يتم تقديم الطلبات الخاصة بالمبتعثين للخارج على الملحقية مباشرة وذلك برفع الطلب عن طريق نظام (سفير) التابع لوزارة التعليم. علماً بأنه لا ينظر لأي طلب لا يصل عن طريق الملحقية.
تنقسم الطلبات الأكاديمية والعامة الخاصة بالمبتعثين للخارج إلى:
أولاً: طلبات تستلزم موافقة جهة الابتعاث، وتشمل:
1. طلب ترقية البعثة (عند الحصول على قبول أكاديمي لمرحلة الماجستير أو الدكتوراه).
2. طلب تمديد دراسة اللغة.
3. طلب تمديد البعثة.
4. طلب تغيير الدولة.
5. طلب تغيير الجامعة.
6. طلب تغيير التخصص.
7. طلب رحلة علمية.
8. طلب تأجيل بعثة
9. طلب حضور مؤتمر أو دورة تدريبية.
1-
من أنهى دراسة مرحلة الماجستير بنجاح وحصل على قبول لمرحلة الدكتوراه.
تشترط الجامعة في ابتعاث منسوبيها للخارج الحصول على قبول لدراسة المرحلة الاكاديمية (الماجستير او الدكتوراه) و لا يمكن الابتعاث بقبول اللغة فقط وذلك بناء على المادة الرابعة من لائحة الابتعاث والتدريب، وتشجع الجامعة جميع المبتعثين على تقديم طلب ترقية بعثة بعد الحصول على قبول أكاديمي لمرحلة الدكتوراه حتى وأن كان القرار التنفيذي لابتعاثه لمرحلة الماجستير ولم ينص على مرحلة الدكتوراه.
مسوغات طلب ترقية البعثة:
1. صورة من القبول للمرحلة المراد دراستها على أن يكون القبول غير مشروط.
2. نسخة حديثة من وثيقة التخرج للماجستير.
3. نسخة حديثة من السجل الأكاديمي.
4. أي وثائق أخرى يرى المبتعث إرفاقها لدعم طلبه.
ضوابط طلب ترقية البعثة:
1. ألا يكون قد انتهت بعثته وأغلق ملفه.
2. أن يكون القبول حديثاً وواضحاً وغير مشروط.
3. أن يكون التخصص نفسه الوراد في قرار الابتعاث الصادر من الجامعة أو امتداداً له.
4. ألا تكون الجامعة موقوفة أو غير موصى بها من قبل وزارة التعليم العالي.
وللطلب بعد وصوله للجامعة حالان:
1. أن يكون القبول المرفوع في جامعة تختلف عن الجامعة التي وردت في قرار الابتعاث، ومسار إجراءات هذه المعاملة التالي:
بعد وصول الطلب لوكالة الابتعاث والتدريب بعمادة الموارد البشرية بالجامعة، يقوم الموظفون بتحويل الطلب إلكترونياً للقسم الذي ينتمي إليه المبتعث وذلك عن طريق نظام انسياب الخاص بالجامعة.
يستلم الطلب رئيس القسم الذي ينتمي إليه المبتعث ويقوم بعرضه على مجلس القسم لدراسته وتقديم توصياته.
بعد البت في الطلب من قبل القسم، يقوم رئيس القسم بإرساله لحساب عميد الكلية/المعهد الذي ينتمي إليه صاحب الطلب إلكترونياً، والذي بدوره يستلم الطلب ويقوم بعرضه على مجلس الكلية لدراسته وتقديم توصياته.
بعد البت في الطلب من قبل مجلس الكلية، يقوم العميد بإرسال الطلب لوكالة الابتعاث والتدريب.
وبعد وصول الطلب لوكالة الابتعاث والتدريب بعمادة الموارد البشرية، يُجهز لعرضه على لجنة الابتعاث والتدريب الدائمة بالجامعة، والتي بدورها تتأكد من اكتمال المعلومات والشروط الخاصة بالمبتعث ومن ثمّ توصي بالموافقة أو الرفض وفقاً لرأي أعضاء اللجنة.
- بعد أن تنظر لجنة الابتعاث والتدريب في الموضوعات المعروضة عليها فإنه يتم إعداد محضر بالموضوعات المعروضة على اللجنة وتوصيات اللجنة حيالها، ثم يرفع المحضر إلى معالي رئيس الجامعة لاعتماده.
- بعد اعتماد معالي رئيس الجامعة للمحضر فإن وكالة الابتعاث والتدريب تقوم بإعداد وتحرير القرارات التنفيذية التي وافق عليها معالي رئيس الجامعة، ومن ثم تقوم بعرضها على سعادة عميد الموارد البشرية لإصدار القرار التنفيذي من قبل عميد الموارد البشرية والتوقيع عليها.
بعد توقيع سعادة عميد الموارد البشرية، يرسل القرار للملحقية الثقافية عبر البوابة الإلكترونية للمبتعثين (سفير)، والذي بدورهم يزودون المؤسسة الأكاديمية التي يدرس بها بالقرار.
يتم كذلك الرد على صاحب الطلب عن طريق النظام الإلكتروني الخاصة بالجامعة (انسياب) بالموافقة أو عدمها وتزويده بصورة من القرار.
ملاحظة:
يمكن لصاحب الطلب متابعة طلبه بعد وصوله من الملحقية للجامعة عن طريق الدخول على حسابه بالنظام الالكتروني للجامعة(انسياب).
ومن ثم النقر على أيقونة "متابعة الطلب"، والتي من خلالها يستطيع صاحب الطلب معرفة الإجراءات التي تمت على طلبه والمرحلة المتوقف عندها.
2. أن يكون القبول في نفس الجامعة والتخصص الوارد في قرار الابتعاث، ومساره التالي:
بعد وصول الطلب عن طريق نظام (سفير) إلى وكلة الابتعاث والتدريب بعمادة الموارد البشرية، تقوم وكالة الابتعاث والتدريب بإعداد قرار ترقية البعثة وعرضه على سعادة عميد الموارد البشرية للتوقيع عليه.
بعد توقيع سعادة عميد الموارد البشرية، يرسل القرار للملحقية الثقافية عبر البوابة الإلكترونية للمبتعثين (سفير)، والذي بدورهم يزودون المؤسسة الأكاديمية التي يدرس بها بالقرار.
بإمكان المبتعث طلب ضمان مالي للفترة الممدد لها عبر البوابة الإلكترونية من الملحقية في بلد الابتعاث بعد صدور الموافقة.
2-
انطلاقا من الأهمية البالغة لمرحلة دراسة اللغة للمبتعثين، وحيث إنها تمثل البنية الأساسية للتحصيل اللغوي والتي على أساسها يتحدد نجاح الطالب مستقبلاً في المرحلة الأكاديمية، فإن الجامعة تؤكد على أهمية التقدم للاختبارات المعيارية مثل TOEFL أو IELTS كمقياس معياري لمدى جاهزية الطالب لبدء الدراسة الأكاديمية. كما أن الحصول على الدرجة المطلوبة في هذه الاختبارات يتيح للطالب مجالاً واسعاً للقبول في مختلف الجامعات.
لذا تؤكد الجامعة على ضرورة التقدم لاختبارات (TOEFL أوIELTS) بما لا يقل عن ثلاثة اختبارات موزعة كالتالي:
1. الاختبار الأول: خلال فترة ثلاثة الأشهر الأولى من دراسة اللغة كحد أقصى، وذلك لكــــي يتعرف الطالب على مستواه في اللغة.
2. الاختبار الثاني: في الشــــهر الســــادس مـن اللغــة: هنا يتعرف الطالب عن مدى تطور مستواه في اللغة.
3. الاختبار الثالث: في الشــــهر العاشــــر من دراســــة اللغــــــة: وهنا يفترض حصـــــول الطالب على درجة متقدمة في الاختبار وبالتالي معرفة نسبة جاهزيته للدراسة الأكاديمية.
علماً بأن الملحقية الثقافية الذي يتبع لها المبتعث تغطي الرسوم المالية الخاصة بهذه الاختبارات بعد التحقق من صحة النتائج من الجهات التي تقدم تلك الاختبارات، كما أن الموافقة على تمديد فترة دراسة اللغة (في حال الحاجة لذلك) تعتمد على نتائج اختبارات (IELTS أو TOEFL ).
مسوغات الاستمرار في دراسة اللغة:
1. قبول برنامج اللغة من مؤسسة تعليمية موصى بها لدى الملحقية وأن تكون طريقة الدراسة بالانتظام الكلي (20 ساعة أسبوعياً كحد أدنى).
2. على أن لا تتجاوز رسوم البرنامج والمعلنة على موقع المؤسسة التعليمية الحد الأعلى الذي تعتمده الملحقية في بلد الابتعاث.
3. إرفاق تقرير دراسي من معهد اللغة يوضح سير دراسة المبتعث ووضعه الدراسي قبل التمديد، وطول الفترة المراد دراستها للحصول على الدرجة المطلوبة في الاختبارات المعيارية (الإيلتس أو التوفل أو ما يعادلهما) للبدء بالدراسة الأكاديمية.
4. نتيجة آخر اختبار معياري لقياس مستوى الكفاءة في اللغة الإنجليزية.
5. إرفاق صورة لشهادة آخر نتيجة حصل عليها لاختبار ال جي آر إي (GRE) (خاص بمبتعثي أمريكا) في حال كان الاختبار أحد متطلبات القبول في الدراسة الأكاديمية.
6. إرفاق ما يثبت أن المبتعث بدأ البحث عن قبول أكاديمي للماجستير أو الدكتوراه، وأنه تم التواصل مع الجامعات في بلد الابتعاث بهذا الشأن.
7. أي وثائق أخرى يرى المبتعث إرفاقها لدعم طلبه.
ضوابط طلب الاستمرار في دراسة اللغة:
1. أن يكون المبتعث قد حقق تقدماً واضحاً في دراسة اللغة خلال السنة الأولى، وبالتالي هناك إمكانية واضحة لتحقيق شرط اللغة المطلوب لبدء الدراسة الأكاديمية خلال مدة التمديد المطلوبة.
2. أن يكون المبتعث قد تقدم لأحد الاختبارات اللغة المعيارية المعتمدة لمرتين على الأقل خلال السنة، وحقق درجة لا تقل عن (5) في اختبار الـ IELTS أو ما يعادلها في الاختبارات المعتمدة الأخرى.
3. ألا تتجاوز مدة التمديد الواحدة عن (6) أشهر.
4. ألا يتجاوز مجموع ما يصرف على المبتعث من مخصصات شهرية (24) شهراً في مرحلة اللغة، علماً إن الصرف يوقف مباشرة عند انتهاء فترة تمديد استمرار اللغة التي تمت الموافقة عليها.
3-
ب- تمديد فترة الابتعاث (للماجستير والدكتوراه)
يحق للمبتعث التقدم بطلب تمديد فترة البعثة وذلك عند اقتراب انتهاء الفترة المحددة للمرحلة الدراسية ولم يستطع إكمال البرنامج الدراسي أو المرحلة المبتعث من أجلها. وقد حددت المادة السابعة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات مدة الابتعاث حسب الدرجة العلمية المبتعث من أجلها.
ولا يعني هذا الاستثناء أن التمديد حق مكتسب للمبتعث، بل يتعين على المبتعث الالتزام في الفترة المحددة بقرار ابتعاثه، وتعتبر هذه الفترة كافية للحصول على الدرجة العلمية التي ابتعث من اجلها. ولا يَلجأ لطلب التمديد إلا عند الضرورة الملحة ولا يمنح التمديد إلا بناء على توصية المشرف على الدراسة وتأييد الملحق الثقافي السعودي في البلد المبتعث إليه وموافقة مجلسي القسم والكلية ولجنة الابتعاث والتدريب الدائمة ومجلس الجامعة.
ضوابط تمديد البعثة:
1. ألا يكون التمديد ناتجاً عن إهمال أو تقصير من المبتعث بسبب تدني المستوى الدراسي (أثناء دراسته الأكاديمية).
2. أن يكون التمديد لمواصلة الدراسة في مجال تخصصه.
3. التأكد من مستواه وجديته في تحقيق الهدف المبتعث من أجله.
4. ألا يكون التمديد ناتجاً عن تخفيض العبء الدراسي.
5. ألا يكون التمديد ناتجاً عن انقطاع أو توقف أو حذف مقررات في الفترة السابقة.
مسوغات طلب تمديد البعثة (الماجستير/الدكتوراه):
1. إرفاق خطاب من الجامعة أو المشرف الدراسي بالجامعة يوضح سير المبتعث الدراسي، وأسباب التأخير، ويوصي فيها بتمديد البعثة، ويوضح فيها التاريخ المتوقع لإكمال برنامجه الدراسي.
2. إرفاق نسخة حديثة من السجل الأكاديمي.
3. تعبئة استمارة متابعة المبتعث.
4. خطاب من المبتعث يشرح فيه وضعه الدراسي ومبررات طلبه.
5. أي وثائق أخرى تؤيد طلب المبتعث.
مسار وإجراءات المعاملة بعد وصولها للجامعة:
يرد عبر النظام الالكتروني لوزارة التعليم سفير ثم يقوم موظفي وكالة الابتعاث والتدريب بإحالة الطلب إلى القسم عبر النظام الالكتروني للجامعة نسياب إلى القسم العلمي ثم يحال إلى الكلية ثم يعود لوكالة الابتعاث والتدريب للعرض على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب ثم يرسل إلى معالي الرئيس لتوقيع المحضر ثم يعرض على مجلس الجامعة ثم يعود لوكالة الابتعاث والتدريب لتحرير القرارات الإدارية.
دورة معاملة الابتعاث
ملاحظة:
يمكن لصاحب الطلب متابعة طلبه بعد وصوله من الملحقية للجامعة عن طريق الدخول على حسابه بالنظام الالكتروني للجامعة(انسياب).
ومن ثم النقر على أيقونة "متابعة الطلب"، والتي من خلالها يستطيع صاحب الطلب معرفة الإجراءات التي تمت على طلبه والمرحلة المتوقف عندها.
ملاحظة:
يمكن لصاحب الطلب الحصول على نسخة من القرار وذلك بالدخول على حسابه بالنظام، ثم الضغط على أيقونة "طلبات منجزة" أو "معاملات جديدة"، بعد ظهور الطلب اختر أيقونة "مشاهدة" الموجودة أمام الطلب المقدم، بالدخول على الطلب يمكنك النزول لآخر الصفحة وطباعة الملف المرفق "صورة من القرار".
4-
تجيز لائحة الابتعاث القيام برحلة علمية سواء داخل مقر البعثة أو خارجها، وسواء إلى المملكة أو غيرها من الدول. وقيد هذا بطلاب الدراسات العليا (الماجستير والدكتوراه) فقط، وذلك عند الحاجة لجمع البيانات و إجراء المقابلات والأبحاث المتعلقة ببحث المبتعث وأطروحته، وتمنح الرحلة العلمية مرة واحدة خلال المرحلة الدراسية الواحدة.
مسوغات الطلب:
خطاب من المشرف الدراسي عن المبتعث (University Letter) يوضح التالي:
1. عنوان وموضوع رسالة الماجستير أو الدكتوراه وعلاقتها بالرحلة العلمية.
2. مدى أهمية الرحلة العلمية المطلوبة لاستكمال البحث.
3.تحديد المدة المطلوبة لإنهاء المهمة مع تواريخ البداية والنهاية المتوقعة.
- خطاب موافقة الجهة التي سوف تشرف على المبتعث خلال فترة الرحلة العلمية. ويمكن للمبتعث أن يطلب خطاب تسهيل مهمة من الملحقية إذا رغب ليتمكن من مخاطبة الجهة المشرفة للحصول على موافقتهم.
- تقرير دراسي شامل من المشرف يوضح به سير الطالب الدراسي (Academic Report).
- صورة من مقترح بحث الرسالة (Proposal).
- صورة من استمارة جمع البيانات (Survey).
- معلومات عن آلية جمع المعلومات ونوعية البيانات المطلوب جمعها (Date Gathering).
- أي وثائق أخرى يرغب المبتعث إرفاقها لدعم طلبه.
ضوابط الرحلة العلمية:
1. إذا كانت الرحلة العلمية إلى المملكة فعلى المبتعث أن يباشر أبحاثه تحت إشراف القسم التابع له ويقوم القسم بإعداد تقرير وافٍ عن الرحلة.
2. إذا كانت الرحلة العلمية خارج مقر البعثة وإلى غير المملكة فيتم رفع تقرير عن الرحلة إلى الملحق الثقافي من قبل المشرف على دراسة المبتعث ويقوم الملحق بتزويد الجامعة التابع لها المبتعث بصورة منه.
3. ألا تزيد مدة الرحلة العلمية عن ثلاثة أشهر حداً أقصى.
4. إذا كانت الرحلة العلمية للملكة العربية ال
سعودية فيصرف للمبتعث تذاكر سفر له ولمرافقيه وكذلك مكافئة طوال مدة الرحلة العلمية توازي مرتبه الشهري دون البدلات.
5. إذا كانت الرحلة العلمية لبلد غير المملكة العربية السعودية فلا يصرف للمبتعث إلا تذاكر السفر.
مسار وإجراءات المعاملة بعد وصولها للجامعة:
دورة معاملة الابتعاث
ملاحظة:
يمكن لصاحب الطلب متابعة طلبه بعد وصوله من الملحقية للجامعة عن طريق الدخول على حسابه بالنظام الالكتروني للجامعة(انسياب).
ومن ثم النقر على أيقونة "متابعة الطلب"، والتي من خلالها يستطيع صاحب الطلب معرفة الإجراءات التي تمت على طلبه والمرحلة المتوقف عندها.
ملاحظة:
يمكن لصاحب الطلب الحصول على نسخة من القرار وذلك بالدخول على حسابه بالنظام، ثم الضغط على أيقونة "طلبات منجزة" أو "معاملات جديدة"، بعد ظهور الطلب اختر أيقونة "مشاهدة" الموجودة أمام الطلب المقدم، بالدخول على الطلب يمكنك النزول لآخر الصفحة وطباعة الملف المرفق "صورة من القرار".
5-
تشجع الجامعة مبتعثيها على الالتزام بالدراسة في الجامعات والدول المبتعثين لها وفق قرارات ابتعاثهم. وقد يحدث أن يكون هناك ظروف تجبر المبتعث على تقديم طلب تغيير جامعته أو البلد المبتعث إليه. حيث تنص لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات على ضرورة مواصلة المبتعث دراسته دون انقطاع في الجامعة المبتعث إليها، والجامعة لا تنظر لطلب تغيير الجامعة أو البلد إلا تحت ظروف يصعب على المبتعث تجاوزها في جامعته المبتعث إليها أو لظروف أخرى تقرها الجامعة. وعلى المبتعث الاستمرار بجامعته الحالية والبقاء ببلد الابتعاث الحالي حتى صدور الموافقة على تغييره وتبليغه بذلك عن طريق الملحقية الثقافية في البلد المبتعث إليه. وفي حال خالف المبتعث ذلك فقد يترتب عليه إيقاف الصرف مؤقتاً وعدم دفع الرسوم الدراسية للجامعة الجديدة، وقد يصل الأمر لإنهاء بعثته من قبل الجامعة.
ضوابط تغيير الجامعة أو البلد:
1. أن يكون الطلب مبنياً على مبررات تقتضيها حاجة المبتعث الدراسية أو الصحية.
2. ألا يترتب على الانتقال تغيير التخصص المنصوص عليه في قرار الابتعاث (إذا كان سيترتب على الانتقال تغيير التخصص فعلى المبتعث التقدم بطلب تغيير تخصص وتوضيح أن تغيير التخصص يتطلب أيضاً تغيير الجامعة).
3. أن يكون التغيير لجامعة مساوية لمستوى الجامعة السابقة أو أفضل، حسب تصنيف الجامعات المعتبرة في بلد الابتعاث.
4. ألا تكون الجامعة المنتقل إليها من ضمن الجامعات الموقوفة أو غير المعتمدة أو الموصى بها من قبل وزارة التعليم أو الجامعة.
5. ألا يكون سبق له تغيير الجامعة خلال المرحلة الدراسية.
6. ألا يؤدي التغيير إلى المطالبة بزيادة مدة دراسة اللغة لأكثر من (24) شهراً.
7. ألا يؤدي التغيير إلى المطالبة بزيادة مدة الابتعاث
لأكثر من فصل دراسي واحد كحد أقصى وبما لا يزيد عن ستة أشهر.
8. ألا يترتب على التغيير حصول فراغ أو انقطاع بين المراحل الدراسية لأكثر من 3 شهور في الخطة الدراسية الجديدة.
9. موافقة كلتا الجامعتين على الانتقال وفق أنظمة إدارة الهجرة الأمريكية (INS).(خاص بالدراسين في أمريكا).
مسار وإجراءات المعاملة بعد وصولها للجامعة:
دورة معاملة الابتعاث
ملاحظة:
يمكن لصاحب الطلب متابعة طلبه بعد وصوله من الملحقية للجامعة عن طريق الدخول على حسابه بالنظام الالكتروني للجامعة(انسياب).
ومن ثم النقر على أيقونة "متابعة
الطلب"، والتي من خلالها يستطيع صاحب الطلب معرفة الإجراءات التي تمت على طلبه والمرحلة المتوقف عندها.
ملاحظة:
يمكن لصاحب الطلب الحصول على نسخة من القرار وذلك بالدخول على حسابه بالنظام، ثم الضغط على أيقونة "طلبات منجزة" أو "معاملات جديدة"، بعد ظهور الطلب اختر أيقونة "مشاهدة" الموجودة أمام الطلب المقدم، بالدخول على الطلب يمكنك النزول لآخر الصفحة وطباعة الملف المرفق "صورة من القرار"
.
6-
تشجع الجامعة مبتعثيها على الالتزام بالتخصصات التي ابتعثوا من أجلها وتم تحديدها في قرارات ابتعاثهم، وعدم تغيير المبتعث لتخصصه دون إذن مسبق من جهة الابتعاث وفقاً للمادة الحادية عشرة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات. وعلى المبتعث الاستمرار بتخصصه الموافق عليه في قرار الابتعاث حتى صدور الموافقة على تغييره وتبليغه بذلك عن طريق الملحقية الثقافية في البلد المبتعث إليه. وفي حال خالف المبتعث ذلك فقد يترتب عليه إيقاف الصرف مؤقتاً وعدم دفع الرسوم الدراسية، وقد يصل الأمر لإنهاء بعثته من قبل الجامعة.
وقد يحدث أن يرغب المبتعث تغيير تخصصه الدقيق أو العام لدراسة تخصص آخر أو وجود ظروف تمنعه من دراسة التخصص المبتعث من اجله، فيمكنه التقدم بطلب لتتغير تخصصه.
مسوغات الطلب:
1. خطاب يوضح فيه المبتعث مبررات وأسباب مقنعة تؤيد طلبه.
2. قبول واضح وجديد في التخصص الجديد المرغوب دراسته.
3. إرفاق نبذة تفصيلية عن البرنامج في القسم العلمي الجديد.
4. تقرير دراسي حديث من المشرف يوضح به سير الطالب الدراسي أو الأكاديمي في الفترة السابقة.
5. نموذج "طلب تغيير الجهة التعليمية" الذي يمكن الحصول عليه من ملحقية البلد المبتعث إليها.
6. أي وثائق أخرى يرغب المبتعث إرفاقها لدعم طلبه.
ضوابط تغيير التخصص:
1. أن يكون الطلب مبنياً على مبررات تقتضيها حاجة المبتعث الدراسية أو الصحية.
2. ألا يكون التخصص الجديد في برنامج موقوف أو غير معتمد أو الموصى به من قبل الملحقية أو وزارة التعليم العالي والجامعة.
3. ألا يكون سبق له تغيير التخصص.
4. ألا يؤدي التغيير إلى المطالبة بزيادة مدة دراسة اللغة لأكثر من (24) شهراً.
5. ألا يؤدي التغيير إلى المطالبة بزيادة مدة الابتعاث لأكثر من فصل دراسي واحد كحد أقصى وبما لا يزيد عن ستة أشهر.
6. ألا يترتب على التغيير حصول فراغ أو انقطاع بين المراحل الدراسية لأكثر من 3 شهور في الخطة الدراسية الجديدة.
7. ألا يترتب على التغيير دراسة تخصصين مزدوجين (Double Majors) أو الحصول على درجتين علميتين (Double Degrees) حيث إن القيام بذلك هو مخالفة لأنظمة الابتعاث ويترتب عليه اتخاذ بعض الإجراءات النظامية.
8. ألا ينتقل من تخصص لأخر إلا بموافقة م
سبقة من جهة الابتعاث.
مسار وإجراءات المعاملة بعد وصولها للجامعة:
دورة معاملة الابتعاث
ملاحظة:
يمكن لصاحب الطلب متابعة طلبه بعد وصوله من الملحقية للجامعة عن طريق الدخول على حسابه بالنظام الالكتروني للجامعة(انسياب).
ومن ثم النقر على أيقونة "متابعة الطلب"، والتي من خلالها يستطيع صاحب الطلب معرفة الإجراءات التي تمت على طلبه والمرحلة المتوقف عندها.
ملاحظة:
يمكن لصاحب الطلب الحصول على نسخة من القرار وذلك بالدخول على حسابه بالنظام، ثم الضغط على أيقونة "طلبات منجزة" أو "معاملات جديدة"، بعد ظهور الطلب اختر أيقونة "مشاهدة" الموجودة أمام الطلب المقدم، بالدخول على الطلب يمكنك النزول لآخر الصفحة وطباعة الملف المرفق "صورة من القرار".
7-
الأصل أن يستمر المبتعث في دراسته دون أي انقطاع، لكن عند حصول ظروف معينة تجبره على التوقف عن الدراسة وتقتنع بها الملحقية وجهة الابتعاث، فإن أنظمة الابتعاث تعطي للمبتعث الفرصة لإيقاف بعثته لفترة محددة يتم فيها إيقاف مخصصاته المالية، وبعد عودته لمقر البعثة وبدء الدراسة يعاد عليه الصرف دون إضافة مدة التأجيل إلى فترة ابتعاثه الأصلية وذلك وفقاً للوائح وأنظمة وزارة الخدمة المدنية الخاصة بابتعاث الموظفين. وعلى المبتعث الاستمرار في دراسته حتى يتم قبول طلب التأجيل، وفي حال الانقطاع عن الدراسة يتم إيقاف الصرف مباشرة.
مسوغات طلب تأجيل بعثة:
1. أي مستندات خاصة بمبررات التأجيل كالشهادات الطبية.
2. خطاب من الجامعة يفيد بعدم الممانعة على التأجيل للفترة المطلوبة.
3. الخطة الدراسية لما بعد التأجيل.
4. كشف الدرجات الرسمي من المؤسسة التعليمية.
5. خطاب القبول من الجامعة المراد الدراسة بها بعد فترة التأجيل (إن وجد).
6. أي وثائق أخرى يرى المبتعث إرفاقها لدعم طلبه.
ضوابط تأجيل البعثة:
1. أن يكون الطلب مبنياً على مبررات تقتضيها حاجة المبتعث الدراسية أو الصحية.
2. أن يكون إيقاف البعثة لمدة لا تزيد عن ستة أشهر.
3. عدم إضافة مدة التأجيل إلى فترة ابتعاثه الأصلية.
4. موافقة الجامعة التي يدرس بها المبتعث على إعادة الرسوم الدراسية للملحقية الثقافية ببلد الابتعاث (إن وجدت).
5. أن يكون لدى الطالب قبول نهائي لمرحلة الماجستير عند الحاجة للتأجيل بعد الانتهاء من مرحلة اللغة.
6. أن يكون لدى الطالب قبول نهائي لمرحلة الدكتوراه عند الحاجة للتأجيل بعد الحصول على درجة الماجستير.
7. وجود خطة دراسية واضحة لفترة ما بعد التأجيل، وذلك بتحديد مدة التأجيل ومعرفة تاريخ العودة لمواصلة البعثة وتاريخ التحاق المبتعث ببرنامجه الدراسي، مع إرفاق ما يثبت ذلك.
مسار وإجراءات المعاملة بعد وصولها للجامعة:
دورة معاملة الابتعاث
ملاحظة:
يمكن لصاحب الطلب متابعة طلبه بعد وصوله من الملحقية للجامعة عن طريق الدخول على حسابه بالنظام الالكتروني للجامعة(انسياب).
ومن ثم النقر على أيقونة "متابعة الطلب"، والتي من خلالها يستطيع صاحب الطلب معرفة الإجراءات التي تمت على طلبه والمرحلة المتوقف عندها.
ملاحظة:
يمكن لصاحب الطلب الحصول على نسخة من القرار وذلك بالدخول على حسابه بالنظام، ثم الضغط على أيقونة "طلبات منجزة" أو "معاملات جديدة"، بعد ظهور الطلب اختر أيقونة "مشاهدة" الموجودة أمام الطلب المقدم، بالدخول على الطلب يمكنك النزول لآخر الصفحة وطباعة الملف المرفق "صورة من القرار".
1-
تشجع الجامعة مبتعثيها على الالتحاق بالمعهد التابع لنفس الجامعة المبتعث لها، مما يسهل عملية التحاقه بالجامعة لاحقاً، ولما هو معروف عن جدية المعاهد التابعة للجامعات مقارنة بالمعاهد التجارية الأخرى والتي قد تضع المبتعث في المستويات الأولية دون حاجته لها مما يعني إطالة فترة اللغة وإرباك البرنامج الدراسي.
وفي حال وجود ظروف تمنع المبتعث من الاستمرار في المعهد، فيمكنه التقدم بطلب تغييره. وعليه الاستمرار بمعهده الحالي حتى صدور الموافقة وإصدار الضمان المالي للمعهد الجديد من قبل الملحقية في بلد الابتعاث. علماً بأن الجامعة فوضت الملحقين الثقافيين السعوديين كافة الصلاحيات فيما يتعلق بنقل مبتعثها من معهد لآخر، وذلك بحسب النظام وحسب ما تقرره وترى أنه في مصلحة المبتعث.
2- 
نصت المادة السابعة عشرة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات على جواز حضور المبتعث مؤتمر علمي واحد في الدرجة العلمية الواحدة سواء كان هذا المؤتمر داخل مقر البعثة أو خارجها. ومن هذا المنطلق تشجع الجامعة منسوبيها من المبتعثين استثمار مثل هذه الفرص والاستفادة منها، وتؤكد على ضرورة نشر بحوثهم العلمية في المجلات المحكمة أو المشاركة بها في المؤتمرات والندوات العلمية وتوثيق نشرهم العلمي وذلك بإضافة اسم جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية على تلك البحوث في الجزء المخصص لأسماء المؤلفين والجهات التابعين لها (The Affiliation Part) لتعكس صورة الجامعة في المحافل الدولية.
ضوابط حضور المؤتمرات والندوات:
1. أن يكون موضوع المؤتمر أو الندوة في صميم تخصص المبتعث.
2. أن يكون تاريخ إنشاء الطلب الإلكتروني سابقاً لتاريخ عقد المؤتمر أو الندوة بمدة لا تقل عن 30 يوم.
3. أن يكون المؤتمر أو الندوة في بلد الابتعاث أو في بلد مجاور في المنطقة الجغرافية نفسها.
4. تحديد مقدار رسوم التسجيل في المؤتمر أو الندوة قبل إرساله بطلب الموافقة.
5. أن يكون التعويض عن رسوم التسجيل في المؤتمر فقط دون رسوم أخرى (مثل السكن والمعيشة أو حضور دورة تدريبية أو ورش عمل برسوم).
يمكن التقدم بطلب لحضور دورة تدريبية قصيرة تتعلق بتخصص المبتعث. إذا كانت مدة الدورة 14 يوماً فأقل يتم النظر في الموافقة عليها من الملحقية في ضوء الضوابط المحددة أدناه . علماً بأن الموافقة على هذا الطلب قبل الالتحاق بالدورة وتوفر الضوابط والمسوغات شرط أساسي لكي يتم التعويض عن رسوم الدورة لاحقاً من قسم الشؤون المالية.
ملاحظة:
علماً بأنه يتم مخاطبة جهة الابتعاث سواء كانت دورات قصيرة أو طويلة للإشعار أو لأخذ الموافقة على طلب المبتعث.
مسوغات الطلب
1. خطاب من مشرف الطالب بالجامعة يؤيد فيه أهمية حضور الطالب للدورة كما يوضح فيه اسمها ومكان وتاريخ انعقادها و المدة الزمنية وعلاقتها بتخصص المبتعث.
2. منشور (Brochure) يوضح معلومات الدورة الأساسية (مواعيدها وبرنامجها وأهم موضوعاتها ورسومها ونحو ذلك).
3. أي وثائق أخرى يرى الطالب إرفاقها لدعم طلبه.
ضوابط حضور الدورات التدريبية:
1. يكون حضور الدورة لمرة واحدة للمرحلة الواحدة.
2. أن تكون في مقر البعثة.
3. ألا يتعارض حضور الدورة مع دراسة المبتعث.
4. وجود علاقة قوية بين الدورة وتخصص المبتعث، ويدعم ذلك برسالة من الجامعة أو المشرف الدراسي بالجامعة.
5. أن تكون المؤسسة المشرفة على الدورة معتمدة ولها خبرة في مجال تقديم هذه الدورات.
6. ألا يتجاوز عدد ايام الدورة 14 يوما (متواصلة ودون انقطاع). وفي حال تجاوزها فيجب موافقة جهة الابتعاث (الجامعة).
7. ألا يتجاوز تكاليف الدورة مخصص شهر واحد دون البدلات.
8. يقوم المبتعث بدفع رسوم الدورة بنفسه، ويتم تعويضه عن رسومها (دون أي بدلات أخرى).
9. تعهد بأنه لم يسبق له/لها حضور أي دورة على حساب جهة الابتعاث خلال فترة دراسة المرحلة الحالية.
10. يتم التعويض بعد الانتهاء من الدورة وإرفاق ما يثبت حضورها والانتظام فيها، مع وجود موافقة مسبقة من الملحقية على الطلب وتوفر الضوابط أعلاه.
11. إذا كان الطلب لحضور دورة مدتها 14 يوماً وأقل، فيمكن للمبتعث التقدم بطلب (حضور دورة تدريبية) عبر الدخول لسفير الطلبة.
12. إذا كانت الدورة أكثر من 14 يوماً، فيجب عرضه على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
يتم إيقاف الصرف على المبتعث في حال مخالفة أنظمة ولوائح الابتعاث.
ضوابط وحالات إيقاف الصرف:
1. مغادرة مقر البعثة دون علم أو موافقة الملحقية.
2. الانقطاع عن الدراسة.
3. تخرّج المبتعث وحصوله على الدرجة المبتعث من أجلها.
4. انتهاء مدة البعثة.
5. تأجيل البعثة.
6. انتهاء سنة اللغة دون تحقيق شرط اللغة وعدم موافقة جهة الابتعاث على تمديد فترة دراسة اللغة.
7. انتهاء سنة اللغة واستنفاذ فترة التمديد الإضافية دون تحقيق شرط اللغة.
8. الرسوب في المرحلة الأكاديمية في جميع المواد لفصلين دراسيين متتاليين.
9. حذف الفصل الدراسي أو الانسحاب منه دون أخذ موافقة رسمية من الملحقية.
10. الحصول على إنذارين وعدم ثبوت ما يشير إلى الالتزام والاجتهاد.
11. الفصل المؤقت للمبتعث من المؤسسة التعليمية أو وضعه على فترة ملاحظة.
12. تأخر رجوع المبتعث إلى مقر البعثة بعد انتهاء فترة الإجازة.
13. عدم وجود ضمان مالي ساري المفعول.
14. عدم تسليم خطاب تأكيد التسجيل والخطة الدراسية في الوقت المحدد.
15. تغيير التخصص أو المؤسسة التعليمية أو الدرجة العلمية دون أخذ موافقة رسمية من الملحقية وجهة الابتعاث.
16. فصل المبتعث نهائياً من المؤسسة التعليمية لأسباب أكاديمية أو تأديبية.
17. قيام المبتعث بتصرفات مخالفة للتعاليم الدينية أو الأخلاقية التي يجب أن يتميز بها المبتعث.
18. الحصول على جنسية أخرى أو الحصول على الإقامة الدائمة، تمهيداً للحصول على الجنسية.
19. إذا ثبت انقياد المبتعث خلف الدعوات المضللة التي تحرض على السفر إلى مناطق التوتر والحروب للمشاركة في القتال أو العون هناك.
20. توجيه مباشر من جهة الابتعاث (الجامعة) بإيقاف الصرف.
كما يمكن للمبتعث افادة الملحقية عن طريق التقدم بـ (طلبات عامة او مراسلات) لإيقاف الصرف عليه في حال وجود أسباب طارئة لا تمكنه من الاستمرار في الدراسة بصورة منتظمة ولفترة معينة، وذلك حفاظاً على تلك الفترة من البعثة وبحيث يمكن النظر في معالجتها لاحقاً بالتأجيل أو بحسب ما تقره جهة الابتعاث، ويمكن للمبتعث أن يتقدم بالطلب تمهيداً لإنهاء البعثة، أو لحين زوال المعوقات التي تحول دون استمراره بالدراسة، كما يتم إيقاف صرف المخصصات الشهرية على المبتعث بعد قبول طلب إيقاف الصرف من بداية الشهر التالي مالم يتم تحديد تاريخ الإيقاف من قبل الملحقية، ويتم الحسم من مخصصات المبتعث الشهرية أو من مستحقات التخرج في حالة استلام المبتعث لأي مبالغ مالية غير مستحقة من قبل الملحقية، كما يتم اشعار جهة الابتعاث بطلب المبتعث لاتخاذ الإجراء اللازم، ولا يعاد الصرف على المبتعث الذي غادر مقر البعثة دون إذن مسبق من الملحقية حتى يعود لمقر البعثة وبعد الموافقة على إعادة الصرف ويكون ذلك من تاريخ عودته. ولا يتم صرف المستحقات للفترة التي سبقت تاريخ عودته لمقر البعثة.
5-
يتم إعادة الصرف على المبتعث بعد زوال أسباب إيقاف الصرف ووفق الضوابط واللوائح المنظمة لذلك.
ضوابط إعادة الصرف:
1. تواجد المبتعث في مقر البعثة.
2. انتظام المبتعث في الدراسة بعد انتهاء مدة التأجيل الممنوحة له مسبقاً.
3. بدء المرحلة الأكاديمية في التخصص والجامعة والدرجة المبتعث لها، لمن أوقف الصرف عليه لانتهاء فترة (تمديد) دراسة اللغة.
4. بعد استئناف الدراسة في حالة توقف الصرف عن المبتعث للانقطاع عن الدراسة لسبب وافقت عليه جهة الابتعاث.
5. بعد قبول ترقية بعثة المبتعث والتواجد في مقر البعثة والانتظام في الدراسة وفق قرار الترقية على ألا يزيد المدة عن شهر من التاريخ الفعلي لبدء الدراسة.
يتوجب على المبتعث التقدم بطلب إضافة تقرير دراسي عبر سفير الطلبة عند الحصول على كشف الدرجات أو تقارير أكاديمية صادرة من المؤسسة التعليمية التي يدرس بها المبتعث وذلك للمتابعة والاشراف الأكاديمي المستمر.
