وكيل العمادة لشؤون القبول والتسجيل

مهام وكيل العمادة لشئون القبول والتسجيل:

1- الموافقة على التأجيل وحذف المقررات الدراسية للطلبة عن الفصل الدراسي وفقاً للأنظمة واللوائح.

2- الموافقة على تحويل الطلبة من تخصص إلى آخر وفقاً للأنظمة واللوائح.

3- اختيار مشرفي الوحدات والأقسام التابعة له والتوصية بتعيينهم.

4- مخاطبة الجهات ذات العلاقة داخل الجامعة في اختصاص ونطاق عمل الوكالة.

5- إصدار القرارات الداخلية التي يقتضيها سير العمل في وكالة العمادة ووحداتها وفقاً للأنظمة واللوائح.

6- تقويم أداء منسوبي الوكالة.

7- رئاسة اللجان التابعة للوكالة ورفع تقاريرها إلى الجهات المعنية.

8- الإشراف على عملية معادلة المقررات الدراسية.

9- الإشراف على إعداد قوائم الحرمان، وقوائم الخريجين.

10- تقديم تقارير دورية لعميد العمادة عن سير العمل بالوحدات التابعة له وفقاً للمهام المناطة بهم، والصعوبات التي تواجهها.

11- الإشراف على موقع العمادة الالكتروني وتحديثه فيما يخص وكالته والوحدات الإدارية التابعة لها.

12- تنفيذ ما يكلف به عميد العمادة من أعمال.

4/3 الوحدات التابعة لوكيل العمادة لشؤون القبول والتسجيل

وحدة القبول والتسجيل.

1- تحديد البرامج التي سوف تطرح بمشيئة الله تعالى في الأقسام العلمية بالجامعة من خلال المكاتبة لهم.

2- تجهيز دليل القبول والتسجيل والمتضمنة جميع الأقسام المطروحة والتخصصات والشروط المطلوب للقبول لمرحلتي الماجستير والدكتوراه.

3-  تجهيز موقع التسجيل الالكتروني بالمعلومات المطلوبة والتخصصات وإعلان التسجيل.

4- فرز بيانات المتقدمين حسب اشتراط الأقسام العليمة ( طلاب وطالبات ).

5- تحديد مواعيد الاختبارات التحريرية والمقابلات للمتقدمين عبر موقع عمادة الدراسات العليا (طلاب وطالبات).

6- متابعة نتائج القبول المبدئي في الأقسام وتجهيزها في قوائم لإعلانها في موقع العمادة.

7- استلام ملفات المقبولين مبدئياً في الدراسات العليا والتأكد من استيفائهم لشروط القبول النهائي وتفعيل قبولهم من خلال موقع الالكتروني (بانر) الخاصة بالعمادة .

8-  تمكين الطلاب والطالبات المقبولين نهائياً من طباعة جداولهم الدراسية من خلال الخدمات الذاتية واستخراج الأرقام الجامعية.

9- فرز الملفات وتصنيفها وإعدادها في قوائم لإرسالها إلى قسم شؤون الطلاب للمتابعة (الملفات ).

10- حل مشكلات تسجيل الطلاب للمقررات على النظام الأكاديمي .

11- تنفيذ الانقطاع وإعادة القيد بالنظام الأكاديمي.

12- إدخال فرصة لرفع المعدل التراكمي على النظام الأكاديمي والتسجيل للطالب.

13- - تنفيذ منح فرصة إضافية (تمديد) على النظام الأكاديمي.

14- - تنفيذ منح فرصة استثنائية على النظام الأكاديمي.

15- إنشاء الشعب الدراسية قبل بداية الفصل الدراسي.

16-  متابعة تسجيل المقررات الدراسية من قبل الأقسام.

وحدة شؤون الطلاب.

1- متابعة الطلاب والطالبات المقيدين في برامج الدراسات العليا لمرحلتي الماجستير والدكتوراه .

2-  طباعة كشف الدرجات للطلاب والطالبات.

3- التأجيل ( دراسة -  قبول ).

4- حذف جميع المقررات الدراسية .

5-  إخلاء الطرف والانسحاب وطي القيد.

6-  طباعة البطاقات لطلاب الدراسات العليا  وطالباتها.

7- الملفات.

8- تعديل ورصد الدرجات للمقررات الدراسية . 

9-  الرد على إحالات مكتب معالي مدير الجامعة والوكلاء .

10- إفادة الجهات في حالة الاستفسار عن الطلاب والطالبات المبتعثين .

11-  الاستقبال ( الكاونتر) للرد على استفسارات المراجعين .

12- الإشراف على عمليات الحركات الفصلية (تأجيل قبول – تأجيل دراسة – الاعتذار).

13- عمل لقاءات تعريفية لطلاب الدراسات العليا المستجدين.

14- تجهيز النشرات والمطبوعات الخاصة بالتوجيه والإرشاد.

15- اقتراح الدورات التدريبية لطلاب الدراسات العليا.

وحدة المنح :

1- متابعة طلاب وطالبات المنح ( الخارجية – الداخلية ) في برامج الدراسات العليا لمرحلتي الماجستير والدكتوراه .

2- متابعة قبول طلاب وطالبات المنح في مرحلتي الماجستير والدكتوراه .

3- مكاتبة وزارة التعليم العالي بخصوص قبول الطلبة .

4- متابعة الطلاب والطالبات المقيدين .

5- طباعة الإفادات و التعاريف .

6-  تفعيل صرف المستحقات المالية بالنظام.

وحدة التسجيل والنتائج:

1-   تنفيذ طلبات التأجيل والحذف للطلاب بعد اعتمادها.

2-  إدخال جميع الإجراءات الأكاديمية للتسجيل.

3 -  إدراج التعديل على الخطط الدراسية لبرامج الدراسات للبرامج المنفذة

4-  طباعة كشوفات درجات الطلاب.

5-  طباعة الإفادات بأنواعها للطلاب.

6-  متابعة حالات تأخر رصد النتائج من قبل أعضاء هيئة التدريس

7-  التأكد من إسقاط اسم الطالب عن مشرفه بعد حصوله على إذن طباعة

8- متابعة أنصبة المشرفين بشكل دوري

9- تعديل الدرجات وتعديل تقدير (IP) وتقدير (IC) في الفصول السابقة .

وحدة التخرج والوثائق:

1- تسلم معاملات منح الدرجة

2- إعداد وطباعة الوثائق النظامية والسجلات الأكاديمية لجميع مراحل الدراسات العليا (دبلوم – ماجستير – دكتوراه).

3- إعداد وطباعة وثائق التخرج لطلاب وطالبات الدراسات العليا لجميع المراحل

4- إعداد التقرير النهائي عن كل طالب أو طالبة بالدراسات العليا لاستكمال متطلبات منح الدرجة

5- تزويد الأقسام بنسخة من السجل بعد مطابقته مع توصية التخرج والتأشير بما تم إنهاءه من مقررات وما تبقى للطالب مع التدقيق الأولي للخطة الدراسية والمدة النظامية.

6- إصدار الوثائق بدل تالف وبدل فاقد.

7- ترجمة الوثائق والسجلات الأكاديمية.

8- استكمال إجراءات طلب إذن الطباعة لطلاب وطالبات الدراسات العليا.

9- إعداد دليل الخريجين السنوي بالتنسيق مع وحدة الإحصاء والمعلومات والجهات ذات العلاقة بالعمادة.

10- إشعار وحدة المكفئات بوقف صرف المكافئات للطلاب او الطالبات الخريجين.

11- طباعة وثائق التخرج للطلاب والطالبات لمرحلتي الماجستير والدكتوراه.

التأكد من مطابقة المعدلات والتقدير للتوصيات العلمية مع قرارات مجلس الجامعة.

تخريج الطلاب والطالبات بالنظام ( بانر).

وحدة الحاسب

1- إدخال المستخلصات المستجدة للرسائل العلمية المجازة إلى قاعدة البيانات باللغة الإنجليزية.

2-  تزويد الأقسام العلمية ببيانات الدخول لتسجل المقررات الدراسية وفق التقويم الأكاديمي للعمادة .

3-  تولي مهام تحديث المنظومة بالعمادة ونقل البيانات إلى موقع العمادة بالتنسيق مع مركز تقنية المعلومات والدعم الفني .

4-  الرفع عن كافة الاحتياجات المتعلقة بتامين وتشغيل وصيانة الحاسب الالى وملحقاته بالعمادة .

5-  العمل على ميكنة وحوسبة جميع تعاملات وإجراءات العمادة .

6- . جمع المعلومات وعمل الإحصائيات التي تحتاجها العمادة وتزويد الوحدات الإدارية بها .

7- إصدار أدلة الرسائل العلمية المجازة والمسجلة لطلاب وطالبات الدراسات العليا نهاية كل عام دراسي وتحديثها

8-  إصدار الدليل الإحصائي نهاية كل عام دراسي .

9- الإشراف العام على أجهزة الحاسب الخاصة بالعمادة وصيانتها وتطويرها وعلى نظام الشبكات الخاصة بالعمادة .

10- إعداد وتحديث الأدلة والنماذج لبرامج الدراسات العليا باللغتين العربية والانجليزية .