بمتابعة مباشرة من سعادة مدير جامعة الإمام محمد بن سعود الاسلامية بالنيابة الدكتور فوزان بن عبدالرحمن الفوزان وفي إطار خطط وكالة جامعة الإمام لشؤون المعاهد العلمية لتطوير وتسهيل إجراءات أعمال الوثائق والمستندات ،ونحو تطبيق أمثل للحكومة الإلكترونية بجامعة الإمام، أعلن فضيلة وكيل جامعة الإمام لشؤون المعاهد العلمية الأستاذ الدكتور إبراهيم بن محمد قاسم الميمن عن بدء انطلاق مشروع الأرشفة الإلكترونية الخاصة بملفات منسوبي المعاهد العلمية والذي يعد نقلة نوعية في تطوير العمل الإداري وحفظ جميع المستندات والملفات الورقية وأرشفتها منذ تأسيس المعاهد العلمية عام 1370هـ لحفظ الوثائق التاريخية والرسمية وأرشفة جميع البيانات لتشمل جميع المعاهد في كافة أنحاء المملكة لتسهم في حفظ البيانات و الانتقال من الملفات الورقية إلى الملفات الإلكترونية , والتي تعد خطوة مهمة للشراكة بين الجامعة والقطاع الخاص.
جاء ذلك خلال اجتماعٍ ترأسه فضيلة وكيل الجامعة لشؤون المعاهد العلمية ومدراء الإدارات التنفيذية في الوكالة مع مدير المشروع الأستاذ سلطان البقمي وفريق العمل في شركة "تفعيل " الشركة المعنية بإتمام المشروع.
هدف الاجتماع إلى التعرف على محتوى الأرشفة بالوكالة وإداراتها والمعاهد العلمية ومنسوبيها وعلى البنية التحتية للنظام, والتعرف على الأجهزة والبرامج الخاصة بالمستخدمين وفهم آلية حفظ الملفات والوثائق الخاصة وتدريب القائمين عليها والفترة الزمنية المحددة لمراحل التنفيذ وذلك لمناقشتها مع الجهة المنفذة لمشروع الأرشفة الإلكترونية, حيث ذكر مدير المشروع سلطان البقمي أن هذا المشروع يأتي بإشراف رئيس لجنة الأرشفة الالكترونية بالجامعة المستشار المشرف العام على الشؤون الفنية بجامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية المهندس محمد بن عبدالعزيز الجريان ويهدف إلى إنتاج ملف إلكتروني بجانب الملف الورقي بشكل جديد يمتاز بسهولة وسرعة الحصول على البيانات المطلوبة, كما أكد على أن هذا المشروع يسهم بشكل فعّال في إنجازات مستقبلية للجامعة والمعاهد العلمية ومنسوبيها ويسهل الحصول على الملفات التاريخية السابقة وحفظ الوثائق الرسمية بشكل آمن مع الحفاظ على طبيعة وخصوصية المستندات.
عقب ذلك قدّم عضو فريق العمل في الشركة المشغلة ضياء عصفور عرضاً موثقاً وموجزاً عن أهداف وأهمية المشروع متضمناً الخطط الاستراتيجية لتنفيذه على أرض الواقع .
