وكيلة العمادة لشؤون الطالبات

 

مهام وكيلة العمادة للطالبات:

1- الإشراف على تنفيذ الخطة الإستراتيجية للعمادة فيما يخص الطالبات.

2- إدارة شؤون العمادة التعليمية والبحثية والإدارية والمالية والثقافية فيما يخص الطالبات.

3- تنسيق وتطوير علاقات العمادة داخل وخارج الجامعة فيما يخص الطالبات.

4- الإشراف على توفير كل متطلبات العمادة التعليمية والبحثية والإدارية والمالية فيما يخص الطالبات.

5- تنفيذ ومتابعة قرارات مجلس العمادة.

6- العمل على تطوير العمل في أقسام الطالبات إدارياً وأكاديمياً.

7- إعداد تقارير دورية شاملة عن سير العمل والأداء الوظيفي وتقديمها إلى عميد العمادة.

8- متابعة تحديث موقع العمادة فيما يخص وكالتها والوحدات الإدارية التابعة لها.

9- تنفيذ ما يكلفها به عميد العمادة من أعمال.

الوحدات والأقسام التابعة للوكالة

وحدة الشؤون التعليمية

1. إعداد بيانات بأعداد القاعات الدراسية لجميع البرامج ومستوياتها (مرفق نموذج).

2. رفع بيانات القاعات واحتياج الكليات والأقسام لوكيلة عمادة الدراسات العليا.

3. متابعة وصول التكاليف بالتدريس من الأقسام العلمية.

4. حل المشكلات المتعلقة بالجدول بعد وصول التكاليف.

5. مراجعة كشوف الحضور لكل مقرر والتأكد من اشتمالها على أسماء جميع الطالبات المقبولات.

6. حلقة وصل بين الطالبة والكلية التابعة لها من حيث تحديد المرشد وإرسال الموضوعات المقترحة من قبل الطالبة إلى جهة الاختصاص وتسجيل المخطط.

7. التنسيق لاختبارات القبول واختبارات الأعمال الفصلية والنهائية والبديل .

8. المتابعة والقضاء على كافة معوقات الاختبار أثناء فترة الاختبار وتطبيق الأنظمة على الطالبات المخالفات بالتنسيق مع وكيلة عمادة الدراسات العليا.

9. متابعة إعادة اختبار الطالبات المتخلفات بأعذار مقبولة.

10. اقتراح خطة للنشاط الثقافي والاجتماعي والإشراف على تنفيذها بعد  اعتمادها.

11. توزيع المراقبات ومتابعتهن أثناء الاختبار ورفع خطابات( إنذار –

12. لفت نظر) للمتغيبات والمتأخرات.

13. تطبيق أنظمة الاختبارات على الطالبات المخالفات للأنظمة بالتنسيق مع وكيلة عمادة الدراسات العليا.

14. إعداد ملف خاص بالاختبارات يوضع فيه الجداول و كشف توقيع للطالبات وكشف توقيع للمراقبات وبيان باستلام أوراق الإجابة ويسلم لوكيلة عمادة الدراسات العليا .

15. توزيع الجداول المقترحة على المنسقات ومن ثم اعتمادها.

16. إعداد تقرير بآلية سير الدراسة في الأسبوع الأول والثاني من بداية كل فصل دراسي.

17. المشاركة في تنظيم حفل الخريجات.

18. متابعة كل ما يستجد من مشكلات ومحاولة حلها بالتنسيق مع وكيلة عمادة الدراسات العليا.

19. تقديم تقارير دورية بالانجازات والمقترحات لتطوير العمل .

20. أي مهام أخرى تكلف بها الوحدة في مجال الاختصاص.

وحدة شؤون الطالبات

1. متابعة مسيرة الطالبات الملتحقات ببرامج الدراسات العليا أكاديمياً.

2. متابعة كافة القرارات المتعلقة بالطالبات من حرمان واعتذار أو حذف وتأجيل وإبلاغ الجهات المختصة.

3. الإشراف والمتابعة لإجراءات صرف بدل كتب ومراجع.

4. متابعة وصول نتائج الطالبات .

5. مراجعة النتائج والتأكد من سلامتها وشموليتها ودقتها قبل إعلانها للطالبات.

6. طلب صرف المكافآت  المتأخرة.

7. توفير النماذج الخاصة بالطالبات كنماذج تخفيض الطيران وغيرها.

8. إعطاء إحالة إلى المستشفى للطالبة المتغيبة ثم يستلم التقرير الطبي منها.

9. توفير بطاقات الخروج للطالبات.

10. استقبال استبانات الباحثات وتوزيعها على طالبات الدراسات العليا ثم إعادتها للباحثة.

11. إعلان التعاميم الخاصة بالطالبات.

12. تسليم ملف لكل مشرفة شبكة يحتوي على ما يلي :

13. تقديم تقارير دورية عن انجازات القسم وأي مقترحات لتطويره.

14. أي مهام أخرى تكلف بها في مجال الاختصاص.

 وحدة الشؤون الإدارية

1. الإشراف على حسن وتطوير سير العمل الإداري ومتابعة عمل الموظفين والإداريين والتزامهم بالدوام الرسمي والرفع بمباشرة العمل وطلب الإجازات وكذالك متابعة صيانة مبنى العمادة وتحضير القاعات الدراسية والتجهيزات.

2. الإشراف على تطبيق لوائح وأنظمة الشؤون الإدارية والمالية في الجامعة.

3. الإشراف ومتابعة تنفيذ الأعمال الإدارية للوحدات التابعة للعمادة.

4. تطبيق إجراءات الشؤون المالية والعهد المخصصة للعمادة وفق اللوائح والأنظمة.

5. الإشراف على منشآت العمادة مع الجهات ذات العلاقة ووضع الخطط لمتابعة صيانتها ونظافتها.

6. إعداد التقرير السنوي وتقارير دورية لأعمال الإدارة والوحدات التابعة لها ورفعه إلى عميد العمادة.

7. أي مهام أخرى تكلف بها في مجال الاختصاص.