​​​​​​​خطوات وإجراءات التقديم على طلب ابتعاث داخلي وخارجي​​

الخطوة الأولى: طلب ضمان مالي باللغتين العربية والانجليزية

متوفر الضمان المالي باللغتين العربية والانجليزية:

أ‌.  باللغة العربية للراغبين في الابتعاث الداخلي إذا كان البرنامج مدفوع او في جامعة أهلية.

ب‌. باللغة الانجليزية للراغبين في الابتعاث الخارجي ويستخدم لغرضين:

1-لإرفاقه مع المستندات المطلوبة للحصول على قبول من جهات التعليم في الخارج، حيث تطلب الجهات التعليمية بالخارج (سواء معاهد اللغة أو الجامعات) ضمان مالي لحجز مقعد دراسي لديها للمبتعث.

2-لإرفاقه مع المستندات المطلوبة للحصول على تأشيرة دخول (فيزا) للبلد المراد الدراسة فيه.

ملاحظة هامة: ننصح بالتقدم بطلب ضمان مالي في أسرع فرصة ممكنة، والتقديم عليه حتى لو لم تكن هناك حاجة فعلية له، وذلك لنتمكن من رفع بيانات الراغب بالابتعاث لوزارة التعليم لطلب الاعتمادات المالية. علماً بأن هذه المعاملة قد تستغرق ثلاثة أشهر من تاريخ رفعها للوزارة، مما قد يتسبب في تأخير تاريخ التحاق المتقدم بمقر البعثة.

* طريقة طلب الضمان المالي:

يتم ذلك إلكترونياً عن طريق الدخول عن نظام الخدمات الإلكترونية التابع للجامعة (وافي) وتعبئة النموذج وإرفاق جميع المتطلبات. وللوصول للخدمة الإلكترونية المطلوبة اتبع الآتي:

- الدخول على الموقع الالكتروني للجامعة ثم الدخول على الأنظمة الإلكترونية​ ومن ثم الدخول على نظام وافي.

- ستظهر لك جميع الخدمات الخاصة بوكالة الابتعاث والتدريب.

- ستنتقل بعدها إلى الصفحة الخاصة بالخدمة، أنقر على خيار "خدمة طلب ضمان مالي".

- سجل اسم الدخول الخاص بك بالجامعة وكلمة المرور.

- أكمل البيانات المطلوبة بالنموذج، ثم اختر "إرسال".

- سيصل طلبك لموظفي وكالة الابتعاث والتدريب بعمادة الموارد البشرية، والذين بدورهم سيتعاملون مع الطلب والرد عليه.

- عند الموافقة على الطلب، سيصلك الضمان إلكترونيا على حسابك في نظام انسياب.

*  لمتابعة طلبك والحصول على النسخة الإلكترونية منه اتبع الخطوات التالية:

- الدخول على موقع الجامعة.

-  ثم الدخول على نظام  "وافي ".

- بعد تسجيل الدخول في النظام، اختر أيقونة "معاملات منجزة" أو "معاملات جديدة".

- ستظهر لك المعاملة في حسابك ويمكنك الاطلاع وطباعة الضمان المالي عن طريق الضغط على أيقونة "تحميل".

- يحتفظ النظام بجميع المعاملات الخاصة بك ويمكنك زيارتها متى رغبت وذلك باختيار أيقونة "معاملات منجزة" أو "طلبات منجزة".

الخطوة الثانية:  طلب ابتعاث للداخل أو للخارج إلكترونياً ​

 بعد الحصول على قبول من جهة دراسية أو أكاديمية معتمدة تنطبق عليها الشروط المذكورة أعلاه سواء في الداخل أو الخارج، يتم رفع طلب ابتعاث للداخل أو للخارج إلكترونياً عن طريق الدخول عن نظام الخدمات الإلكترونية التابع للجامعة (وافي) وتعبئة النموذج المناسب وإرفاق جميع المتطلبات. وللوصول للخدمة الإلكترونية المطلوبة اتبع الآتي:

- الدخول على الموقع الالكتروني للجامعة ثم الدخول على الأنظمة الإلكترونية ومن ثم الدخول على نظام وافي.

- ستظهر لك جميع الخدمات الخاصة بوكالة الابتعاث والتدريب، اختر أيقونة "طلب ابتعاث داخل المملكة العربية السعودية" أو "طلب ابتعاث خارج المملكة العربية السعودية" وفقاً لجهة الابتعاث المطلوبة.

- أكمل البيانات بالنموذج مع إرفاق جميع المستندات المطلوبة، ثم اختر "إرسال".

- بعدها سيرسل الطلب للحساب الخاص برئيس القسم العلمي أو المدير المباشر الذي ينتسب إليه صاحب الطلب بنظام انسياب، والذي بدوره يستلم الطلب ويقوم بعرضه على مجلس القسم لدراسته وتقديم توصياته.

- بعد البت في الطلب من قبل القسم، يقوم رئيس القسم بإرساله لحساب عميد الكلية/المعهد الذي ينتمي إليه صاحب الطلب إلكترونياً، والذي بدوره يستلم الطلب ويقوم بعرضه على مجلس الكلية لدراسته وتقديم توصياته.

- بعد البت في الطلب من قبل مجلس الكلية، يقوم العميد بإرسال الطلب لوكالة الابتعاث والتدريب بعمادة الموارد البشرية، لعرضه على لجنة الابتعاث والتدريب الدائمة بالجامعة، والتي بدورها تتأكد من اكتمال المعلومات والشروط الخاصة بالمبتعث ومن ثمّ توصي بالموافقة أو الرفض وفقاً لرأي أعضاء اللجنة.

- بعد أن تنظر لجنة الابتعاث والتدريب في الموضوعات المعروضة عليها فإنه يتم إعداد محضر بالموضوعات المعروضة على اللجنة وتوصيات اللجنة حيالها، ثم يرفع المحضر إلى معالي رئيس الجامعة لاعتماده (يستغرق هذا الإجراء من أسبوع إلى ثلاثة أسابيع).

- بعد اعتماد معالي رئيس الجامعة للمحضر فإن وكالة الابتعاث والتدريب تقوم بإعداد القرارات التنفيذية للقرارات التي وافق عليها معالي رئيس الجامعة، ومن ثم تقوم بعرضها على معالي رئيس الجامعة للتوقيع عليها (يستغرق هذا الإجراء من أسبوع إلى أسبوعين تقريباً).

يرسل على البريد الالكتروني الجامعي للمتقدمين تهنئه بالموافقة من صاحب المعالي رئيس الجامعة على ابتعاثه ويطلب منه التقديم على اخلاء طرف لغرض الابتعاث (عن طريق نظام وافي) حتى نتمكن من تصدير القرار التنفيذي.

- بعد توقيع معالي رئيس الجامعة، يصدر القرار مباشرة، ويتم الرد على صاحب الطلب عن طريق النظام الإلكتروني (وافي) بالموافقة أو عدمها.

 ملاحظة:

 بإمكان صاحب الطلب متابعة طلبه عن طريق الدخول على حسابه بالنظام (انظر طريقة متابعة الطلب في قسم الضمان المالي بالأعلى)، ومن ثم النقر على أيقونة "متابعة الطلب"، والتي من خلالها يستطع صاحب الطلب معرفة الإجراءات التي تمت على طلبه والمرحلة المتوقف عندها.