قامت اللجنة العلمية بحصر جميع الأبحاث العلمية للمشاركين في المؤتمر والتي فاق عددها حتى الآن أكثر من 80 بحثاً ومن ثم اسنادها إلى لجنة التحكيم حيث وضعت معايير لتقييم هذه الأبحاث، واللجنة العلمية لديها قواعد بيانات لمتابعة كل مراحل العمل في المؤتمر بدأً من تسجيل المشاركين وانتهاءً بالتحكيم .
كما عملت اللجنة على حصر المشاركين من خارج المملكة والذين تم ترشيحهم لتقديم أعمالهم في المؤتمر حيث بدأت بتكوين لجنة لترتيب حصولهم على تأشيرات دخول المملكة العربية السعودية.
