حددت المادة السابعة من لائحة الابتعاث والتدريب فترة البعثة لكل مرحلة، كما حددت المادة العاشرة فترات التمديد العادية والاستثنائية، ولم يرد في اللائحة نص خاص بإيقاف قيد البعثة (تأجيلها) إدارياً وذلك عند وجود ظروف قاهرة تستدعي المبتعث مغادرة بلد البعثة (حتى لا يتعرض لمخالفات قوانين الهجرة) ومباشرته لعمله كمعيد أو محاضر بالجامعة (حتى لا ينقطع عن العمل ويتعرض لفصل بسبب ذلك) بعد التنسيق مع جامعة البعثة، حتى يزول العارض وبالتالي يخلى طرفه من الجامعة ويستأنف بعثته، ولأهمية معالجة أوضاع المبتعثين بشكل سريع، بحيث لا يتعرضون لمخالفة قوانين الهجرة أو تضررهم ماديًا لتوقف الصرف عليهم من الملحقية أو من الجامعة، ولكون لائحة الابتعاث والتدريب لم تنص على حالة توقف المبتعث عن الدراسة لعذر مقبول في المادة ۲۸ منها، وحتى لا يُخل المبتعث بالأنظمة واللوائح، واستناداً على المواد (الثالثة) و(السادسة) و(الثامنة والعشرين) من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات، فقد أوصت اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب في جلستها الثالثة عشر للعام الجامعي 1442هـ والمتوج بموافقة معالي رئيس الجامعة بالمقترح الذي يسمح للمبتعث بإيقاف قيد البعثة (تأجيل البعثة) ومباشرة عمله في الجامعة بقرار من مجلس الجامعة وتوصية اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب ومجلسي الكلية والقسم العلمي في الحالتين التاليتين فقط:
۱. لمعالجة التوقف بين المراحل الدراسية لأكثر من 3 أشهر، وذلك لطول الفترة بين مرحلتين من مراحل البعثة (مثلاً نهاية الماجستير وبداية الدكتوراه).
۲. مرور المبتعث في مرحلة البعثة الواحدة بظروف قاهرة خارجة عن إرادته؛ مثل إلغاء تأشيرته، أو ظروف صحية طويلة الأمد، أو توقف الدراسة مثل ما يحدث الآن في جائحة كورونا (ويخضع تقدير ظروفه للجنة الدائمة للابتعاث والتدريب).
وأن يكون إيقاف قيد البعثة (تأجيل البعثة) لمرة واحدة لمدة لا تزيد عن سنة متواصلة خلال المرحلة الواحدة (الماجستير، الدكتوراه، الزمالة)، مع ضرورة إرفاق المسوغات التالية عند تقديم الطلب:
1- أي مستندات خاصة بمبررات التأجيل القاهرة كالشهادات الطبية.
2-خطاب من الجامعة يفيد بعدم الممانعة على التأجيل للفترة المطلوبة.
3- الخطة الدراسية لما بعد التأجيل.
4- كشف الدرجات الرسمي من المؤسسة التعليمية.
5- أي وثائق أخرى يرى المبتعث إرفاقها لدعم طلبه.
