​​​​​​​​​​​​​​​​

أولاً: عمادة الدراسات العليا

1/1 الرؤية

أن تكون برامج الدراسات العليا المُقدمة متوافقة مع معايير الجودة الأكاديمية للهيئات الوطنية والعالمية.

 

1/2  الرسالة

التعاون مع الأقسام العلمية في تقديم برامج دراسات عليا نوعية في التعلّم والتعليم والبحث العلمي للإسهام في إنتاج و نشر المعرفة.

 

1/3  الأهداف

1. العمل على تحقيق إستراتيجية المملكة العربية السعودية المتصلة بالتعليم العالي.

2. نشر وترسيخ مبدأ تطبيق الجودة والاعتماد الأكاديمي والتوعية بمعاييرها.

3. رفع مستوى برامج الدراسات العليا المُقدمة بتطبيق معايير الجودة والاعتماد الأكاديمي.

4.وضع السياسات والإجراءات التنظيمية لبرامج الدراسات العليا.

5. تعزيز مبدأ الشراكة المجتمعية.

 

1/4 مهام العمادة:

حددت اللائحة الموحدة للدراسات العليا في الجامعات مهام العمادة فيما يلي:§

  1. اقتراح السياسات العامة للدراسات العليا أو تعديلها تمهيداً لإقرارها من مجلس الجامعة.
  2. وضع السياسات والإجراءات التنظيمية والإرشادية لبرامج الدراسات العليا.
  3.  تحديد أساليب واستراتيجيات تقويم برامج الدراسات العليا. 
  4.  الإشراف على جميع برامج الدراسات العليا بالجامعة.
  5.  التنسيق بين برامج الدراسات العليا بالجامعة.
  6.  المراجعة والتقويم لبرامج الدراسات العليا بالجامعة.
  7. رفع مستوى برامج الدراسات العليا في جامعة الإمام محمد بن  الإسلامية من خلال تطبيق معايير الجودة.
  8.  تنظيم قواعد القبول والتسجيل والدراسة والإشراف المباشر على إدخال نتائج طلاب الدراسات العليا.
  9.  البت في جميع شؤون طلاب الدراسات العليا بالجامعة بالتنسيق مع الجهات المعنية.
  10.   إعداد الأدلة اللازمة للدراسات العليا، وأدلة برامج الدراسات العليا في الجامعة بالتنسيق مع الكليات يتضمن جميع المعلومات التي تتعلق بالدراسات العليا بالجامعة وإجراءاتها.
  11. تمكين الطلاب المتميزين من حملة الشهادات الجامعية من مواصلة دراساتهم العليا عن طريق الابتعاث الخارجي والداخلي إلي الجامعات المتميزة. ووضع برامج الابتعاث بالجامعة، ومتابعة أوضاع المبتعثين العلمية والإدارية والمالية في جهات ابتعاثهم.
  12. دراسة تجارب المؤسسات العلمية المماثلة لبلورة رؤية عامة للدراسات العليا والبحوث المرتبطة في الجامعة.
  13. عمل قاعدة معلومات واسعة تشمل معلومات عن أساتذة الدراسات العليا بالجامعة وقوائم الرسائل والأبحاث العلمية المسجلة في الجامعات داخل المملكة وخارجها؛ لتيسير مهمة اطلاع الباحثين عليها.
  14. تحفيز برامج الدراسات العليا على مسايرة التقدم العلمي والتقني المتسارع ودفعها للإبداع والابتكار وتطوير البحث وتوجيهه لمعالجة قضايا المجتمع وخطط التنمية الوطنية الشاملة.
  15.  تشجيع برامج الدراسات العليا على إثراء المعرفة الإنسانية بكافة فروعها عن طريق الدراسات المتخصصة والبحوث الجادة للوصول إلى إضافات علمية مبتكرة والكشف عن حقائق جديدة.


 

ثانياً: مجلس عمادة الدراسات العليا

 

2/1 التعريف:

يختص مجلس عمادة الدراسات العليا بالنظر في جميع الأمور المتعلقة بالدراسات العليا بالجامعة واتخاذ القرارات اللازمة بشأنها في حدود صلاحياته.

 

يؤلف مجلس عمادة الدراسات العليا على النحو الآتي :

  1. عميد الدراسات العليا وله رئاسة المجلس .
  2.  وكلاء عمادة الدراسات العليا.
  3. عضو هيئة تدريس واحد عن كل كلية بها دراسات العليا بدرجة أستاذ مشارك على الأقل يتم تعيينهم بقرار من مجلس الجامعة بناءً على توصية مجالس الكليات وموافقة مدير الجامعة، ويكون تعيينهم لمدة سنتين قابلة للتجديد.

    ويجتمع المجلس بدعوة من رئيسه مرة كل شهر على الأقل ولا يصح الاجتماع إلا بحضور ثلثي أعضائه وتصدر قراراته بالأغلبية لأصوات الأعضاء الحاضرين وعند التساوي يرجح الجانب الذي فيه الرئيس، وتعتبر قرارات المجلس نافذة ما لم يرد عليها اعتراض من مدير الجامعة خلال خمسة عشر يوما من تاريخ وصولها إليه. ولمجلس العمادة تشكيل لجان دائمة أو مؤقتة من بين أعضائه أو من غيرهم لدراسة ما يكلفهم به.

 

2/2 مهام  مجلس عمادة الدراسات العليا:

1- اقتراح السياسة العامة للدراسات العليا أو تعديلها، وتنسيقها في جميع كليات ومعاهد الجامعة ومتابعة تنفيذها بعد إقرارها.

2- اقتراح اللوائح الداخلية بالتنسيق مع الأقسام العلمية فيما يتعلق بتنظيم الدراسات العليا .

3- اقتراح أسس القبول للدراسات العليا وتنفيذها والإشراف عليها .

4- التوصية بإجازة البرامج المستحدثة بعد دراستها والتنسيق بينها وبين البرامج القائمة .

5- التوصية بالموافقة على مقررات الدراسات العليا وما يطرأ عليها أو على البرامج من تعديل أو تبديل.

6- التوصية بمسميات الشهادات العليا باللغتين العربية والإنجليزية بناء على توصية مجالس الكليات.

7- التوصية بمنح الدرجات العلمية .

8- البت في جميع الشؤون الطلابية المتعلقة بطلاب الدراسات العليا في الجامعة.

9- الموافقة على تشكيل لجان الإشراف ومناقشة الرسائل العلمية .

10- وضع الإطار العام لخطة البحث والقواعد المنظمة لكيفية كتابة الرسالة العلمية وطباعتها وإخراجها وتقديمها ونماذج تقارير لجنة المناقشة والحكم على الرسائل .

11- تقويم برامج الدراسات العليا في الجامعة بصفة دورية بواسطة لجان أو هيئات متخصصة من داخل أو من خارج الجامعة.

12- اقتراح السياسة العامة للدراسات العليا أو تعديلها ، وتنسيقها في جميع كليات ومعاهد الجامعة ومتابعة تنفيذها بعد إقرارها.

13- النظر فيما يحيله إليه رئيس مجلس العمادة أو مجلس الجامعة أو مدير الجامعة للدراسة وإبداء الرأي .


 

ثالثاً: عميد العمادة

3/1 التعريف:

هو عضو هيئة التدريس بالعمادة الذي يتولى إدارة الشؤون العلمية والإدارية والمالية للعمادة في حدود النظام ولوائحه وسائر وجوه النشاط في عمادة الدراسات العليا بجامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية.

3/2 الارتباط:

          يرتبط العميد بوكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي كما أنه أحد أعضاء مجلس الجامعة.

3/3 مهام العميد:

3/3/1 الشؤون الإدارية والمالية:

  1. رئاسة مجلس العمادة والإشراف على تنظيم شؤونه والدعوة لحضور جلساته وتنفيذ قراراته وإرسال محاضر جلساته إلى معالي مدير الجامعة.
  2. تطبيق أنظمة و لوائح مجلس التعليم العالي.
  3. تحقيق الأهداف والسياسات العليا في جامعة الإمام محمد بن الإسلامية.
  4. تنفيذ قرارات مجلس الجامعة فيما يتعلق بالعمادة.
  5. الإشراف على إعداد الخطة الإستراتيجية للعمادة ومتابعة تنفيذها.
  6. الإشراف على إدارة شؤون العمادة التعليمية والبحثية والإدارية والمالية والثقافية.
  7. تطوير العمادة إدارياً وأكاديمياً وبحثياً .
  8. تنسيق وتطوير علاقات العمادة داخل وخارج الجامعة.
  9. الإشراف على توفير كل متطلبات العمادة التعليمية والبحثية والإدارية والمالية.
  10. تقويم أداء وكلاء العمادة ورؤساء الأقسام الأكاديمية ومدراء ورؤساء الوحدات التابعة له.
  11. تنسيق أعمال المجلس الاستشاري للعمادة وتنفيذ توصياته.
  12. العمل على تنمية وتعزيز الموارد المالية الذاتية للعمادة وفقاً للأنظمة و اللوائح.
  13. تشكيل اللجان اللازمة لأداء أعمال العمادة.
  14. القيام بما يفوضه إليه مجلس العمادة من مهامه.
  15. تمثيل العمادة داخل الجامعة وخارجها.
  16. تنفيذ ما يكلفه به مجلس الجامعة أو مديرها.

    3/3/2 الشؤون الأكاديمية:
  1. الإشراف على سير العملية التعليمية وتنفيذ خططها وتطوير برامجها الأكاديمية للدراسات العليا.
  2. تطبيق نظم ولوائح الجودة والتقويم والاعتماد الأكاديمي للدراسات العليا.
  3. الإشراف على مختلف  النشاطات الطلابية بالعمادة.
  4. تشجيع إجراء البحوث في تخصصات العمادة المختلفة.
  5. العمل على إقامة روابط أكاديمية مع مؤسسات تعليمية داخل المملكة وخارجها.
  6. الإشراف على استقطاب أعضاء هيئة التدريس بالعمادة.
  7. الإشراف على تطبيق الخطط والبرامج الدراسية في العمادة.

    3/4  صلاحيات العميد:
  1. اختيار وكلاء العمادة  ومدير الشؤون المالية والإدارية بالعمادة ورفع التوصية بتعيينهم إلى معالي مدير الجامعة.
  2. المصادقة على محاضر اجتماعات مجلس العمادة.
  3. تنفيذ توصيات وقرارات مجلس العمادة.
  4. إصدار القرارات الداخلية التي يقتضيها حسن سير العمل بالعمادة وفقاً للأنظمة واللوائح.
  5. اعتماد تقارير الأداء الوظيفي التي يعدها وكلاء العمادة ومديرو الإدارات والوحدات الإدارية بشأن منسوبيهم.
  6. اعتماد منح الإجازة العادية والاضطرارية والاستثنائية لمنسوبي العمادة مع إبلاغ عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وفقًا للنظام.
  7. تفويض صلاحياته وفقًا للضوابط ولوائح العمل الجامعية.
  8. اعتماد طلبات الشراء وفقًا للأنظمة واللوائح.
  9. تشكيل اللجان المؤقتة المختلفة على مستوى العمادة.
  10. اعتماد تقارير تقويم الأداء المرفوعة إليه من وحدات العمادة.
  11. اعتماد الصرف على متطلبات العمل في العمادة.
  12. التوصية بصرف الاستحقاقات للعمل خارج الدوام لمنسوبي العمادة.
  13. التوصية بالتكليف الداخلي والخارجي لمنسوبي العمادة.
  14. التوصية بالتكليف بالعمل خارج الدوام الرسمي لمنسوبي العمادة.
  15. التوصية بحضور منسوبي العمادة الدورات التدريبية داخل الجامعة وخارجها.

    3/5  الوكالات التابعة للعميد:
  • وكالة عمادة الدراسات العليا لشؤون القبول والتسجيل.
  • وكالة عمادة الدراسات العليا لأمانة المجلس.
  • وكالة عمادة الدراسات العليا لشؤون الابتعاث والتدريب.
  • وكالة عمادة الدراسات العليا للتطوير والجودة
  • وكالة عمادة الدراسات العليا بمركز دراسة الطالبات.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    رابعاً: وكيل العمادة لشؤون القبول والتسجيل

    4/1 تعريف:

    هو عضو هيئة التدريس المكلف بالإشراف على سير العملية التعليمية  المرتبطة بشؤون القبول والتسجيل لطلاب وطالبات الدراسات العليا والوحدات التابعة له في عمادة  الدراسات العليا بجامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية.

    4/2 مهام وكيل العمادة لشئون القبول والتسجيل:
  1. الموافقة على التأجيل وحذف المقررات الدراسية للطلبة عن الفصل الدراسي وفقاً للأنظمة واللوائح.
  2. الموافقة على تحويل الطلبة من تخصص إلى آخر وفقاً للأنظمة واللوائح.
  3. اختيار مشرفي الوحدات والأقسام التابعة له والتوصية بتعيينهم.
  4. مخاطبة الجهات ذات العلاقة داخل الجامعة في اختصاص ونطاق عمل الوكالة.
  5. إصدار القرارات الداخلية التي يقتضيها سير العمل في وكالة العمادة ووحداتها وفقاً للأنظمة واللوائح.
  6. تقويم أداء منسوبي الوكالة.
  7. رئاسة اللجان التابعة للوكالة ورفع تقاريرها إلى الجهات المعنية.
  8. الإشراف على عملية معادلة المقررات الدراسية.
  9. الإشراف على إعداد قوائم الحرمان، وقوائم الخريجين.
  10. تقديم تقارير دورية لعميد العمادة عن سير العمل بالوحدات التابعة له وفقاً للمهام المناطة بهم، والصعوبات التي تواجهها.
  11. الإشراف على موقع العمادة الالكتروني وتحديثه فيما يخص وكالته والوحدات الإدارية التابعة لها.
  12. تنفيذ ما يكلف به عميد العمادة من أعمال.

 

4/3 الوحدات التابعة لوكيل العمادة لشؤون القبول والتسجيل

4/3/1 وحدة القبول والتسجيل.

  1. تحديد البرامج التي سوف تطرح بمشيئة الله تعالى في الأقسام العلمية بالجامعة من خلال المكاتبة لهم.
  2. تجهيز دليل القبول والتسجيل والمتضمنة جميع الأقسام المطروحة والتخصصات والشروط المطلوب للقبول لمرحلتي الماجستير والدكتوراه.
  3.  تجهيز موقع التسجيل الالكتروني بالمعلومات المطلوبة والتخصصات وإعلان التسجيل.
  4. فرز بيانات المتقدمين حسب اشتراط الأقسام العليمة ( طلاب وطالبات ).
  5. تحديد مواعيد الاختبارات التحريرية والمقابلات للمتقدمين عبر موقع عمادة الدراسات العليا (طلاب وطالبات).
  6. متابعة نتائج القبول المبدئي في الأقسام وتجهيزها في قوائم لإعلانها في موقع العمادة.
  7. استلام ملفات المقبولين مبدئياً في الدراسات العليا والتأكد من استيفائهم لشروط القبول النهائي وتفعيل قبولهم من خلال موقع الالكتروني (بانر) الخاصة بالعمادة .
  8.  تمكين الطلاب والطالبات المقبولين نهائياً من طباعة جداولهم الدراسية من خلال الخدمات الذاتية واستخراج الأرقام الجامعية.
  9. فرز الملفات وتصنيفها وإعدادها في قوائم لإرسالها إلى قسم شؤون الطلاب للمتابعة (الملفات ).
  10. حل مشكلات تسجيل الطلاب للمقررات على النظام الأكاديمي .
  11. تنفيذ الانقطاع وإعادة القيد بالنظام الأكاديمي.
  12. إدخال فرصة لرفع المعدل التراكمي على النظام الأكاديمي والتسجيل للطالب.
  13. - تنفيذ منح فرصة إضافية (تمديد) على النظام الأكاديمي.
  14. - تنفيذ منح فرصة استثنائية على النظام الأكاديمي.
  15. إنشاء الشعب الدراسية قبل بداية الفصل الدراسي.
  16.  متابعة تسجيل المقررات الدراسية من قبل الأقسام.

    4/3/2 وحدة شؤون الطلاب.
  1. متابعة الطلاب والطالبات المقيدين في برامج الدراسات العليا لمرحلتي الماجستير والدكتوراه .
  2.  طباعة كشف الدرجات للطلاب والطالبات.
  3. التأجيل ( دراسة -  قبول ).
  4. حذف جميع المقررات الدراسية .
  5.  إخلاء الطرف والانسحاب وطي القيد.
  6.  طباعة البطاقات لطلاب الدراسات العليا  وطالباتها.
  7. الملفات.
  8. تعديل ورصد الدرجات للمقررات الدراسية . 
  9.  الرد على إحالات مكتب معالي مدير الجامعة والوكلاء .
  10. إفادة الجهات في حالة الاستفسار عن الطلاب والطالبات المبتعثين .
  11.  الاستقبال ( الكاونتر) للرد على استفسارات المراجعين .
  12. الإشراف على عمليات الحركات الفصلية (تأجيل قبول – تأجيل دراسة – الاعتذار).
  13. عمل لقاءات تعريفية لطلاب الدراسات العليا المستجدين.
  14. تجهيز النشرات والمطبوعات الخاصة بالتوجيه والإرشاد.
  15. اقتراح الدورات التدريبية لطلاب الدراسات العليا.

    4/3/3 وحدة المنح :
  1. متابعة طلاب وطالبات المنح ( الخارجية – الداخلية ) في برامج الدراسات العليا لمرحلتي الماجستير والدكتوراه .
  2. متابعة قبول طلاب وطالبات المنح في مرحلتي الماجستير والدكتوراه .
  3. مكاتبة وزارة التعليم العالي بخصوص قبول الطلبة .
  4. متابعة الطلاب والطالبات المقيدين .
  5. طباعة الإفادات و التعاريف .
  6.  تفعيل صرف المستحقات المالية بالنظام.

    4/3/4 وحدة التسجيل والنتائج:
  1.   تنفيذ طلبات التأجيل والحذف للطلاب بعد اعتمادها. 
  2.  إدخال جميع الإجراءات الأكاديمية للتسجيل.

    3 -  إدراج التعديل على الخطط الدراسية لبرامج الدراسات للبرامج المنفذة

    4-  طباعة كشوفات درجات الطلاب.

    5-  طباعة الإفادات بأنواعها للطلاب.

    6-  متابعة حالات تأخر رصد النتائج من قبل أعضاء هيئة التدريس

    7-  التأكد من إسقاط اسم الطالب عن مشرفه بعد حصوله على إذن طباعة

    8- متابعة أنصبة المشرفين بشكل دوري

    9- تعديل الدرجات وتعديل تقدير (IP) وتقدير (IC) في الفصول السابقة .

     

     

     

    4/3/5  وحدة التخرج والوثائق:

    1- تسلم معاملات منح الدرجة

    2- إعداد وطباعة الوثائق النظامية والسجلات الأكاديمية لجميع مراحل الدراسات العليا (دبلوم – ماجستير – دكتوراه).

    3- إعداد وطباعة وثائق التخرج لطلاب وطالبات الدراسات العليا لجميع المراحل

    4- إعداد التقرير النهائي عن كل طالب أو طالبة بالدراسات العليا لاستكمال متطلبات منح الدرجة

    5- تزويد الأقسام بنسخة من السجل بعد مطابقته مع توصية التخرج والتأشير بما تم إنهاءه من مقررات وما تبقى للطالب مع التدقيق الأولي للخطة الدراسية والمدة النظامية.

    6- إصدار الوثائق بدل تالف وبدل فاقد.

    7- ترجمة الوثائق والسجلات الأكاديمية.

    8- استكمال إجراءات طلب إذن الطباعة لطلاب وطالبات الدراسات العليا.

    9- إعداد دليل الخريجين السنوي بالتنسيق مع وحدة الإحصاء والمعلومات والجهات ذات العلاقة بالعمادة.

    10- إشعار وحدة المكفئات بوقف صرف المكافئات للطلاب او الطالبات الخريجين.

    11- طباعة وثائق التخرج للطلاب والطالبات لمرحلتي الماجستير والدكتوراه.

    التأكد من مطابقة المعدلات والتقدير للتوصيات العلمية مع قرارات مجلس الجامعة.

    تخريج الطلاب والطالبات بالنظام ( بانر).

    4/3/6  وحدة الحاسب
  1. إدخال المستخلصات المستجدة للرسائل العلمية المجازة إلى قاعدة البيانات باللغة الإنجليزية.
  2.  تزويد الأقسام العلمية ببيانات الدخول لتسجل المقررات الدراسية وفق التقويم الأكاديمي للعمادة .
  3.  تولي مهام تحديث المنظومة بالعمادة ونقل البيانات إلى موقع العمادة بالتنسيق مع مركز تقنية المعلومات والدعم الفني .
  4.  الرفع عن كافة الاحتياجات المتعلقة بتامين وتشغيل وصيانة الحاسب الالى وملحقاته بالعمادة .
  5.  العمل على ميكنة وحوسبة جميع تعاملات وإجراءات العمادة .
  6. . جمع المعلومات وعمل الإحصائيات التي تحتاجها العمادة وتزويد الوحدات الإدارية بها .
  7. إصدار أدلة الرسائل العلمية المجازة والمسجلة لطلاب وطالبات الدراسات العليا نهاية كل عام دراسي وتحديثها
  8.  إصدار الدليل الإحصائي نهاية كل عام دراسي .
  9. الإشراف العام على أجهزة الحاسب الخاصة بالعمادة وصيانتها وتطويرها وعلى نظام الشبكات الخاصة بالعمادة .
  10. إعداد وتحديث الأدلة والنماذج لبرامج الدراسات العليا باللغتين العربية والانجليزية .

 

 

 

 

 

 

 

 

خامساً: ﻭﻛﻴﻞ العمادة لشؤون الابتعاث والتدريب

 تعريف:

هو عضو هيئة التدريس مكلف بالإشراف على سير العملية التعليمية  المرتبطة بشؤون الابتعاث والتدريب لطلبة وطالبات الدراسات العليا وفيما يخص أعمال الوكالة والوحدات التابعة له في عمادة  الدراسات العليا بجامعة الإمام محمد بن الإسلامية، كما يرتبط بوكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي بصفته أميناً للجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.

5/1 مهام وكيل العمادة لشؤون الابتعاث والتدريب:

  1. الإعداد والتجهيز لاجتماعات اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
  2. متابعة معاملات وطلبات المرشحين للابتعاث ومن هم على رأس البعثة.
  3. متابعة إعداد محاضر وقرارات اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
  4. متابعة إصدار الضمانات المالية لأعضاء هيئة التدريس المبتعثين للتدريب، وللمعيدين والمحاضرين.
  5. ﺍﻹﺷﺮﺍﻑ على تنفيذ اللوائح والقواعد التنفيذية للائحة الابتعاث والتدريب فيما يدخل تحت اختصاصاته.
  6. متابعة تحديث موقع عمادة الدراسات العليا الإلكتروني فيما يخص وكالته و الوحدات الإدارية التابعة لها.
  7. ﺍﻹﺷﺮﺍﻑ ﻋﻠﻰ ﺇﻋﺪﺍﺩ ﺍﻟﺘﻘﺮﻳﺮ ﺍﻟﺴﻨﻮﻱ ﻋﻦ ﺃﺩﺍﺀ ﺍﻟﻮﻛﺎﻟﺔ ﻭﺍﻟﻮﺣﺪﺍﺕ ﻭﺍﻟﻠﺠﺎﻥ ﺍﻟﺘﺎﺑعة لها.
  8. الإشراف على إعداد الإحصاءات والمعلومات لغرض إعداد ميزانية الابتعاث والتدريب.
  9. توضيح وتفسير أنظمة ولوائح الابتعاث فيما يتعلق بوكالته.
  10. متابعة الأعمال الإدارية للوحدات التابعة للوكالة.
  11. التواصل مع الملحقيات الثقافية في دول الابتعاث .
  12. وضع الخطط و الآليات المساهمة في حسن تطوير سير العمل في الوكالة.
  13. متابعة الشؤون المالية والعهد المخصصة للوكالة و إدارتها وفقاُ اللوائح و الأنظمة.

    5/3 الوحدات التابعة لوكالة العمادة لشؤون الابتعاث والتدريب

    5/3/1 وحدة الابتعاث والتدريب: وهي الوحدة التنفيذية التي تعد وتجهز لاجتماعات اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب، كما تقوم بإعداد القرارات والخطابات التنفيذية للتوصيات الصادرة من لجنة الابتعاث والتدريب. إضافة إلى:
  1. استقبال طلبات الابتعاث المبدئية وإرسالها للحصول على موافقة وزارة التعليم العالي.
  2. استقبال طلبات الضمان المالي لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم وإصدارها.
  3. استقبال طلبات الابتعاث للمعيدين أو المحاضرين لدراسة اللغة الإنجليزية والمراحل الأكاديمية.
  4. استقبال طلبات الابتعاث للزمالة والتدريب من كلية الطب للأساتذة المساعدين والرفع بالتوصيات إلى عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس.
  5. استقبال طلبات الرحلات العلمية للمعيدين أو المحاضرين المبتعثين للداخل أو الخارج، الذين يدرسون داخل الجامعة دون ابتعاث.
  6. متابعة البوابة الإلكترونية للمبتعثين واستقبال طلبات لمبتعثين حاليين بالتمديد، أو تغيير الجامعة، أو تغيير التخصص، أو ترقية البعثة أو غيرها.
  7. متابعة سير المبتعثين العلمي وتزويد الوحدات والأقسام العلمية به.
  8. التواصل مع الوحدات والأقسام العلمية فيما يتعلق بأمور المبتعثين والمرشحين للابتعاث.

    إعداد محاضر اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.

    إعداد قرارات الابتعاث الصادرة عن اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.

    إعداد التقارير السنوية عن أعمال الابتعاث والتدريب.

    إعداد المعلومات الخاصة بالمبتعثين لغرض إعداد ميزانية الابتعاث والتدريب.
  9.    إعداد الإحصاءات والبيانات المتعلقة بالابتعاث وتزويد الإدارة المختصة بها.

 

 

 

 

سادساً: وكيل العمادة لشؤون أمانة المجلس  

تعريف:

هو عضو هيئة التدريس مكلف بالإشراف على سير العملية التعليمية المرتبطة بأمانة المجلس والوحدات التابعة له والمتمثلة في الهيئة الاستشارية في عمادة  الدراسات العليا بجامعة الإمام محمد بن الإسلامية.

 

6/1 مهام وكيل العمادة لشؤون أمانة المجلس  :

  1. إعداد  جدول اجتماعات المجلس والتأكد من استيفاء جميع أوراق المعاملات.
  2. تحديد مواعيد انعقاد الجلسات والدعوة لها.
  3. مراجعة المعاملات التي تحال إلى الأمانة وتدقيقها وفق اللوائح والأنظمة والتعليمات قبل عرضها على مجلس العمادة.
  4. القيام بجميع الأعمال المتعلقة بإعداد الخطابات الموجهة لأعضاء المجلس ومتابعة إرسالها واستلامها.
  5. إرسال موضوعات الجلسة لأعضاء المجلس.
  6. طباعة محاضر الجلسات والقرارات التي تضمنتها والتأكد من سلامتها الإجرائية واللغوية.
  7. متابعة ومراجعة الخطط الدراسية لبرامج الدراسات العليا.
  8. التأكد من جاهزية البرامج الدراسية للعرض على اللجنة الدائمة للبرامج الدراسية.
  9. إعداد مذكرة بالبرامج الدراسية المكتملة ليتم عرضها على مجلس العمادة للتوصية باعتمادها  وإقرار   رفعها لمجلس الجامعة...
  10. إعداد مذكرة بالبرامج الدراسية الموصى بها من مجلس العمادة لرفعها إلى مجلس الجامعة.
  11. التنسيق مع الأقسام بشأن البرامج التي يوجد بها ملاحظات من قبل اللجنة الدائمة للبرامج    الدراسية أو  من مجلس العمادة.
  12. قبول الطلاب سواء استثناء من شرط الحصول على تقدير جيد جدا او قبول مشروط باجتياز المقررات التكميلية.
  13. التحويل من تخصص إلى آخر في داخل الكلية أو الجامعة أو من جامعة إلى أخرى وكذا التحويل بين البرامج المسائية والصباحية.
  14. الاختبارات البديلة.
  15. موضوعات الاختبار الشامل وتحديد مراجعه وموعده
  16. تسجيل موضوعات الرسائل العلمية في مرحلتي الماجستير والدكتوراه..
  17. نقل أو تحويل الإشراف على الرسائل.
  18. طلبات الفرص الإضافية والاستثنائية لإكمال الرسالة.
  19. طلبات الفرص الإضافية والاستثنائية لرفع المعدل.
  20. تكوين لجان مناقشات الرسائل العلمية.
  21. منح الدرجات العلمية: الدبلوم والماجستير والدكتوراه.
  22. طي القيد وإعادته.

     



سابعاً: وكيل العمادة للتطوير والجودة

تعريف:

هو عضو هيئة التدريس المكلف بالإشراف على عمليات التطوير والجودة، وتحقيق معايير الاعتماد والتقويم الأكاديمي في العملية التعليمية في الأقسام الأكاديمية، وضبط جودة العمل الإداري داخل عمادة  الدراسات العليا بجامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية ، والعمل على تطوير وتحسين الأداء في الجوانب كافة ونشر ثقافتها.

7/1 مهام وكيل العمادة للتطوير والجودة:

  1. تكريس مفهوم الجودة ونشر ثقافتها على مستوى العمادة .
  2. إعداد الدراسات والأبحاث التطويرية الخاصة بالدراسات العليا.
  3. الإسهام في وضع الخطط الإستراتيجية والتنفيذية لعمادة الدراسات العليا.
  4. القيام بمختلف المهام التي من شأنها تطوير طلاب وطالبات الدراسات العليا ورفع كفاءتهم وذلك من خلال التعاون مع عمادة التطوير الجامعي والمكتبة المركزية وغيرها.
  5. إعداد مقترحات وأطر وأهداف اللقاءات وورش العمل التي تتم في إطار عمليات تطوير الدراسات العليا.
  6. وضع المقترحات والخطط الكفيلة برفع جودة أداء العمادة في كافة المعاملات والإجراءات الأكاديمية والإدارية
  7. التنسيق الدائم مع عمادة التطوير والجودة للارتقاء بالدور الريادي لعمادة الدراسات العليا.
  8. الإشراف على تطبيق برامج الجودة بالعمادة .
  9. إعداد وتنفيذ الخطط التطويرية والإستراتيجية للعمادة .
  10. تحديد الاحتياجات التدريبية المتخصصة لمنسوبي العمادة والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة في الجامعة لتنفيذها .
  11. الإشراف على إعداد التقرير السنوي للعمادة وتوزيعه على الجهات المختصة بعد إقراره من العميد.
  12. تقديم تقارير دورية لعميد العمادة عن تطور العمل بالوحدات التابعة له وفقاً للمهام المناطة به، والصعوبات التي تواجهها.
  13. الإشراف على تنفيذ ما يحال إليه من مواضيع ذات اختصاص بالتطوير والجودة.
  14. وضع آلية للتعرف بتوقعات ومتطلبات ومستوى رضا عملاء العمادة (الداخليين والخارجيين) وإبلاغها إلى كل الأقسام الأكاديمية والوحدات الإدارية ذات العلاقة.
  15. متابعة تحديث موقع العمادة فيما يخص وكالته والوحدات الإدارية التابعة لها.
  16. تنفيذ ما يكلفه به عميد العمادة من أعمال.

 

7/2 الوحدات التابعة لوكيل العمادة للتطوير والجودة:

7/2/1 وحدة التطوير والجودة

تطوير ومتابعة جميع الإجراءات الأكاديمية والإدارية بعمادة الدراسات العليا وذلك لتحقيق رؤية ورسالة واهداف العمادة وتشرف الوحدة على إعداد ومتابعة الخطة الإستراتيجية للعمادة بشكل دوري و التنسيق مع باقي الوحدات داخل العمادة بما يكفل نجاح العمل.

7/2/2 وحدة التقارير والإحصاء:

تختص هذه الوحدة بتجميع والإشراف على أعمال التقارير والإحصاءات المرتبطة بالدراسات العليا من برامج دراسية مختلفة وتصنيفها وتقديمها إلى كافة وحدات العمادة والجهات الأخرى ذات العلاقة.

 7/2/3 وحدة تقنية المعلومات

تختص هذه الوحدة بالإشراف على سير العمل بمعامل العمادة وقاعات التعليم الإلكتروني، وتنفيذ السياسات والبرامج المعتمدة لمجالات تقنية المعلومات والخدمات التعليمية المساعدة وتحقيق الأهداف المحددة لها.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ثامناً: وكيل العمادة للإرشاد الأكاديمي

تعريف:

هو عضو هيئة التدريس المكلف بالإشراف على عمليات الدعم والإرشاد الأكاديمي
لتوجيه طلاب الدراسات العليا للحصول على أفضل النتائج والتكيف مع البيئة الجامعية واغتنام الفرص المتاحة لهم,عن طريق تزويدهم بالمهارات الأكاديمية التي ترفع من مستوى تحصيلهم العلمي.

8/1 مهام وكيل العمادة للإرشاد الأكاديمي:

  1. الإشراف على تنفيذ خطة الإشراف الأكاديمي.
  2.     نشر الوعي بين الطلبة حول ماهية الوحدة وأهميتها وكيفية الاستفادة من خدماتها وذلك عن طريق اللقاءات والنشرات وموقع العمادة على الشبكة العنكبوتية.
  3.     تعريف الطلبة بأهداف العمادة ورسالتها، وبرامجها التعليمية ، وأقسامها العلمية، ومجالات عمل خريجيها، وأوجه الرعاية والخدمات التي توفرها لطلابها، كما يتم تبصيرهم وتوجيههم لاختيار التخصصات المناسبة التي تلاءم قدراتهم وإمكاناتهم.
  4.     الرفع بشكل دوري (منتصف كل فصل دراسي ) بتقرير يشتمل على أعمال الوكالة .
  5.     دراسة الحالات التي تحال إليها بواسطة الكليات وإعداد تقارير عنها رفعها لجهات الاختصاص.
  6.  النظر في مشاكل الطلبة الأكاديمية التي تُرفع بواسطة المرشدين والسعي لحلها مع إدارة العمادة.
  7.    النظر في شكاوى الطلبة ذات الطبيعة الأكاديمية واستنباط الحلول التي تناسبها أو رفعها لإدارة الكلية التابع لها إذا لزم الأمر.
  8.     النظر في شكاوى الطلبة تجاه  أي مقرر وإيجاد الحلول والرفع بذلك إلى إدارة الكلية .
  9.    التوعية بأهمية الإرشاد الأكاديمي وأهمية التواصل مع المرشد الأكاديمي وذلك بنشر كتيبات ومنشورات واستخدام موقع الكليات لهذا الغرض.
  10.  الإشراف على برامج توجيهيه للطلبة المستجدين للتعريف بنظام الدراسة والاختبارات في العمادة.

     

     

     

     

    تاسعاً: وكيلة العمادة لشؤون الطالبات

    تعريف:

    هي عضوة هيئة التدريس المكلفة بالإشراف على العملية التعليمية والأكاديمية والبحثية والإدارية والمالية، والمسؤولية عن تنظيم العمل في عمادة الدراسات العليا بجامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية في مركز دراسة الطالبات وتسيير شؤونها بما يقتضيه صالح العمل وفق لوائح وأنظمة مجلس التعليم العالي.

9/1  مهام وكيلة العمادة للطالبات:

  1. الإشراف على تنفيذ الخطة الإستراتيجية للعمادة فيما يخص الطالبات.
  2. إدارة شؤون العمادة التعليمية والبحثية والإدارية والمالية والثقافية فيما يخص الطالبات.
  3. تنسيق وتطوير علاقات العمادة داخل وخارج الجامعة فيما يخص الطالبات.
  4. الإشراف على توفير كل متطلبات العمادة التعليمية والبحثية والإدارية والمالية فيما يخص الطالبات.
  5. تنفيذ ومتابعة قرارات مجلس العمادة.
  6. العمل على تطوير العمل في أقسام الطالبات إدارياً وأكاديمياً.
  7. إعداد تقارير دورية شاملة عن سير العمل والأداء الوظيفي وتقديمها إلى عميد العمادة.
  8. متابعة تحديث موقع العمادة فيما يخص وكالتها والوحدات الإدارية التابعة لها.
  9. تنفيذ ما يكلفها به عميد العمادة من أعمال.

    9/2 الوحدات والأقسام التابعة للوكالة

    9/2/1 وحدة الشؤون التعليمية

1.                إعداد بيانات بأعداد القاعات الدراسية لجميع البرامج ومستوياتها (مرفق نموذج).

2.                رفع بيانات القاعات واحتياج الكليات والأقسام لوكيلة عمادة الدراسات العليا.

3.                متابعة وصول التكاليف بالتدريس من الأقسام العلمية.

4.                حل المشكلات المتعلقة بالجدول بعد وصول التكاليف.

5.                مراجعة كشوف الحضور لكل مقرر والتأكد من اشتمالها على أسماء جميع الطالبات المقبولات.

6.                حلقة وصل بين الطالبة والكلية التابعة لها من حيث تحديد المرشد وإرسال الموضوعات المقترحة من قبل الطالبة إلى جهة الاختصاص وتسجيل المخطط.

7.                التنسيق لاختبارات القبول واختبارات الأعمال الفصلية والنهائية والبديل .

8.                المتابعة والقضاء على كافة معوقات الاختبار أثناء فترة الاختبار وتطبيق الأنظمة على الطالبات المخالفات بالتنسيق مع وكيلة عمادة الدراسات العليا.

9.                متابعة إعادة اختبار الطالبات المتخلفات بأعذار مقبولة.

10.           اقتراح خطة للنشاط الثقافي والاجتماعي والإشراف على تنفيذها بعد  اعتمادها.

11.           توزيع المراقبات ومتابعتهن أثناء الاختبار ورفع خطابات( إنذار –

12.           لفت نظر) للمتغيبات والمتأخرات.

13.           تطبيق أنظمة الاختبارات على الطالبات المخالفات للأنظمة بالتنسيق مع وكيلة عمادة الدراسات العليا.

14.           إعداد ملف خاص بالاختبارات يوضع فيه الجداول و كشف توقيع للطالبات وكشف توقيع للمراقبات وبيان باستلام أوراق الإجابة ويسلم لوكيلة عمادة الدراسات العليا .

15.           توزيع الجداول المقترحة على المنسقات ومن ثم اعتمادها.

16.           إعداد تقرير بآلية سير الدراسة في الأسبوع الأول والثاني من بداية كل فصل دراسي.

17.           المشاركة في تنظيم حفل الخريجات.

18.           متابعة كل ما يستجد من مشكلات ومحاولة حلها بالتنسيق مع وكيلة عمادة الدراسات العليا.

19.           تقديم تقارير دورية بالانجازات والمقترحات لتطوير العمل .

20.           أي مهام أخرى تكلف بها الوحدة في مجال الاختصاص.

9/2/2 وحدة شؤون الطالبات

  1. متابعة مسيرة الطالبات الملتحقات ببرامج الدراسات العليا أكاديمياً.
  2. متابعة كافة القرارات المتعلقة بالطالبات من حرمان واعتذار أو حذف وتأجيل وإبلاغ الجهات المختصة.
  3. الإشراف والمتابعة لإجراءات صرف بدل كتب ومراجع.
  4. متابعة وصول نتائج الطالبات .
  5. مراجعة النتائج والتأكد من سلامتها وشموليتها ودقتها قبل إعلانها للطالبات.
  6. طلب صرف المكافآت  المتأخرة.

    توفير النماذج الخاصة بالطالبات كنماذج تخفيض الطيران وغيرها.

    إعطاء إحالة إلى المستشفى للطالبة المتغيبة ثم يستلم التقرير الطبي منها.

    توفير بطاقات الخروج للطالبات.

    استقبال استبانات الباحثات وتوزيعها على طالبات الدراسات العليا ثم إعادتها للباحثة.

    إعلان التعاميم الخاصة بالطالبات.

    تسليم ملف لكل مشرفة شبكة يحتوي على ما يلي :

    تقديم تقارير دورية عن انجازات القسم وأي مقترحات لتطويره.

    أي مهام أخرى تكلف بها في مجال الاختصاص.

    9/2/3  وحدة الشؤون الإدارية
  1. الإشراف على حسن وتطوير سير العمل الإداري ومتابعة عمل الموظفين والإداريين والتزامهم بالدوام الرسمي والرفع بمباشرة العمل وطلب الإجازات وكذالك متابعة صيانة مبنى العمادة وتحضير القاعات الدراسية والتجهيزات.
  2. الإشراف على تطبيق لوائح وأنظمة الشؤون الإدارية والمالية في الجامعة.
  3. الإشراف ومتابعة تنفيذ الأعمال الإدارية للوحدات التابعة للعمادة.
  4. تطبيق إجراءات الشؤون المالية والعهد المخصصة للعمادة وفق اللوائح والأنظمة.
  5. الإشراف على منشآت العمادة مع الجهات ذات العلاقة ووضع الخطط لمتابعة صيانتها ونظافتها.

6.                 إعداد التقرير السنوي وتقارير دورية لأعمال الإدارة والوحدات التابعة لها ورفعه إلى عميد العمادة.

7.                 أي مهام أخرى تكلف بها في مجال الاختصاص.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

عاشراً: مدير الشؤون الإدارية

التعريف

هو الشخص الذي يختص بالإشراف على الشؤون المالية والإدارية في العمادة. ويقوم مدير الإدارة بمتابعة الاتصالات الإدارية في عمادة الدراسات العليا و التنسيق بين العمادة والجهات الأخرى و متابعة الإجراءات الخاصة بالموظفين والمتعاقدين ومتابعة الطلبات الفنية والإدارية للعمادة.

10/1  مهام وحدة الشؤون الإدارية

  1. الإشراف على حسن وتطوير سير العمل في الإدارة.
  2. الإشراف على تطبيق لوائح وأنظمة الشؤون الإدارية والمالية في الجامعة.
  3. الإشراف ومتابعة تنفيذ الأعمال الإدارية للوحدات التابعة للإدارة.
  4. تبليغ عن مباشرة جميع منسوبي العمادة وعن تركهم العمل.
  5. الإشراف على سجلات الحضور والغياب لمنسوبي العمادة من الإداريين والفنيين.
  6. تنظيم الإجازات العادية لمنسوبي العمادة من الإداريين والفنيين والمستخدمين والعمال.
  7. تطبيق إجراءات الشؤون المالية والعهد المخصصة للعمادة وفق اللوائح والأنظمة.
  8. رفع تصور مبدئي عن الميزانية السنوية للعمادة إلى الإدارة العامة للتخطيط والميزانية.
  9. الإشراف على تأمين مشتريات العمادة من المتطلبات العاجلة حسب نظام السلفة للعمادة.
  10. متابعة عمليات الصيانة والتركيبات في العمادة.
  11. الإشراف على منشآت العمادة مع الجهات ذات العلاقة ووضع الخطط لمتابعة صيانتها ونظافتها.
  12. تكليف من يلزم للاتصال بالجهات المختصة بإصلاح الأعطال الطارئة التي تحدث في العمادة ومتابعتها.
  13. إعداد التقرير السنوي وتقارير دورية لأعمال الإدارة والوحدات التابعة لها ورفعه إلى عميد العمادة.
  14. الرد على جميع المعاملات الواردة إليه من جميع الوحدات الإدارية بالجامعة.
  15. اعتماد طلب الشراء والتوقيع عليه وفقاً للأنظمة المتبعة.
  16. التوقيع على مذكرات الفحص والاستلام.
  17. الإذن بالصرف من مستودع العمادة.
  18. حفظ سجلات العهد الخاصة بالعمادة ومتابعتها.
  19. اعتماد شهادات التعريف لمنسوبي العمادة من غير أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم وفقاً للنظام.
  20. اعتماد محاضر الاستلام والتسليم وطلب صرف المواد ونقل العهدة.
  21. اعتماد إجازات جميع منسوبي العمادة من الإداريين والفنيين والباحثين بعد موافقة رئيسهم المباشر.
  22. التوقيع على إخلاء الطرف لمن ينتهي عمله في العمادة.
  23. التوصية بتكليف من تقتضي مصلحة العمل تكليفه بالعمل خارج وقت الدوام الرسمي وفق الأسس النظامية.
  24. التوقيع على خطابات تحويل موظفي وعمال العمادة للكشف الطبي.
  25. اعتماد البيانات الخاصة بانتهاء مهمة الانتداب لمنسوبي العمادة من الإداريين والفنيين والباحثين.
  26. اعتماد المراسلات المتعلقة بالجهات الحكومية لاستكمال إجراءات الموظفين.
  27. التوصية بالجزاءات الإدارية على منسوبي الإدارة وفقاً للأنظمة.
  28. ترشيح موظفي العمادة من غير أعضاء هيئة التدريس لحضور الدورات التدريبية.
  29. التنسيق مع الجهات ذات العلاقة داخل العمادة والجامعة في اختصاص عمل الإدارة ونطاقه.
  30. إصدار القرارات الداخلية التي يقتضيها حسن سير العمل في الإدارة وفقاً للأنظمة واللوائح.
  31. تقييم أداء موظفي الإدارة.
  32. الرفع باحتياجات العمادة من الموارد البشرية والمالية والتجهيزات المختلفة.
  33. متابعة عمليات الصيانة والتركيبات في العمادة.
  34. تنفيذ ما يكلفه به العميد من أعمال.

10/3 الوحدات التابعة لمدير الإدارة:

10/3/1 وحدة الشؤون المالية:

تختص هذه الوحدة بتنظيم الأعمال المالية بالعمادة. ومتابعة سلف العمادة ومنسوبيها ومتابعة تسديدها، إضافة إلى استلام وصرف مستحقات منسوبي العمادة من الإدارة المالية.\

 

 

 

10/3/2 وحدة الشؤون الإدارية:

تختص هذه الوحدة بتنظيم العمل الإداري في العمادة ومتابعة عمل الموظفين والإداريين والتزامهم بالدوام الرسمي والرفع بمباشرة العمل وطلب الإجازات وكذالك متابعة صيانة مبنى العمادة وتحضير القاعات الدراسية وطلب تجهيزها.

10/3/3 وحدة الاتصالات الإدارية:

 تتولى الوحدة متابعة الصادر والوارد بالعمادة. وتنسيق الملفات في عمادة الدراسات العليا وحفظ المكاتبات الخاصة بالعمادة كما تختص هذه الوحدة باستلام البريد والمعاملات والتعاميم الواردة إلى العمادة وتسجيلها وتوجيهها إلى أقسام العمادة ووحداتها المختلفة, وتصدير المعاملات الصادرة من أقسام العمادة ووحداتها المختلفة وتوجيها إلى الجهات خارج العمادة, كما تختص بالرد على استعلام المراجعين بشأن المعاملات. 

10/3/4 المستودع:

يختص بتنظيم عهد العمادة ومنسوبيها واستلام وتوزيع التجهيزات والأثاث على وحدات ومنسوبي العمادة. وينظم معاملات تسجيل العهد على الأفراد وكذلك إسقاطها عنهم واعتماد إخلاء الطرف فيما يتعلق بمستودع العمادة. كما ينسق مع مستودعات الجامعة المركزية بكافة الأمور ذات العلاقة.

 10/3/5 وحدة الخدمات المساندة

تختص هذه الوحدة بإنهاء المعاملات الخاصة في إدارات الجامعة الرئيسية والأجهزة الحكومية المختلفة كالجوازات والمرور وغيرها. كما تختص بالنقل من العمادة وإليها.

 



 

      § تم إصدار اللائحة الموحدة للدراسات العليا بالجامعات السعودية بموجب قرار مجلس التعليم العالي رقم (3/6/1417) والمتخذ في الجلسة (السادسة) لمجلس التعليم العالي المعقودة بتاريخ 26/8/1417هـ، المتوج بموافقة خادم الحرمين الشريفين – رئيس مجلس الوزراء - رئيس مجلس التعليم العالي بالتوجيه البرقي الكريم رقم 7/ب/8574 وتاريخ 17/6/1418هـ.​