلمة المرور. (يشترط أن يكون لديك اسم مستخدم مفعل بالجامعة للاستفادة من الخدمات الإلكترونية. في حال لم يكن لديك حساب، يرجى التواصل مع عمادة تقنية المعلومات لإنشاء حساب خاص بك).
• أكمل البيانات المطلوبة بالنموذج مع إرفاق جميع المستندات المطلوبة، ثم اختر "إرسال".
• بعدها سيرسل الطلب لحساب رئيس القسم العلمي أو المدير المباشر الذي ينتسب إليه صاحب الطلب إلكترونياً، والذي بدوره يستلم الطلب ويقوم بعرضه على مجلس القسم لدراسته وتقديم توصياته.
• بعد البت في الطلب من قبل القسم، يقوم رئيس القسم بإرساله لحساب عميد الكلية/المعهد الذي ينتمي إليه صاحب الطلب إلكترونياً، والذي بدوره يستلم الطلب ويقوم بعرضه على مجلس الكلية لدراسته وتقديم توصياته.
• بعد البت في الطلب من قبل مجلس الكلية، يقوم العميد بإرسال الطلب لعمادة الدراسات العليا،
• بعد استلام الطلب من قبل العمادة والتأكد من اكتمال المعلومات والشروط الخاصة بالطلب يتم إصدار القرار التنفيذي من قبل عميد الدراسات العليا. (ملحوظة: لا يستلزم طلب تمديد البعثة العرض على اللجنة وذلك بناءً على تفويض اللجنة صلاحياتها لعميد الدراسات العليا بهذا الشأن).
• يمكن لصاحب الطلب الحصول على نسخة من القرار وذلك بالدخول على حسابه بالنظام، ثم الضغط على أيقونة "طلبات منجزة" أو "معاملات جديدة"، بعد ظهور الطلب اختر أيقونة "مشاهدة" الموجودة أمام الطلب المقدم، بالدخول على الطلب يمكنك النزول لآخر الصفحة وطباعة الملف المرفق "صورة من القرار".
• ملاحظة: بإمكان صاحب الطلب متابعة طلبه عن طريق الدخول على حسابه بالنظام (انظر طريقة متابعة الطلب في قسم الضمان المالي بالأعلى)، ومن ثم النقر على أيقونة "متابعة الطلب"، والتي من خلالها يستطع صاحب الطلب معرفة الإجراءات التي تمت على طلبه والمرحلة المتوقف عندها.
• ملاحظة: ننصح بالدخول على النظام باستخدام قوقل كروم.

• أن يكون صاحب الطلب تجاوز ساعات المواد الدراسية بنجاح وتم اعتماد خطة وموضوع رسالة الماجستير أو الدكتوراه الخاصة به وتم تسجيلها لدى الجهات ذات الاختصاص.
• إذا كانت الرحلة العلمية داخل المملكة فعلى الباحث أن يباشر أبحاثه تحت إشراف القسم أو الجهة التي سيقيم دراسته فيها، والتي بدورها تقوم بإعداد تقرير وافٍ عن الرحلة، ويرسل نسخة منه لعمادة الدراسات العليا.
• إذا كانت الرحلة العلمية خارج المملكة فيرفع المشرف على دراسة الباحث تقرير عن رحلته العلمية لوكالة شؤون الابتعاث والتدريب في عمادة الدراسات العليا بالجامعة، ويقوم وكيل شؤون الابتعاث والتدريب بتزويد الكلية بصورة منه.
• تذاكر السفر تصرف للمستفيد الأول فقط للمتقدين على طلب رحلة علمية من الدارسين والمبتعثين في الداخل.
• ألا تزيد مدة الرحلة العلمية عن ثلاثة أشهر حداً أقصى.

• خطاب من المشرف الدراسي عن الباحث يوضح التالي:

1. عنوان وموضوع رسالة الماجستير أو الدكتوراه وعلاقته بالرحلة العلمية.
2. تقرير دراسي شامل من المشرف يوضح به سير الطالب الدراسي.
3.  مدى أهمية الرحلة العلمية المطلوبة لاستكمال البحث.
4. تحديد المدة المطلوبة لإنهاء المهمة مع تواريخ البداية والنهاية المتوقعة.

• خطاب من قبل المؤسسة المراد زيارتها يفيد بالموافقة على استضافة الطالب خلال فترة الرحلة العلمية. ويمكن للمبتعث أن يطلب خطاب تسهيل مهمة من وكالة شؤون الابتعاث والتدريب في عمادة الدراسات العليا في الجامعة ليتمكن من مخاطبة الجهة المراد زيارتها للحصول على موافقتهم.
• صورة من مقترح بحث الرسالة.
• صورة من استمارة جمع البيانات، إن وجدت.
• معلومات عن آلية جمع المعلومات ونوعية البيانات المطلوب جمعها، إن وجدت.
• إذا كانت لغة البلد المطلوب زيارته غير العربية، فيجب إرفاق ما يثبت إتقان طالب الرحلة لغة البلد أو اللغة الإنجليزية، أو ما يثبت وجود وسطاء للقيام بأعمال التواصل والترجمة.
• أي وثائق أخرى يرغب المبتعث إرفاقها لدعم طلبه.

• يقوم المرشح بتعبئة النموذج الإلكتروني الخاص بـ "طلب تمديد البعثة الداخلية" وذلك عن طريق الخدمات الإلكترونية بموقع الجامعة، مع الحرص على تعبئة جميع الحقول، وذلك بالدخول على صفحة عمادة الدراسات العليا بموقع الجامعة، ومن ثم اختيار أيقونة "الخدمات الإلكترونية"، ومن ثم اختيار النموذج المطلوب، ويمكنك الوصول لذلك عن طريق اتباع الرابط التالي: http://www.imamu.edu.sa/eservices/Pages/default.aspx?unit=%D8%B9%D9%85%D8%A7%D8%AF%D8%A9%20%D8%A7%D9%84%D8%AF%D8%B1%D8%A7%D8%B3%D8%A7%D8%AA%20%D8%A7%D9%84%D8%B9%D9%84%D9%8A%D8%A7
• لمعرفة الخطوات التالية الخاصة بمسار وإجراءات الطلب، أنظر إلى طلب "تمديد البعثة لمبتعثي الداخل" (بالأعلى).
  
   

1. اتخاذ قرار بطي قيده في مدة لا تتجاوز السنة من تاريخ إنهاء ابتعاثه.
2. أو إحالته إلى وظيفة إدارية إذا كانت الجامعة في حاجة لخدماته.
   
   وقد نصت لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعة على جواز انهاء بعثة المبتعث بناءً على توصية أصحاب الصلاحية أو على طلب المبتعث، وذلك عند:

• عدم قدرته على مواصلة الدراسة وفقاً للتقارير المتعلقة بسير دراسته.
• طلبه إنهاء البعثة والعودة إلى الجامعة.
• إذا خالف الأنظمة أو التعليمات أو امتنع عن تنفيذها.
• إذا حصل على المؤهل المطلوب في المدة المحددة.
• إذا ثبت توقفه عن الدراسة دون عذر مقبول.

• كشف الدرجات النهائي (إن وجد).
• خطاب يوضح أسباب ومبررات الانقطاع عن الدراسة.
• إخلاء طرف من قبل الجهة المبتعث إليها يوضح تاريخ طي قيد المبتعث.

• يقوم المرشح بتعبئة النموذج الإلكتروني الخاص بـ "إنهاء بعثة لمبتعث بالداخل" وذلك عن طريق الخدمات الإلكترونية بموقع الجامعة، مع الحرص على تعبئة جميع الحقول، وذلك بالدخول على صفحة عمادة الدراسات العليا بموقع الجامعة، ومن ثم اختيار أيقونة "الخدمات الإلكترونية"، ومن ثم اختيار النموذج المطلوب، ويمكنك الوصول لذلك عن طريق اتباع الرابط التالي: http://www.imamu.edu.sa/eservices/Pages/default.aspx?unit=%D8%B9%D9%85%D8%A7%D8%AF%D8%A9%20%D8%A7%D9%84%D8%AF%D8%B1%D8%A7%D8%B3%D8%A7%D8%AA%20%D8%A7%D9%84%D8%B9%D9%84%D9%8A%D8%A7
• - أكمل البيانات بالنموذج مع إرفاق جميع المستندات المطلوبة، ثم اختر "إرسال".
•  بعدها سيرسل الطلب للحساب الخاص برئيس القسم العلمي أو المدير المباشر الذي ينتسب إليه صاحب الطلب بنظام انسياب، والذي بدوره يستلم الطلب ويقوم بعرضه على مجلس القسم لدراسته وتقديم توصياته.
•  بعد البت في الطلب من قبل القسم، يقوم رئيس القسم بإرساله لحساب عميد الكلية/المعهد الذي ينتمي إليه صاحب الطلب إلكترونياً، والذي بدوره يستلم الطلب ويقوم بعرضه على مجلس الكلية لدراسته وتقديم توصياته.
•  بعد البت في الطلب من قبل مجلس الكلية، يقوم العميد بإرسال الطلب لعمادة الدراسات العليا، لعرضه على لجنة الابتعاث والتدريب الدائمة بالجامعة، والتي بدورها تتأكد من اكتمال المسوغات والمبررات الخاصة بالطلب ومن ثمّ توصي بالموافقة أو الرفض وفقاً لرأي أعضاء اللجنة. (وعادة لا يتم عقد اجتماع لهذه اللجنة إلا بعد توفر موضوعات كافية للنظر فيها).
•  بعد أن تنظر لجنة الابتعاث والتدريب في الموضوعات المعروضة عليها فإنه يتم إعداد محضر بالموضوعات المعروضة على اللجنة وتوصيات اللجنة حيالها، ثم يرفع المحضر إلى معالي مدير الجامعة لاعتماده (يستغرق هذا الإجراء من أسبوع إلى ثلاثة أسابيع).
• بعد اعتماد معالي مدير الجامعة للمحضر فإن وكالة الابتعاث والتدريب تقوم بإعداد القرارات التنفيذية للقرارات التي وافق عليها معالي مدير الجامعة، ومن ثم تقوم بعرضها على سعادة عميد الدراسات العليا للتوقيع عليها.
• بعد ذلك يتم الرد على صاحب الطلب عن طريق النظام الإلكتروني الخاصة بالجامعة (انسياب) بالموافقة أو عدمها وتزويده بصورة من القرار.
• بعد الحصول على نسخة من القرار، على المبتعث مراجعة عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس وتسليم صورة من القرار ليتم صرف البدلات التي يستحقها.
• ملاحظة: بإمكان صاحب الطلب متابعة طلبه عن طريق الدخول على حسابه بالنظام (انظر طريقة متابعة الطلب في قسم الضمان المالي بالأعلى)، ومن ثم النقر على أيقونة "متابعة الطلب"، والتي من خلالها يستطع صاحب الطلب معرفة الإجراءات التي تمت على طلبه والمرحلة المتوقف عندها.

• كشف الدرجات النهائي (إن وجد).
• خطاب إكمال متطلبات الدرجة العلمية يوضح تاريخ منحه الدرجة العلمية.
• صورة من الوثيقة (إن وجدت).

• يقوم المرشح بتعبئة النموذج الإلكتروني الخاص بـ "إنهاء بعثة لمبتعث بالداخل" وذلك عن طريق الخدمات الإلكترونية بموقع الجامعة، مع الحرص على تعبئة جميع الحقول، وذلك بالدخول على صفحة عمادة الدراسات العليا بموقع الجامعة، ومن ثم اختيار أيقونة "الخدمات الإلكترونية"، ومن ثم اختيار النموذج المطلوب، ويمكنك الوصول لذلك عن طريق اتباع الرابط التالي: http://www.imamu.edu.sa/eservices/Pages/default.aspx?unit=%D8%B9%D9%85%D8%A7%D8%AF%D8%A9%20%D8%A7%D9%84%D8%AF%D8%B1%D8%A7%D8%B3%D8%A7%D8%AA%20%D8%A7%D9%84%D8%B9%D9%84%D9%8A%D8%A7
• بعد وصول الطلب لعمادة الدراسات العليا، تقوم وكالة الابتعاث والتدريب بإعداد قرار إنهاء البعثة للتخرج وعرضه على سعادة عميد الدراسات العليا للتوقيع عليه.
• بعد ذلك يتم الرد على صاحب الطلب عن طريق النظام الإلكتروني الخاصة بالجامعة (انسياب) وتزويده بصورة من القرار.
• بعد الحصول على نسخة من القرار، على المبتعث مراجعة عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس وتسليم صورة من القرار ليتم صرف البدلات التي يستحقها.
• ملاحظة: بإمكان صاحب الطلب متابعة طلبه عن طريق الدخول على حسابه بالنظام (انظر طريقة متابعة الطلب في قسم الضمان المالي بالأعلى)، ومن ثم النقر على أيقونة "متابعة الطلب"، والتي من خلالها يستطع صاحب الطلب معرفة الإجراءات التي تمت على طلبه والمرحلة المتوقف عندها.

• طلب ترقية البعثة (عند الحصول على قبول أكاديمي لمرحلة الماجستير أو الدكتوراه).
• طلب تمديد دراسة اللغة.
• طلب تمديد البعثة.
• طلب تغيير الدولة.
• طلب تغيير الجامعة.
• طلب تغيير التخصص.
• طلب رحلة علمية.
• طلب تأجيل بعثة.
• طلب إنهاء بعثة.
• طلب حضور مؤتمر.
• طلب حضور دورة تدريبية.

• من ابتعث لدراسة اللغة فقط، وحصل على قبول لمرحلة الماجستير أو الدكتوراه بعد تحقيقه شرط اللغة.
• من أنهى دراسة مرحلة الماجستير بنجاح وحصل على قبول لمرحلة الدكتوراه.

• صورة من القبول للمرحلة المراد دراستها على أن يكون القبول غير مشروط.
• نسخة حديثة من وثيقة التخرج (لمن حصل على درجة الماجستير).
• نسخة حديثة من السجل الأكاديمي (لمن حصل على درجة الماجستير).
• أي وثائق أخرى يرى المبتعث إرفاقها لدعم طلبه.

• أن يكون المبتعث في الفصل الأخير من الدراسة أو انتهى منها مؤخراً، وأن لا يكون قد انتهت بعثته وأغلق ملفه.
• أن يكون القبول الجامعي حديثاً وواضحاً وغير مشروط.
• أن يكون التخصص نفسه الوراد في قرار الابتعاث الصادر من الجامعة أو امتداداً له.
•  ألا تكون الجامعة موقوفة أو غير موصى بها من قبل وزارة التعليم العالي.

• أن يكون القبول المرفوع في جامعة تختلف عن الجامعة التي وردت في قرار الابتعاث، ومسار إجراءات هذه المعاملة التالي:

• بعد وصول الطلب لوكالة الابتعاث والتدريب بعمادة الدراسات العليا بالجامعة، يقوم الموظفون بتحويل الطلب إلكترونياً للقسم الذي ينتمي إليه المبتعث وذلك عن طريق نظام انسياب الخاص بالجامعة.
• يستلم الطلب رئيس القسم الذي ينتمي إليه المبتعث ويقوم بعرضه على مجلس القسم لدراسته وتقديم توصياته.
• بعد البت في الطلب من قبل القسم، يقوم رئيس القسم بإرساله لحساب عميد الكلية/المعهد الذي ينتمي إليه صاحب الطلب إلكترونياً، والذي بدوره يستلم الطلب ويقوم بعرضه على مجلس الكلية لدراسته وتقديم توصياته.
• بعد البت في الطلب من قبل مجلس الكلية، يقوم العميد بإرسال الطلب لعمادة الدراسات العليا إلكترونياً عن طريق نظام (انسياب)، موضحاً فيه توصيات مجلس الكلية.  
• بعد وصول الطلب للعمادة، يتم عرضه على لجنة الابتعاث والتدريب الدائمة بالجامعة، والتي بدورها تتأكد من استيفاء الطلب للشروط والمتطلبات الخاصة به ومن ثمّ توصي بالموافقة أو الرفض وفقاً لرأي أعضاء اللجنة. (وعادة لا يتم عقد اجتماع لهذه اللجنة إلا بعد توفر موضوعات كافية للنظر فيها).
•  بعد أن تنظر لجنة الابتعاث والتدريب في الموضوعات المعروضة عليها فإنه يتم إعداد محضر بالموضوعات المعروضة على اللجنة وتوصيات اللجنة حيالها، ثم يرفع المحضر إلى معالي مدير الجامعة لاعتماده (يستغرق هذا الإجراء من أسبوع إلى ثلاثة أسابيع).
•  بعد اعتماد معالي مدير الجامعة للمحضر فإن وكالة الابتعاث والتدريب تقوم بإعداد القرارات التنفيذية للقرارات التي وافق عليها معالي مدير الجامعة، ومن ثم تقوم بعرضها على سعادة عميد الدراسات العليا للتوقيع عليها.
• بعد توقيع سعادة عميد الدراسات العليا، يرسل القرار للملحقية الثقافية عبر البوابة الإلكترونية للمبتعثين (برنامج سفير الدراسي)، والذي بدورهم يزودون المؤسسة الأكاديمية التي يدرس بها بالقرار.
• يتم كذلك الرد على صاحب الطلب عن طريق النظام الإلكتروني الخاصة بالجامعة (انسياب) بالموافقة أو عدمها وتزويده بصورة من القرار.
• ملاحظة: يمكن لصاحب الطلب متابعة طلبه بعد وصوله للجامعة من الملحقية عن طريق الدخول على حسابه بالنظام (انظر طريقة متابعة الطلب في قسم الضمان المالي بالأعلى تحت قسم "ما قبل الابتعاث"). ينصح الدخول على النظام باستخدام قوقل كروم لمشاهدة أفضل.
  
   
  
   

• أن يكون القبول في نفس الجامعة والتخصص الوارد في قرار الابتعاث، ومساره التالي: 

• بعد وصول الطلب لعمادة الدراسات العليا، تقوم وكالة الابتعاث والتدريب بإعداد قرار ترقية البعثة وعرضه على سعادة عميد الدراسات العليا للتوقيع عليه.
• بعد توقيع سعادة عميد الدراسات العليا، يرسل القرار للملحقية الثقافية عبر البوابة الإلكترونية للمبتعثين (برنامج سفير الدراسي)، والذي بدورهم يزودون المؤسسة الأكاديمية التي يدرس بها بالقرار.
• بإمكان المبتعث طلب ضمان مالي للفترة الممدد لها عبر البوابة الإلكترونية من الملحقية في بلد الابتعاث بعد صدور الموافقة .

1. الاختبار الأول: خلال فترة ثلاثة الأشهر الأولى من دراسة اللغة كحد أقصى، وذلك لكــــي يتعرف الطالب على مستواه في اللغة.
2. الاختبار الثاني: في الشــــهر الســــادس مـن اللغــة: هنا يتعرف الطالب عن مدى تطور مستواه في اللغة.
3. الاختبار الثالث: في الشــــهر العاشــــر من دراســــة اللغــــــة: وهنا يفترض حصـــــول الطالب على درجة متقدمة في الاختبار وبالتالي معرفة نسبة جاهزيته للدراسة الأكاديمية.

• قبول برنامج اللغة من مؤسسة تعليمية موصى بها لدى الملحقية وأن تكون طريقة الدراسة بالانتظام الكلي (20 ساعة أسبوعياً كحد أدنى)، على أن لا تتجاوز رسوم البرنامج والمعلنة على موقع المؤسسة التعليمية الحد الأعلى الذي تعتمده الملحقية في بلد الابتعاث.
• إرفاق تقرير دراسي من معهد اللغة يوضح سير دراسة المبتعث ووضعه الدراسي قبل التمديد، وطول الفترة المراد دراستها للحصول على الدرجة المطلوبة في الاختبارات المعيارية (الإيلتس أو التوفل أو ما يعادلهما) للبدء بالدراسة الأكاديمية.
• نتيجة آخر اختبار معياري لقياس مستوى الكفاءة في اللغة الإنجليزية.
• إرفاق صورة لشهادة آخر نتيجة حصل عليها لاختبار ال جي آر إي (GRE) (خاص بمبتعثي أمريكا) في حال كان الاختبار أحد متطلبات القبول في الدراسة الأكاديمية.
• إرفاق ما يثبت أن المبتعث بدأ البحث عن قبول أكاديمي للماجستير أو الدكتوراه، وأنه تم التواصل مع الجامعات في بلد الابتعاث بهذا الشأن.
• أي وثائق أخرى يرى المبتعث إرفاقها لدعم طلبه

• أن يكون المبتعث قد حقق تقدماً واضحاً في دراسة اللغة خلال السنة الأولى، وبالتالي هناك إمكانية واضحة لتحقيق شرط اللغة المطلوب لبدء الدراسة الأكاديمية خلال مدة التمديد المطلوبة.
• أن يكون المبتعث قد تقدم لأحد الاختبارات اللغة المعيارية المعتمدة لمرتين على الأقل خلال السنة، وحقق درجة لا تقل عن (5) في اختبار الـ IELTS أو ما يعادلها في الاختبارات المعتمدة الأخرى.
• أن لا تتجاوز مدة التمديد الواحدة عن (6) أشهر.
• أن لا يتجاوز مجموع ما يصرف على المبتعث من مخصصات شهرية (24) شهراً في مرحلة اللغة، علماً إن الصرف يوقف مباشرة عند انتهاء فترة تمديد استمرار اللغة التي تمت الموافقة عليها.

• ألا يكون التمديد ناتجاً عن إهمال أو تقصير من المبتعث بسبب تدني المستوى الدراسي (أثناء دراسته الأكاديمية).
• أن يكون التمديد لمواصلة الدراسة في مجال تخصصه.
• التأكد من مستواه وجديته في تحقيق الهدف المبتعث من أجله.
• ألا يكون التمديد ناتجاً عن تخفيض العبء الدراسي.
• ألا يكون التمديد ناتجاً عن انقطاع أو توقف أو حذف مقررات في الفترة السابقة.

• إرفاق خطاب من الجامعة أو المشرف الدراسي بالجامعة يوضح سير المبتعث الدراسي، وأسباب التأخير، ويوصي فيها بتمديد البعثة، ويوضح فيها التاريخ المتوقع لإكمال برنامجه الدراسي.
• إرفاق نسخة حديثة من السجل الأكاديمي.
•  تعبئة استمارة متابعة المبتعث.
• خطاب من المبتعث يشرح فيه وضعه الدراسي ومبررات طلبه.
• أي وثائق أخرى تؤيد طلب المبتعث.

• بعد وصول الطلب لوكالة الابتعاث والتدريب بعمادة الدراسات العليا بالجامعة، يقوم الموظفون بتحويل الطلب إلكترونياً للقسم الذي ينتمي إليه المبتعث وذلك عن طريق نظام انسياب الخاص بالجامعة.
• يستلم الطلب رئيس القسم الذي ينتمي إليه المبتعث ويقوم بعرضه على مجلس القسم لدراسته وتقديم توصياته.
• بعد البت في الطلب من قبل القسم، يقوم رئيس القسم بإرساله لحساب عميد الكلية/المعهد الذي ينتمي إليه صاحب الطلب إلكترونياً، والذي بدوره يستلم الطلب ويقوم بعرضه على مجلس الكلية لدراسته وتقديم توصياته.
• بعد البت في الطلب من قبل مجلس الكلية، يقوم العميد بإرسال الطلب لعمادة الدراسات العليا.
• بعد استلام الطلب من قبل العمادة والتأكد من اكتمال المعلومات والشروط الخاصة بالطلب يتم إصدار القرار التنفيذي من قبل عميد الدراسات العليا. (ملحوظة: لا يستلزم طلب تمديد البعثة العرض على اللجنة وذلك بناءً على تفويض اللجنة صلاحياتها لعميد الدراسات العليا بهذا الشأن).
• يمكن لصاحب الطلب الحصول على نسخة من القرار وذلك بالدخول على حسابه بالنظام، ثم الضغط على أيقونة "طلبات منجزة" أو "معاملات جديدة"، بعد ظهور الطلب اختر أيقونة "مشاهدة" الموجودة أمام الطلب المقدم، بالدخول على الطلب يمكنك النزول لآخر الصفحة وطباعة الملف المرفق "صورة من القرار".
• ملاحظة: بإمكان صاحب الطلب متابعة طلبه عن طريق الدخول على حسابه بالنظام (انظر طريقة متابعة الطلب في قسم الضمان المالي بالأعلى)، ومن ثم النقر على أيقونة "متابعة الطلب"، والتي من خلالها يستطع صاحب الطلب معرفة الإجراءات التي تمت على طلبه والمرحلة المتوقف عندها. ننصح بالدخول على النظام باستخدام قوقل كروم.

• خطاب من المشرف الدراسي عن المبتعث (University Letter) يوضح التالي:

1.  عنوان وموضوع رسالة الماجستير أو الدكتوراه وعلاقتها بالرحلة العلمية.
2.  مدى أهمية الرحلة العلمية المطلوبة لاستكمال البحث.
3. تحديد المدة المطلوبة لإنهاء المهمة مع تواريخ البداية والنهاية المتوقعة.

• خطاب موافقة الجهة التي سوف تشرف على المبتعث خلال فترة الرحلة العلمية.  ويمكن للمبتعث أن يطلب خطاب تسهيل مهمة من الملحقية إذا رغب ليتمكن من مخاطبة الجهة المشرفة للحصول على موافقتهم.
• تقرير دراسي شامل من المشرف يوضح به سير الطالب الدراسي (Academic Report).
• صورة من مقترح بحث الرسالة (Proposal).
• صورة من استمارة جمع البيانات (Survey).
• معلومات عن آلية جمع المعلومات ونوعية البيانات المطلوب جمعها (Date Gathering).
• أي وثائق أخرى يرغب المبتعث إرفاقها لدعم طلبه.

• إذا كانت الرحلة العلمية إلى المملكة فعلى المبتعث أن يباشر أبحاثه تحت إشراف القسم التابع له ويقوم القسم بإعداد تقرير وافٍ عن الرحلة.
• إذا كانت الرحلة العلمية خارج مقر البعثة وإلى غير المملكة فيتم رفع تقرير عن الرحلة إلى الملحق الثقافي من قبل المشرف على دراسة المبتعث ويقوم الملحق بتزويد الجامعة التابع لها المبتعث بصورة منه.
• ألا تزيد مدة الرحلة العلمية عن ثلاثة أشهر حداً أقصى.
• إذا كانت الرحلة العلمية للملكة العربية السعودية فيصرف للمبتعث تذاكر سفر له ولمرافقيه وكذلك مكافئة طوال مدة الرحلة العلمية توازي مرتبه الشهري دون البدلات.
• إذا كانت الرحلة العلمية لبلد غير المملكة العربية السعودية فلا يصرف للمبتعث إلا تذاكر السفر. 

• لمعرفة مسار المعاملة وإجراءاتها، أنظر لقسم "طلبات التمديد" بالأعلى.

• أن يكون الطلب مبنياً على مبررات تقتضيها حاجة المبتعث الدراسية أو الصحية.
• ألا يترتب على الانتقال تغيير التخصص المنصوص عليه في قرار الابتعاث (إذا كان سيترتب على الانتقال تغيير التخصص فعلى المبتعث التقدم بطلب تغيير تخصص وتوضيح أن تغيير التخصص يتطلب أيضاً تغيير الجامعة).
• أن يكون التغيير لجامعة مساوية لمستوى الجامعة السابقة أو أفضل، حسب تصنيف الجامعات المعتبرة في بلد الابتعاث.
• ألا تكون الجامعة المنتقل إليها من ضمن الجامعات الموقوفة أو غير المعتمدة أو الموصى بها من قبل وزارة التعليم أوالجامعة.
• ألا يكون سبق له تغيير الجامعة خلال المرحلة الدراسية.
• ألا يؤدي التغيير إلى المطالبة بزيادة مدة دراسة اللغة لأكثر من (24) شهراً. 
• ألا يؤدي التغيير إلى المطالبة بزيادة مدة الابتعاث لأكثر من فصل دراسي واحد كحد أقصى وبما لا يزيد عن ستة أشهر.
• ألا يترتب على التغيير حصول فراغ أو انقطاع بين المراحل الدراسية لأكثر من 3 شهور في الخطة الدراسية الجديدة.
• ألا يؤدي تغيير الجامعة إلى التفريق في مقر الإقامة بين المحرم أو المرافقة المضمومين للبعثة والمبتعث الرئيسي، وإذا حصل ذلك فإن قرار التغيير يكون ملغى ولن تدفع الرسوم الدراسية.
•  موافقة كلتا الجامعتين على الانتقال وفق أنظمة إدارة الهجرة الأمريكية (INS).(خاص بالدراسين في أمريكا).

• بعد وصول الطلب لوكالة الابتعاث والتدريب بعمادة الدراسات العليا بالجامعة، يقوم الموظفون بتحويل الطلب إلكترونياً للقسم الذي ينتمي إليه المبتعث وذلك عن طريق نظام انسياب الخاص بالجامعة.
• يستلم الطلب رئيس القسم الذي ينتمي إليه المبتعث ويقوم بعرضه على مجلس القسم لدراسته وتقديم توصياته.
• بعد البت في الطلب من قبل القسم، يقوم رئيس القسم بإرساله لحساب عميد الكلية/المعهد الذي ينتمي إليه صاحب الطلب إلكترونياً، والذي بدوره يستلم الطلب ويقوم بعرضه على مجلس الكلية لدراسته وتقديم توصياته.
• بعد البت في الطلب من قبل مجلس الكلية، يقوم العميد بإرسال الطلب لعمادة الدراسات العليا إلكترونياً عن طريق نظام (انسياب)، موضحاً فيه توصيات مجلس الكلية.  
• بعد وصول الطلب للعمادة، يتم عرضه على لجنة الابتعاث والتدريب الدائمة بالجامعة، والتي بدورها تتأكد من استيفاء الطلب للشروط والمتطلبات الخاصة به ومن ثمّ توصي بالموافقة أو الرفض وفقاً لرأي أعضاء اللجنة. (وعادة لا يتم عقد اجتماع لهذه اللجنة إلا بعد توفر موضوعات كافية للنظر فيها).
•  بعد أن تنظر لجنة الابتعاث والتدريب في الموضوعات المعروضة عليها فإنه يتم إعداد محضر بالموضوعات المعروضة على اللجنة وتوصيات اللجنة حيالها، ثم يرفع المحضر إلى معالي مدير الجامعة لاعتماده (يستغرق هذا الإجراء من أسبوع إلى ثلاثة أسابيع).
•  بعد اعتماد معالي مدير الجامعة للمحضر فإن وكالة الابتعاث والتدريب تقوم بإعداد القرارات التنفيذية للقرارات التي وافق عليها معالي مدير الجامعة، ومن ثم تقوم بعرضها على سعادة عميد الدراسات العليا للتوقيع عليها.
• بعد توقيع سعادة عميد الدراسات العليا، يرسل القرار للملحقية الثقافية عبر البوابة الإلكترونية للمبتعثين (برنامج سفير الدراسي)، والذي بدورهم يزودون المؤسسة الأكاديمية التي يدرس بها بالقرار.
• يتم كذلك الرد على صاحب الطلب عن طريق النظام الإلكتروني الخاصة بالجامعة (انسياب) بالموافقة أو عدمها وتزويده بصورة من القرار.
• ملاحظة: يمكن لصاحب الطلب متابعة طلبه بعد وصوله للجامعة من الملحقية عن طريق الدخول على حسابه بالنظام (انظر طريقة متابعة الطلب في قسم الضمان المالي بالأعلى تحت قسم "ما قبل الابتعاث"). ينصح الدخول على النظام باستخدام قوقل كروم لمشاهدة أفضل.

• خطاب يوضح فيه المبتعث مبررات وأسباب مقنعة تؤيد طلبه.
• قبول واضح وجديد في التخصص الجديد المرغوب دراسته.
• إرفاق نبذة تفصيلية عن البرنامج في القسم العلمي الجديد.
• تقرير دراسي حديث من المشرف يوضح به سير الطالب الدراسي أو الأكاديمي في الفترة السابقة.
• نموذج "طلب تغيير الجهة التعليمية" الذي يمكن الحصول عليه من ملحقية البلد المبتعث إليها. 
• أي وثائق أخرى يرغب المبتعث إرفاقها لدعم طلبه.

• أن يكون الطلب مبنياً على مبررات تقتضيها حاجة المبتعث الدراسية أو الصحية.
• ألا يكون التخصص الجديد في برنامج موقوف أو غير معتمد أو الموصى به من قبل الملحقية أو وزارة التعليم العالي والجامعة.
• ألا يكون سبق له تغيير التخصص.
• ألا يؤدي التغيير إلى المطالبة بزيادة مدة دراسة اللغة لأكثر من (24) شهراً. 
• ألا يؤدي التغيير إلى المطالبة بزيادة مدة الابتعاث لأكثر من فصل دراسي واحد كحد أقصى وبما لا يزيد عن ستة أشهر.
• ألا يترتب على التغيير حصول فراغ أو انقطاع بين المراحل الدراسية لأكثر من 3 شهور في الخطة الدراسية الجديدة.
• ألا يترتب على التغيير دراسة تخصصين مزدوجين (Double Majors) أو الحصول على درجتين علميتين (Double Degrees) حيث إن القيام بذلك هو مخالفة لأنظمة الابتعاث ويترتب عليه اتخاذ بعض الإجراءات النظامية.
• ألا ينتقل من تخصص لأخر إلا بموافقة مسبقة من جهة الابتعاث.
• و. طلب تأجيل بعثة
• الأصل أن يستمر المبتعث في دراسته دون أي انقطاع ، لكن عند حصول ظروف معينة تجبره على التوقف عن الدراسة وتقتنع بها الملحقية وجهة الابتعاث، فإن أنظمة الابتعاث تعطي للمبتعث الفرصة لإيقاف بعثته لفترة محددة يتم فيها إيقاف مخصصاته المالية، وبعد عودته لمقر البعثة وبدء الدراسة يعاد عليه الصرف دون إضافة مدة التأجيل إلى فترة ابتعاثه الأصلية وذلك وفقاً للوائح وأنظمة وزارة الخدمة المدنية الخاصة  بابتعاث الموظفين. وعلى المبتعث الاستمرار في دراسته حتى يتم قبول طلب التأجيل، وفي حال الانقطاع عن الدراسة يتم إيقاف الصرف مباشرة.
  
   

• لمعرفة مسار المعاملة وإجراءاتها، أنظر لقسم "الانتقال من جامعة لأخرى" بالأعلى.

• أي مستندات خاصة بمبررات التأجيل كالشهادات الطبية.
• خطاب من الجامعة يفيد بعدم الممانعة على التأجيل للفترة المطلوبة.
• الخطة الدراسية لما بعد التأجيل.
• كشف الدرجات الرسمي من المؤسسة التعليمية.
• خطاب القبول من الجامعة المراد الدراسة بها بعد فترة التأجيل (إن وجد).
• أي وثائق أخرى يرى المبتعث إرفاقها لدعم طلبه .
  
  ضوابط تأجيل البعثة
• أن يكون الطلب مبنياً على مبررات تقتضيها حاجة المبتعث الدراسية أو الصحية.
• أن يكون إيقاف البعثة لمدة لا تزيد عن ستة أشهر.
• عدم إضافة مدة التأجيل إلى فترة ابتعاثه الأصلية.
• موافقة الجامعة التي يدرس بها المبتعث على إعادة الرسوم الدراسية للملحقية الثقافية ببلد الابتعاث (إن وجدت).
• أن يكون لدى الطالب قبول نهائي لمرحلة الماجستير عند الحاجة للتأجيل بعد الانتهاء من مرحلة اللغة.
• أن يكون لدى الطالب قبول نهائي لمرحلة الدكتوراه عند الحاجة للتأجيل بعد الحصول على درجة الماجستير.
• وجود خطة دراسية واضحة لفترة ما بعد التأجيل، ، وذلك بتحديد مدة التأجيل ومعرفة تاريخ العودة لمواصلة البعثة وتاريخ التحاق المبتعث ببرنامجه الدراسي، مع إرفاق ما يثبت ذلك.

• لمعرفة مسار المعاملة وإجراءاتها، أنظر لقسم "الانتقال من جامعة لأخرى" بالأعلى.

• خطاب موجه للملحق الثقافي في بلد الابتعاث.
• إرفاق وصف تفصيلي للجهاز المطلوب تأمينه والحاجة له والفائدة المرجوه منه.
• توصية من قبل مشرفه الدراسي تؤيد طلبه، مفصلاً فيها أسباب حاجته للجهاز في بحوثه ودراسته.
• تأييد الملحق الثقافي في بلد الابتعاث لطلبه.
• أي وثائق أخرى يرى المبتعث إرفاقها لدعم طلبه .

• أن يتعهد المبتعث بالاحتفاظ بالجهاز بعد استخدامه كعهدة عليه تسليمها للكلية التي يتبعها في جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية عند عودته من مقر البعثة أو انتهاء الحاجة للجهاز.  
• تأييد مجلسي القسم والكلية التابع لها المبتعث لطلبه مع توضيح المبررات.

• لمعرفة مسار المعاملة وإجراءاتها، أنظر لقسم "الانتقال من جامعة لأخرى" بالأعلى.

• أن يكون موضوع المؤتمر أو الندوة في صميم تخصص المبتعث.
• أن يكون تاريخ إنشاء الطلب الإلكتروني سابقاً لتاريخ عقد المؤتمر أو الندوة بمدة لا تقل عن 30 يوم.
• أن يكون المؤتمر أو الندوة في بلد الابتعاث أو في بلد مجاور في المنطقة الجغرافية نفسها.
• تحديد مقدار رسوم التسجيل في المؤتمر أو الندوة قبل إرساله بطلب الموافقة.
• أن يكون التعويض عن رسوم التسجيل في المؤتمر فقط دون رسوم أخرى (مثل السكن والمعيشة أو حضور دورة تدريبية أو ورش عمل برسوم(.

• خطاب من مشرف الطالب بالجامعة يؤيد فيه أهمية حضور الطالب للدورة كما يوضح فيه اسمها ومكان وتاريخ انعقادها و المدة الزمنية وعلاقتها بتخصص المبتعث .
• منشور (Brochure) يوضح معلومات الدورة الأساسية (مواعيدها وبرنامجها وأهم موضوعاتها ورسومها ونحو ذلك(.
• أي وثائق أخرى يرى الطالب إرفاقها لدعم طلبه.

• يكون حضور الدورة لمرة واحدة للمرحلة الواحدة.
• أن تكون في مقر البعثة.
• أن لا يتعارض حضور الدورة مع دراسة المبتعث.
• وجود علاقة قوية بين الدورة وتخصص المبتعث، ويدعم ذلك برسالة من الجامعة أو المشرف الدراسي بالجامعة.
• أن تكون المؤسسة المشرفة على الدورة معتمدة ولها خبرة في مجال تقديم هذه الدورات.
• أن لا يتجاوز عدد ايام الدورة 14 يوما (متواصلة ودون انقطاع). وفي حال تجاوزها فيجب موافقة جهة الابتعاث (الجامعة).
• أن لا يتجاوز تكاليف الدورة مخصص شهر واحد دون البدلات.
• يقوم المبتعث بدفع رسوم الدورة بنفسه، ويتم تعويضه عن رسومها (دون أي بدلات أخرى ).

• تعهد بأنه لم يسبق له/لها حضور أي دورة على حساب جهة الابتعاث خلال فترة دراسة المرحلة الحالية.

• يتم التعويض بعد الانتهاء من الدورة وإرفاق ما يثبت حضورها والانتظام فيها، مع وجود موافقة مسبقة من الملحقية على الطلب وتوفر الضوابط أعلاه.

• إذا كان الطلب لحضور دورة مدتها 14 يوماً وأقل، فيمكن للمبتعث التقدم بطلب (حضور دورة تدريبية) عبر الدخول لسفير الطلبة.
• إذا كانت الدورة أكثر من 14 يوماً، فطريقة التقديم ومسار المعاملة مطابق لطلب "تمديد بعثة" (أنظر في الأعلى).

• مغادرة مقر البعثة دون علم أو موافقة الملحقية.
• الانقطاع عن الدراسة.
• تخرّج المبتعث وحصوله على الدرجة المبتعث من أجلها.
• انتهاء مدة البعثة.
• تأجيل البعثة.
• انتهاء سنة اللغة دون تحقيق شرط اللغة وعدم موافقة جهة الابتعاث على تمديد فترة دراسة اللغة.
• انتهاء سنة اللغة واستنفاذ فترة التمديد الإضافية دون تحقيق شرط اللغة.
• الرسوب في المرحلة الأكاديمية في جميع المواد لفصلين دراسيين متتاليين.
• حذف الفصل الدراسي أو الانسحاب منه دون أخذ موافقة رسمية من الملحقية.
• الحصول على إنذارين وعدم ثبوت ما يشير إلى الالتزام والاجتهاد.
• الفصل المؤقت للمبتعث من المؤسسة التعليمية أو وضعه على فترة ملاحظة.
• تأخر رجوع المبتعث إلى مقر البعثة بعد انتهاء فترة الإجازة.
• عدم وجود ضمان مالي ساري المفعول.
• عدم تسليم خطاب تأكيد التسجيل والخطة الدراسية في الوقت المحدد.
• مغادرة محرم المبتعثة مقر البعثة دون علم وموافقة الملحقية.
• تغيير التخصص أو المؤسسة التعليمية أو الدرجة العلمية دون أخذ موافقة رسمية من الملحقية وجهة الابتعاث.
• فصل المبتعث نهائياً من المؤسسة التعليمية لأسباب أكاديمية أو تأديبية.
• قيام المبتعث بتصرفات مخالفة للتعاليم الدينية أو الأخلاقية التي يجب أن يتميز بها المبتعث.
• الحصول على جنسية أخرى أو الحصول على الإقامة الدائمة، تمهيداً للحصول على الجنسية.
• إذا ثبت انقياد المبتعث خلف الدعوات المضللة التي تحرض على السفر إلى مناطق التوتر والحروب للمشاركة في القتال أو العون هناك.
• توجيه مباشر من جهة الابتعاث (الجامعة) بإيقاف الصرف.
• كما يمكن للمبتعث افادة الملحقية عن طريق التقدم بـ (طلبات عامة) لإيقاف الصرف عليه في حال وجود أسباب طارئة لا تمكنه من الاستمرار في الدراسة بصورة منتظمة ولفترة معينة، وذلك حفاظاً على تلك الفترة من البعثة وبحيث يمكن النظر في معالجتها لاحقاً بالتأجيل أو بحسب ما تقره جهة الابتعاث.
• يمكن للمبتعث أن يتقدم بالطلب تمهيداً لإنهاء البعثة، أو لحين زوال المعوقات التي تحول دون استمراره بالدراسة.
• يتم إيقاف صرف المخصصات الشهرية على المبتعث بعد قبول طلب إيقاف الصرف من بداية الشهر التالي مالم يتم تحديد تاريخ الإيقاف من قبل الملحقية.
• يتم الحسم من مخصصات المبتعث الشهرية أو من مستحقات التخرج في حالة استلام المبتعث لأي مبالغ مالية غير مستحقة من قبل الملحقية.
• يتم اشعار جهة الابتعاث بطلب المبتعث لاتخاذ الإجراء اللازم.
• لا يعاد الصرف على المبتعث الذي غادر مقر البعثة دون إذن مسبق من الملحقية حتى يعود لمقر البعثة وبعد الموافقة على إعادة الصرف ويكون ذلك من تاريخ عودته. ولا يتم صرف المستحقات للفترة التي سبقت تاريخ عودته لمقر البعثة.

• تواجد المبتعث في مقر البعثة.
• انتظام المبتعث في الدراسة بعد انتهاء مدة التأجيل الممنوحة له مسبقاً.
• بدء المرحلة الأكاديمية في التخصص والجامعة والدرجة المبتعث لها، لمن أوقف الصرف عليه لانتهاء فترة (تمديد) دراسة اللغة.
• بعد استئناف الدراسة في حالة توقف الصرف عن المبتعث للانقطاع عن الدراسة لسبب وافقت عليه جهة الابتعاث.

• يتم احتساب الرصيد المستحق من الإجازات ضمن المرحلة الدراسية الحالية للمبتعث ويتم التعامل مع كل مرحلة دراسية على حدة عند احتساب الإجازات بحيث ينتهي الاستحقاق بمجرد الانتهاء من المرحلة الدراسية والبدء بمرحلة دراسية جديدة
• أن لا تكون الإجازة خلال فترة يغطيها ضمان مالي ساري المفعول.
• الحصول على موافقة المعهد على الإجازة وكذلك ما يثبت تسجيل المبتعث في الفصل أو المستوى الذي يبدأ بعد فترة الإجازة وذلك لضمان التحاق المبتعث بدراسة اللغة فور عودته.
• الحصول على موافقة الملحقية على الإجازة قبل مغادرة مقر البعثة بمدة كافية والعودة من الإجازة الموافق عليها مسبقاً في الوقت المحدد.
• على المبتعث مسؤولية التأكد من عدم مخالفة أنظمة الإقامة التي تشترطها دائرة الهجرة والجوازات في بلد الابتعاث.
• لا يترتب على الموافقة حصول المبتعث على تذكرة سفر غير المستحقة له في النظام.

• يتم احتساب الرصيد المستحق من الإجازات ضمن المرحلة الدراسية الحالية للمبتعث ويتم التعامل مع كل مرحلة دراسية على حدة عند احتساب الإجازات بحيث ينتهي الاستحقاق بمجرد الانتهاء من المرحلة الدراسية والبدء بمرحلة دراسية جديدة.
• على المبتعث مسؤولية التأكد من عدم مخالفة أنظمة الإقامة التي تشترطها دائرة الهجرة والجوازات في بلد الابتعاث.
• أن تكون الإجازة ضمن فترة الإجازات الرسمية للجامعة.
• يمنح المبتعث الذي لم يقم بتسليم البحث إجازة لمدة شهر واحد بعد تقديم خطاب من المشرف يفيد موافقته على الإجازة وبأن ذلك لن يؤثر على مسيرته الدراسية ويتم احتساب تلك المدة من الرصيد المتبقي من الإجازات (خاص بالبرامج التي مدتها سنة واحدة فقط).
• يمنح المبتعث الذي قام بتسليم البحث إجازة بما لا تتجاوز فترة الاستحقاق وفق النظام (90 يوماً لكل 12 شهراً) وبناء على الرصيد المتبقي من الإجازات المستحقة وشريطة موافقة المشرف الدراسي في الجامعة على طلب الإجازة وعلى أن لا يؤثر على مسيرته الدراسية (خاص بالبرامج التي مدتها سنة واحدة فقط).
• يمنح المبتعث في برنامج مدته أكثر من عام حسب القبول بأخذ الإجازة الواقعة بين الفصل الأول والفصل الثاني حسب استحقاقه.
• أن لا يترتب على الموافقة حصول المبتعث على تذكرة سفر غير المستحقة له في النظام.

• آخر تقرير دراسي للمبتعث.
• خطاب من الجامعة موضحاً فترة الإجازة الرسمية أو خطاب بالموافقة على الإجازة من المشرف الدراسي اذا كانت الإجازة قبل أو بعد تسليم البحث.

• يتم احتساب الرصيد المستحق من الإجازات ضمن المرحلة الدراسية الحالية للمبتعث ويتم التعامل مع كل مرحلة دراسية على حدة عند احتساب الإجازات بحيث ينتهي الاستحقاق بمجرد الانتهاء من المرحلة الدراسية والبدء بمرحلة دراسية جديدة.
• على المبتعث مسؤولية التأكد من عدم مخالفة أنظمة الإقامة التي تشترطها دائرة الهجرة والجوازات في بلد الابتعاث.
• موافقة المشرف الدراسي في الجامعة على الإجازة.
• يمنح المبتعث إجازة بما لا تتجاوز فترة الاستحقاق وفق النظام (90 يوماً لكل 12 شهراً).
• أن لا يترتب على الموافقة حصول المبتعث على تذكرة سفر غير المستحقة له في النظام.

• على المبتعثة مسؤولية التنسيق مع المؤسسة التعليمية فيما يخص وضعها الدراسي أثناء الإجازة.
• لا يسمح بالانسحاب من الفصل الدراسي بعد دفع الرسوم الدراسية وقبل انتهاء الموعد النهائي للانسحاب إلاّ في الحالات الطارئة.
• إذا كانت المبتعثة تتوقع الولادة خلال الفصل الدراسي فيجب عليها التنسيق مع الملحقية قبل التسجيل والبدء في الدراسة، وذلك عن طريق رفع طلب طلبات عامة، مع إرفاق التقارير الدراسية والصحية لدراسة وضع الطالبة وإرشادها بالإجراء المناسب.
• على المبتعثـة مسؤولية التأكد من عدم مخالفة أنظمة الإقامة التي تشترطها الحكومة ببلد الابتعاث.

• إيقاف الصرف ابتداءً من تاريخ نهاية الإجازة التي تمت الموافقة عليها.
• خصم الأيام التي قضاها المبتعث خارج الفترة التي تمت الموافقة عليها من الرصيد المستحق للإجازات واتخاذ الإجراءات النظامية والتي منها إفادة جهة الابتعاث بذلك.

• أن يكون المبتعث قد أمضى تسعة أشهر من تاريخ وصوله إلى مقر البعثة لأول مرة أو من تاريخ العودة من آخر إجازة منح بموجبها تذكرة سفر.
• أن لا تكون المدة المتبقية من مدة البعثة أقل من ستة أشهر إلا في حال وجود رصيد استحقاق فيمكن النظر في ذلك وفق الآليات المتبعة.
• يشترط أن لا تقل مدة الإجازة في المملكة عن 20 يوماً وأن لا تزيد عن 90 يوماً.
• أن لا تتعارض فترة الإجازة مع برنامج دراسة المبتعث ويتم التأكد من ذلك بخطاب من الجامعة يشير إلى وجود إجازة.
• استحقاق تذاكر المرافقين مرهون باستحقاق المبتعث للتذاكر وفي حال صرف تذاكر مستحقة للمرافقين فقط دون المبتعث فلا يتم صرفها للمرافقين مرة أخرى في نفس فترة الاستحقاق.
• لا يمكن التعديل على طلب التذاكر (تاريخ السفر أو العودة- خط السير) بعد إصدار التذاكر وإقفال الطلب في النظام.
• في حالة عدول المبتعث عن سفره فإن عليه إلغاء طلب التذكرة قبل تأكيد الحجز وإصدار التذاكر من قبل مكتب الطيار ويمكنه طلب التذكرة لاحقا بعد توفر الشروط اللازمة.
• في حال عدول المبتعث عن السفر في التاريخ المحدد بعد صدور التذكرة فيلزم إشعار الملحقية عن طريق التقدم بطلب استفسار (تذكرة سفر) عبر سفير الطلبة قبل الموافقة والتأكيد مع مكتب الطيار على إصدار التذاكر ليتم إلغاء الطلب من قبل الملحقية وعلى المبتعث أن يتقدم بطلب جديد بالتعديل المطلوب.
• يتم إيقاف الصرف على المبتعث في حال عدم العودة لمقر البعثة بعد مرور تاريخ العودة والذي تم الموافقة عليه بطلب التذكرة السنوية.
• الملحقية غير مختصة بعمل الحجوزات، كما أنها غير مسؤولة عن التكاليف الإضافية المترتبة على تغيير الحجز.
• يلزم رفع طلب التذاكر على سفير الطلبة قبل موعد السفر بثلاثة أسابيع لضمان السفر في الموعد المحدد.
• يعامل الموظف المبتعث للتدريب معاملة الموظف المبتعث للدراسة.
• يمنح والدا المبتعث تذاكر السفر إذا كان هو العائل الوحيد لهما (بموجب صك إعالة) شريطة تواجدهما الدائم معه في مقر البعثة.
• يمنح المبتعث ومرافقوه تذاكر القدوم لمقر البعثة لأول مرة من جهة ابتعاثه.
• على المبتعث الذي أعطي تذكرة أو أكثر لمرافقيه أن يقدم للملحقية ما يثبت وصول كل منهم إلى مقر البعثة من واقع جوازات سفرهم، وإذا ثبت عدم استعمالها للغرض المطلوب فيتوجب عليه إعادتها.
• أن يكون هناك حجز مسبق من خلال وكالة السفر المعتمدة في بلد البعثة.
• تمنح التذاكر من مقر البعثة إلى المملكة العربية السعودية ويستثنى من ذلك من يثبت للملحقية أن ولي أمره موفد رسمياً خارج المملكة.

• تمنح تذكرة رحلة علمية بعد موافقة جهة الابتعاث للقيام بالرحلة العلمية وتصرف للمبتعث ومرافقيه.
• يلزم رفع طلب التذاكر على سفير الطلبة قبل موعد السفر بثلاثة أسابيع لضمان السفر في الموعد المحدد.
• حجز العودة يجب أن يكون متوافقاً مع تاريخ نهاية الرحلة العلمية.
• يتم إيقاف الصرف على المبتعث في حال عدم العودة لمقر البعثة بعد مرور تاريخ العودة والذي تم الموافقة عليه بطلب تذكرة الرحلة العلمية.

• تمنح تذاكر حضور المؤتمرات والندوات بعد الموافقة على طلب الحضور وتصرف للمبتعث فقط وتصرف للمبتعثة ومحرمها دون الأبناء.
• يتحمل المبتعث للتدريب كل ما تتطلبه المشاركة من مصاريف حضور الندوات والمؤتمرات بما في ذلك تذاكر السفر سواء كانت المشاركة داخل الدولة التي يقع فيها مقر التدريب أو خارجها.
• يلزم رفع طلب التذاكر على سفير الطلبة قبل موعد السفر بثلاثة أسابيع لضمان السفر في الموعد المحدد.
• يتم إيقاف الصرف على المبتعث في حال عدم العودة لمقر البعثة بعد مرور تاريخ العودة والذي تم الموافقة عليه بطلب التذكرة.

• الانتهاء من برنامج المبتعث الدراسي وحصوله على الدرجة المبتعث لها.
• انتهاء البعثة دون الحصول على الدرجة او عدم الموافقة على تمديد البعثة.
• الموافقة على طلب تأجيل البعثة.
• رغبة المبتعث بإنهاء البعثة والعودة للمملكة.
• موافقة جهة الابتعاث على تغيير مقر البعثة.

• لا يمكن التعديل على طلب التذاكر (تاريخ السفر أو العودة- خط السير) بعد إصدار التذاكر وإقفال الطلب في النظام.
• في حالة عدول المبتعث عن سفره فإن عليه إلغاء طلب التذكرة قبل تأكيد الحجز وإصدار التذاكر من قبل مكتب الطيار ويمكنه طلب التذكرة لاحقا بعد توفر الشروط اللازمة.
• في حال عدول المبتعث عن السفر في التاريخ المحدد بعد صدور التذكرة فيلزم إشعار الملحقية عن طريق التقدم بطلب استفسار (تذكرة سفر) عبر سفير الطلبة قبل الموافقة والتأكيد مع مكتب الطيار على إصدار التذاكر ليتم إلغاء الطلب من قبل الملحقية وعلى المبتعث أن يتقدم بطلب جديد بالتعديل المطلوب.
• يلزم رفع طلب التذاكر على سفير الطلبة قبل موعد السفر بثلاثة أسابيع لضمان السفر في الموعد المحدد.
• يعامل الموظف المبتعث للتدريب معاملة الموظف المبتعث للدراسة.
• يمنح والدا المبتعث تذاكر إذا كان هو العائل الوحيد لهما (بموجب صك إعالة) شريطة تواجدهما الدائم معه في مقر البعثة.
• تمنح التذاكر من مقر البعثة إلى المملكة العربية السعودية ويستثنى من ذلك من يثبت للملحقية أن ولي أمره موفد رسمياً خارج المملكة.
• أن يكون هناك حجز مسبق من خلال وكالة السفر المعتمدة في بلد البعثة.

• خطاب من الجامعة أو المعهد يوضح وضع الطالب الدراسي الحالي أو ما يفيد حصول الطالب على الدرجة.

• يمنح المبتعث ومرافقوه تذاكر سفر ذهاباً وإياباً للمملكة في حال وفاة زوج أو زوجة المبتعث أو أحد الأبناء أو أحد والديه أو أحد والدي الزوج أو الزوجة.
• تمنح خلال شهر من حدوث الوفاة مع ضرورة إحضار شهادة الوفاة عند العودة لمقر البعثة.

• تصرف تذاكر السفر بالدرجة السياحية المخفضة لجميع المبتعثين للدراسة سواء أكان المبتعث طالباً أو موظفاً مهما كانت مرتبته، سواء كان ابتعاثه للحصول على الزمالة أو التخصص الدقيق أو الدكتوراه أو غيرها.
• الدرجة المستحقة للمبتعث سواء كان طالباً أو موظفاً هي الدرجة السياحية المخفضة.
• الموظف المبتعث للتدريب يمنح الدرجة الأولى إذا كانت مرتبته العاشرة فما فوق ويمنح الدرجة السياحية إذا كانت مرتبته التاسعة فما دون.

• يمنح زوج المبتعثة غير السعودي وتمنح زوجة المبتعث غير السعودية تذاكر سفر، بشرط أن يكون الزواج تم بموافقة الجهة المختصة في المملكة العربية السعودية.
• خامساً: مكافأة التميز
• مكافأة التميز لمرحلة الماجستير والدكتوراه والزمالة
• يحق للمبتعث لمرحلة الماجستير والدكتوراه والزمالة التقدم بطلب مكافأة تميز عند تفوقه وحصوله على تقدير لا يقل عن (امتياز). بحيث تصرف لطالب مرحلة الماجستير المكافأة بواقع مرة واحدة في الفصل الدراسي ومرة عن الاطروحة بواقع ثلاثة مرات في العام الدراسي كحد أقصى باستثناء مكافآت التميز للحالات الخاصة.
• ويصرف لطالب مرحلة الدكتوراه والزمالة (مخصص شهر كامل) بحيث تصرف له المكافأة بواقع مرة واحدة في الفصل الدراسي ومرتين في العام الدراسي كحد أقصى.
• تتنوع ضوابط صرف مكافآت التميز الدراسي ومسوغاتها وذلك بحسب المرحلة الدراسية وبلد الابتعاث. ولمعرفة تفاصيل أكثر عن ذلك ينصح المبتعث بالتواصل مع ملحقية بلد الابتعاث أو بالرجوع للمواقع الإلكتروني للملحقية الثقافية في البلد المبتعث إليه.
• رابط تفاصيل مكافآت التميز للدراسين في أمريكا:
• http://sacmmedia.org/info/awards.html
• رابط تفاصيل مكافآت التميز للدراسين في بريطانيا:
• http://www.uksacb.org/page/phd
• رابط تفاصيل مكافآت التميز للدارسين في أستراليا:
• http://www.sacm.org.au/mid/acadimic-achivment.html
• رابط تفاصيل مكافآت التميز للدارسين في نيوزيلندا:
• http://www.sacm.org.nz/archives/1573
• رابط تفاصيل مكافآت التميز للدارسين في كندا:
• http://www.saudibureau.org/sacb/app_detail.php?ID=33&cdid=9

• يتقاضى المبتعث للداخل راتبه كاملاً وبدل الانتقال المستحق له شهريا.
• يصرف للمبتعث إلى مؤسسة تعليمية في مدينة أخرى في الداخل بدل ترحيل يعادل راتب شهر إذا كانت المسافة بين المدينتين تماثل المسافة المقررة لصرف الانتداب.
• يصرف للمبتعث، ولزوجه، وأولاده القصر وبناته غير المتزوجات، ولوالدته التي يعولها شرعاً تذاكر سفر بالطائرة على النحو التالي:
• تذاكر سفر على الدرجة السياحية وحيدة الاتجاه من مقر عمليه إلى مقر دراسته.
• تذاكر سفر على الدرجة السياحية في نهاية كل عام دراسي ذهاباً وإياباً من مقر دراسته إلى مقر عمله.
• إذا تعذر السفر بالنقل الجوي بين مقر عمله إلى مقر دراسته فيعوض تعويضاً يعادل قيمة السفر بوسائل النقل العامة.
• يصرف للمبتعث للداخل سنوياً بدل كتب ومراجع يعادل راتب شهر واحد على أن يقتصر صرفه على المدة الأساسية للابتعاث دون التمديد.
• يصرف للمبتعث ولمرة واحدة بدل طباعة وتجليد الرسالة لدرجة الماجستير مبلغ (3000) ثلاثة آلاف ريال، ولدرجة الدكتوراه مبلغ قدره (4000) أربعة آلاف ريال.

1- مخصصات المبتعثين بالريال السعودي فئة ( أ)

2- مخصصات المبتعثين بالريال السعودي فئة ( ب )

تثبيت سعر الصرف

بناء على خطاب المستشار والمشرف العام على الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية ذي الرقم (39252) والتاريخ 04/06/1429هـ، والمتضمن البرقية التعميمية الصادرة من وزارة الخارجية برقم (57797/1) وتاريخ 12/05/1429هـ، المشار فيها للبرقية ذات الرقم (320) والتاريخ 05/05/1429هـ، على محضر تثبيت سعر صف رواتب الموظفين الرسمية والبدلات ومخصصات الإسكان والرسوم الدراسية للأبناء والزوجات وأي تعويضات تخص الموظف ورواتب المتعاقدين السعوديين العاملين بممثليات المملكة العربية السعودية في بعض الدول المتضررة من تذبذب سعر صرف العملات الأخرى مقابل الريال السعودي، وإفادتهم بأن المحضر تضمن تثبيت سعر الصرف وفقاً للآتي:

المخصصات المالية للمبتعث المتدرب:

​