قطع الدراسة دون الحصول على الدرجة المبتعث إليها:
لا يجوز للمبتعث في الداخل التقدم لطلب إنهاء ابتعاثه قبل الحصول على المؤهل المطلوب وترك مقر دراسته قبل موافقة مجلس الجامعة على طلبه. وفي حال عودته للجامعة قبل صدور الموافقة يطبق بشأنه ما ورد في إحدى الفقرتين (1 أو 2) الواردة في المادة الثلاثين من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات:

• اتخاذ قرار بطي قيده في مدة لا تتجاوز السنة من تاريخ إنهاء ابتعاثه.
• أو إحالته إلى وظيفة إدارية إذا كانت الجامعة في حاجة لخدماته، وقد نصت لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعة على جواز انهاء بعثة المبتعث بناءً على توصية أصحاب الصلاحية أو على طلب المبتعث، وذلك عند الحالات التالية:

1. عدم قدرته على مواصلة الدراسة وفقاً للتقارير المتعلقة بسير دراسته.
2. طلبه إنهاء البعثة والعودة إلى الجامعة.
3. إذا خالف الأنظمة أو التعليمات أو امتنع عن تنفيذها.
4. إذا لم يحصل على المؤهل المطلوب في المدة المحددة.
5. إذا ثبت توقفه عن الدراسة دون عذر مقبول.​

1. مسوغات طلب إنهاء بعثة بالداخل للانقطاع:

• كشف الدرجات النهائي (إن وجد).
•  خطاب يوضح أسباب ومبررات الانقطاع عن الدراسة​

 ​

يقوم المرشح بتعبئة النموذج الإلكتروني الخاص بـ "إنهاء بعثة لمبتعث بالداخل" وذلك عن طريق الخدمات الإلكترونية بموقع الجامعة عبر نظام وافي، مع الحرص على تعبئة جميع الحقول.
أكمل البيانات المطلوبة بالنموذج مع إرفاق جميع المستندات المطلوبة، ثم اختر "إرسال".
بعدها سيرسل الطلب لحساب رئيس القسم العلمي الذي ينتسب إليه صاحب الطلب إلكترونياً، والذي بدوره يستلم الطلب ويقوم بعرضه على مجلس القسم لدراسته وتقديم توصياته.
بعد البت في الطلب من قبل القسم، يقوم رئيس القسم بإرساله لحساب عميد الكلية/المعهد الذي ينتمي إليه صاحب الطلب إلكترونياً، والذي بدوره يستلم الطلب ويقوم بعرضه على مجلس الكلية لدراسته وتقديم توصياته.
بعد البت في الطلب من قبل مجلس الكلية، يقوم العميد بإرسال الطلب لوكالة الابتعاث والتدريب.
وبعد وصول الطلب لوكالة الابتعاث والتدريب بعمادة الموارد البشرية، يُجهز لعرضه على لجنة الابتعاث والتدريب الدائمة بالجامعة، والتي بدورها تتأكد من اكتمال المعلومات والشروط الخاصة بالمبتعث ومن ثمّ توصي بالموافقة أو الرفض وفقاً لرأي أعضاء اللجنة.
ثم يرفع للعرض على مجلس الجامعة بناء على المادة 28 من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات.
  ​

​ويمكن لصاحب الطلب الحصول على نسخة من القرار وذلك بالدخول على حسابه بالنظام، ثم الضغط على أيقونة "طلبات منجزة" أو "معاملات جديدة"، بعد ظهور الطلب اختر أيقونة "مشاهدة" الموجودة أمام الطلب المقدم، بالدخول على الطلب يمكنك النزول لآخر الصفحة وطباعة الملف المرفق "صورة من القرار".
​
 بإمكان صاحب الطلب متابعة طلبه عن طريق الدخول على حسابه بالنظام الالكتروني للجامعة(وافي).
 ومن ثم النقر على أيقونة "متابعة الطلب"، والتي من خلالها يستطيع صاحب الطلب معرفة الإجراءات التي تمت على طلبه والمرحلة المتوقف عندها.

  إنهاء البعثة بعد الحصول على الدرجة (التخرج):
       يقصد بالتخرج هو حصول المبتعث على الدرجة العلمية المبتعث من أجلها سواء كانت الماجستير أو الدكتوراه أو الزمالة الطبية أو إنهاء البرنامج التدريبي بنجاح. وعلى المبتعث أن يتقدم بطلب إنهاء البعثة للتخرج بعد  حصوله على ما يفيد إكماله متطلبات الدرجة المبتعث من أجلها مباشرةً. ورفع نسخة من وثيقة التخرج في الطلب الالكتروني.

مسوغات طلب إنهاء بعثة بالداخل للتخرج:

1. كشف الدرجات النهائي.
2. خطاب إكمال متطلبات الدرجة العلمية يوضح تاريخ منحه الدرجة العلمية.
3. صورة من الوثيقة

​

                        

 

1. إنهاء بعثة لمبتعث بالخارج :

          يقصد بإنهاء البعثة الخارجية أحد أمرين:​

​ 

يمكن للمبتعث أن يتقدم بطلب إنهاء بعثته، وفقا للمادة التاسعة والعشرين، ولا يجوز للمبتعث المتقدم لطلب إنهاء ابتعاثه قبل الحصول على المؤهل المطلوب ترك مقر دراسته قبل موافقة مجلس الجامعة على طلبه. وفي حال عودته قبل صدور الموافقة يطبق بشأنه ما ورد في إحدى الفقرتين (1 أو 2) الواردة في المادة الثلاثين من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات:

• اتخاذ قرار بطي قيده في مدة لا تتجاوز السنة من تاريخ إنهاء ابتعاثه.
• أو إحالته إلى وظيفة إدارية إذا كانت الجامعة في حاجة لخدماته.

1. تعبئة وارسال طلب عن طريق البوابة الإلكترونية (سفير)، موضحاً فيه الأسباب والمبررات التي تدعم طلبه.
2. إرفاق كل ما يؤيد طلبه (من تقارير طبية، دراسية أو شخصية).
   ضوابط الطلب:

1. إيقاف الصرف عليه بشكل مباشر من الملحقية.
2. إلغاء الضمان المالي من الملحقية.
3. إرسال طلبه لجهة الابتعاث (الجامعة).
   مسار إجراءات الطلب:

1. التقدم بالطلب عن طريق البوابة الإلكترونية مرفقاً معه خطاب بتاريخ إيقاف الصرف.
2. يتم إحالة الطلب إلى الجامعة ممثلة بوكالة الابتعاث بعمادة الموارد البشرية.
3. تقوم وكالة الابتعاث بإحالة الطلب إلى الكلية والقسم المختصين.
4. بعد موافقة الكلية والقسم المختصين أو رفضهما، فإنهما يعيدان المعاملة إلى وكالة الابتعاث.
5. تقوم وكالة الابتعاث بعرض الموضوع على لجنة الابتعاث والتدريب.
6. بعد الموافقة أو الرفض، يعرض المحضر على معالي رئيس الجامعة لاعتماده.
7. ثم يعرض على مجلس الجامعة بناء على المادة الثامنة والعشرون.
8. بعد موافقة معالي رئيس الجامعة ومجلس الجامعة فإن وكالة الابتعاث تقوم بإعداد القرار التنفيذي لإنهاء البعثة ويعرض على عميد الموارد البشرية لتوقيعه.
9. بعد التوقيع يتم إنهاء المعاملة في البوابة الإلكترونية.
   بعد الموافقة على الطلب:

1. يطلب المبتعث تذكرة سفر وحيدة للعودة إلى المملكة العربية السعودية عن طريق البوابة الإلكترونية (سفير). (تصرف التذكرة في حال الاستحقاق فقط).
   المترتب على إنهاء الابتعاث:
   في حال موافقة مجلس الجامعة على إنهاء بعثة المبتعث دون حصوله على الدرجة المبتعث لها لأي سبب من الأسباب (المذكورة في المادة الثامنة والعشرين)، فللمجلس، وفقاً للمادة الثلاثين، ما يأتي:

1. اتخاذ قرار بطي قيده في مدة لا تتجاوز السنة من تاريخ إنهاء ابتعاثه.
2.  أو إحالته إلى وظيفة إدارية إذا كانت الجامعة في حاجة لخدماته.

​​

• وقت تقديم الطلب:

• ​مسوغات الطلب:

1. كشف الدرجات النهائي (إن وجد).
2. خطاب إكمال متطلبات الدرجة العلمية (Completion/Awarding Letter)  يوضح تاريخ منحه الدرجة العلمية.
3. أي متطلبات أخرى تطلبها الملحقية لإغلاق الملف.
4. رفع طلب بدل طباعة بحث التخرج، مع إرفاق نسخة من شهادة إيداع الرسالة العلمية في المكتبة الرقمية السعودية.

التقدم بالطلب عن طريق البوابة الإلكترونية (سفير)مرفقاً الوثائق الخاصة بإنهاء البعثة للتخرج.

بعد وصول الطلب إلى وكالة الابتعاث والتدريب يقوم موظفي الوكالة بإعداد قرار إنهاء البعثة للتخرج وعرضه على سعادة عميد الموارد البشرية للتوقيع، وبعد ذلك يتم إنشاء معاملة إنهاء بعثة للتخرج عن طريق نظام انسياب لأرشفة القرار التنفيذي والرد على صاحب الطلب عن طريق النظام الإلكتروني الخاص بالجامعة وتزويد المبتعث بصورة من القرار.

•  بدل نقل الكتب & الأمتعة (للمتزوج مخصص شهر ونصف، وللأعزب مخصص شهر واحد).
• بدل طباعة الرسالة العلمية (مخصص شهر لمرحلة الماجستير، ومخصص شهر ونصف لمرحلة الدكتوراه).
•   تذكرة وحيدة الاتجاه إلى المملكة العربية السعودية.
• على المبتعث المطالبة بجميع المستحقات أعلاه عن طريق البوابة الإلكترونية (سفير)، والملحقية الثقافية السعودية هي المخول الوحيد بصرفها.
• على المبتعث إقفال ملفه في الملحقية بعد الحصول على المستحقات المالية.​

     مسار إجراءات الطلب:

• رفع طلب إنهاء بعثة للتخرج عن طريق البوابة الإلكترونية (سفير).
• إحضار صورة من خطاب الملحقية الثقافية بإقفال الملف وإيقاف الصرف لوكالة الابتعاث بالجامعة بعد العودة لأرض الوطن.
•  إصدار قرار إنهاء البعثة من وكالة الابتعاث والتدريب بعمادة الموارد البشرية.
• يعطى المبتعث صورة منه ليراجع إدارة الرواتب والنفقات لصرف الفروقات وإعادة صرف كامل الراتب.

​     وفي كلتا الحالتين، ووفقاً للمادة (188) من اللائحة التنفيذية للموارد البشرية في الخدمة المدنيه فعلى المبتعث مباشرة العمل خلال (ثلاثين يوماً) من تاريخ انتهاء دراسته.ويجب أن يرفع خطاب المباشرة من الكلية     إلى سعادة عميد الموارد البشرية، ويكتفى للمباشرة بإفادة التخرج ((Completion/Awarding Letter)) في حال لم يحصل المبتعث على الشهادة بعد شهر من منحه الدرجة.