1-يتقدم عضو هيئة التدريس لترشيح نفسه أو يرشحه غيره،أو يرشحه القسم لأي فرع من فروع الجائزة في موعد أقصاه الأسبوع الأخير من الفصل الدراسي الأول،بشرط أن يحقق المرشح الحد الأدنى من المعايير الرئيسة للفرع المترشح له، وهو 50% فأكثر، وترفق باستمارة الترشيح الأدلة والإثباتات التي توضع على أساسها الدرجات. ( يشار إليها بالمرفقات).
2- يشكل مجلس القسم لجنة مكونة من ثلاثة أعضاء، يرأسها أقدمهم تعيينا،على ألا يكون أحد أعضائها من المرشحين لفرع الجائزة الذي شكلت له اللجنة؛وتقوم اللجنة بتعبئة استمارة الترشيح، وتضع الدرجات المناسبة لقياس المعايير، وترشح عضو هيئة التدريس المتقدم ترشيحاً أولياً، بعد التأكد من استكمال شروط الترشيح،وترفع الترشيح والمرفقات كاملة ومرتبة حسب ترتيبها في الاستمارة إلى مجلس القسم.
3- تعرض الترشيحات على مجلس القسم، وتكون مهمة القسم ما يلي:
أ- التحقق من نظامية الترشيحات (استكمال المرشحين لشروط الترشيح).
ب- التحقق من مطابقة الأدلة والإثباتات التي توضع بموجبها الدرجات للمطلوب في استمارة الترشيح.
ت- المفاضلة بين مرشحي القسم،وفق الأدلة والإثباتات المرفقة،والدرجات التي حصل عليها المرشحون في مقاييس الجائزة.
ث- التحقق من عدالة الترشيحات في المفاضلة بين المترشحين، والدقة في وضع الدرجات.
ج- إجراء القرعة عند تساوي المرشحين في الدرجات.
4- يرفع القسم توصيته والترشيحات والمرفقات كاملة ومرتبة حسب ترتيبها في الاستمارة إلى مجلس الكلية أو المعهد.
5- يشكل مجلس الكلية أو المعهد لجنة من ثلاثة أعضاء؛لدراسة الترشيحات، يرأسها أقدمهم تعييناً،على ألا يكون أحدهم من المرشحين للجائزة،وترفع ترشيحها الأولي إلى مجلس الكلية أو المعهد.
6- تعرض الترشيحات على مجلس الكلية أو المعهد، وتكون مهمة المجلس ما يلي:
أ-المصادقة على نظامية الترشيحات (استكمال المرشحين لشروط الترشيح).
ب- التحقق من مطابقة الأدلة والإثباتات التي توضع بموجبها الدرجات؛ للمطلوب في استمارة الترشيح.
ت- التحقق من عدالة الترشيحات في المفاضلة بين المترشحين، والدقة في وضع الدرجات.
ث- المفاضلة بين مرشحي الأقسام،وفق الدرجات التي حصلوا عليها من مقاييس الجائزة.
ج- إجراء القرعة عند تساوي المترشحين في الدرجات.
7-يرفع مجلس الكلية أو المعهد توصيته والترشيحات والمرفقات كاملة،ومرتبة حسب ترتيبها في الاستمارة إلى أمانة الجائزة،التابعة لوكالة الجامعة للدراسات والتطوير والاعتماد الأكاديمي في موعد أقصاه نهاية الأسبوع الثاني من بداية الفصل الدراسي الثاني من كل عام جامعي،ولا يقبل الترشيح بعد هذا الموعد.
8- يرشح مجلس الكلية أو المعهد القسم العلمي المتميز لفرع خدمة المجتمع؛ بناء على معايير خدمة المجتمع الخاصة بالأقسام العلمية إذا استوفى القسم الحد الأدنى من معايير فرع خدمة المجتمع للأقسام العلمية،وهو 50% فأكثر،وترفق باستمارة الترشيح الأدلة والإثباتات التي وضعت على أساسها الدرجات.
9- تتلقى أمانة الجائزة الترشيحات الأولية للجائزة، وتكون مهامها ما يلي:
أ- التحقق من نظامية الترشيحات (استكمال المرشحين لشروط الترشيح).
ب- التحقق من مطابقة الأدلة والإثباتات التي توضع بموجبها الدرجات؛ للمطلوب في استمارة الترشيح.
ت- التحقق من عدالة الترشيحات في المفاضلة بين المترشحين، والدقة في وضع الدرجات.
ث- المفاضلة بين المرشحين،وفق الدرجات التي حصلوا عليها في مقاييس الجائزة.
ج- إجراء القرعة بين المرشحين عند تساوي الدرجات.
ح- تدوين محضر نتائج الترشيح،وتحديد أسماء الفائزين،وحجب الجائزة أو بعض فروعها عند عدم تحقق المعايير أو عدم استكمال شروط الترشيحات.
10- ترفع أمانة الجائزة أسماء الفائزين إلى اللجنة الدائمة للجائزة؛ للمصادقة على نتائج الترشيح.
11- ترفع اللجنة الدائمة للجائزة أسماء الفائزين بعد المصادقة عليها إلى معالي مدير الجامعة؛ لاعتمادها.
12- يعلـــن وكيـــــــل الجامعة للدراسات والتطوير والاعتماد الأكاديمي، رئيس اللجنة الدائمة للجائزة الفائزين بفروع الجائزة.
