تعتبر الشؤون الإدارية من الأقسام الهامة في العمادة . فهي الجهة المسؤولة عن كافة منسوبي ومنسوبات بالعمادة ورعاية شؤونهم داخل الجامعة وخارجها, حيث تعطي جل اهتمامها لتوفير الجو المناسب والصحي الذي يساعد منسوبي العمادة وإدارتها من القيام بأعمالهم وواجباتهم الوظيفية على أكمل وجه وتقدم الدعم المناسب للأقسام لتحقيق الأهداف المرجوة التي تتطلع إليها العمادة وإدارة الجامعة لمزيد من العطاء والتطوير .
نبذة عن بعض مهام الشؤون الإدارية بالعمادة منها :
1) القيام بتنفيذ وتطبيق النظم واللوائح الإدارية من إجراءات التعيين والإجازات والنقل والتقاعد والتعويض ، ورفع مباشرة المستجدين من السعوديين والمتعاقدين إلى الجهات المختصة .
2) تقييم أداء الموظفين والعاملين وإعداد ورفع التقارير والدورية عن سير العمل .
3) ضبط ومتابعة سجل دوام الموظفين .
4) تنفيذ الأوامر المعمول بها في الجامعة بالتنسيق مع الجهات الأخرى داخل الجامعة .
5) تنفيذ وحفظ التعاميم والقرارات والتعليمات الصادرة من العمادة والواردة من الجهات المختلفة بالجامعة .
6) القيام بإجراءات تصنيف وحفظ ملفات منسوبي العمادة من السعوديين والمتعاقدين .
7) المشاركة في بعض اللجان ذات الصلة وانجاز الأعمال التي تحال من قبل مسئولي العمادة في أي مجال آخر.
8) استقبال ومتابعة إرسال كافة المراسلات والطرود الواردة والصادرة من وإلى العمادة .
9) تنظيم أرشيف المعاملات وحفظها وتسهيل استرجاعها .
تشمل إدارة الشؤون الإدارية الأقسام التالية.
• شؤون الموظفين
- التوظيف
- والرواتب والنفقات
- مراقبة الدوام
- والسجلات
• الاتصالات الإدارية
- الصادر والوارد
- والأرشيف.
المهام الأساسية لإدارة الموارد البشرية:
1) استقطاب الموظفين المتميزة اللازمة للوفاء باحتياجات العمادة.
2) إدارة وتنظيم دخول الموظفين الجدد إلى العمادة.
3) تنفيذ نظام متابعة وتقييم أداء الموظفين بالعمادة.
أقسام شؤون الموظفين:
1. شعبة التوظيف:
- التأكد من صحة المستندات المطلوبة للتوظيف ومحتوى الملف وإعداد عقود التوظيف وخطاب توجيه الموظف لجهة عمله وإصدار القرار الإداري .
- إعداد خطابات النقل سواء داخل العمادة وخارجها .
- إصدار قرار طي القيد .
2. شعبة السجلات والملفات :
- ترتيب ملفات الموظفين وحفظ جميع مايخص الموظف بملفه الوظيفي .
- إصدار قرارات الإجازات وتنفيذ حسمها من رصيده .
- رفع إجازات الموظفين الرسميين أو على عقود الجامعة لإدارة شؤون الموظفين بالجامعة , ماعدا الإجازة الاضطرارية تحسم من رصيده بالعمادة .
- إصدار شهادة الخبرة
- إصدار بيان الخدمات للموظفين الذين عقودهم عن طريق العمادة في نهاية الخدمة .
3. شعبة الرواتب والنفقات :
- إعداد مسيرات الرواتب كل شهر.
- إصدار جميع القرارات التي تتعلق بحقوق ومزايا الموظفين المالية من (الرواتب والعلاوات ,البدلات, المكافآت , والتعويضات)
- إعداد القرارات والمسيرات اللازمة لصرف استحقاقات المشاركين في التدريس ومعدي المقررات والمتعاونين مع العمادة .
4. شعبة مراقبة الدوام :
- إصدار خلاصة الحضور والأنصراف لموظفي العمادة, القيام بجولات متابعة على جميع إدارات وأقسام العمادة.
- متابعة نظام البصمة وإضافة( الإجازات , والأستئذان) بالنظام.
- إعداد خطابات لفت النظر للموظفين (المتأخرين , والغياب بدون عذر, أو غير ذلك فيما يتعلق بالمحافظة على وقت الدوام) .
- إنشاء ملف لكل إدارة بالعمادة يوضع فيها نسخة من (الاستئذان , خطابات لفة النظر وقرارات الحسم, الإجازات , التأخر) , لموظفي الإدارة ويزود مدير الإدارة بمحتوى هذا الملف كل شهرين .
- عداد خطاب شكر للموظف المثالي .
مهام قسم الصادر والوارد :
1. الصادر :
- تصدير المعاملات بعد التأكد من توقيعها وتأشير المحرر على صور الخطاب وموضح فيها المرفقات وتوزيع الصور , وحفظ نسخة في النظام من الخطاب والمرفقات مع نسخة ورقية في الصادر مرتب حسب تاريخ الصدور.
- تسلم الملفات المنتهية إلى قسم الأرشيف , وحفظ بيانات تسليم المعاملات الصادرة مرتب حسب تاريخ الصدور.
2. الوارد :
- استلام الوارد من خارج العمادة ووضع عليها ورقة العرض الداخلية لعرضها سعادة العميد ثم لفضيلة العميد للتوجيه عليها .
- توزيع المعاملات بعد توجيه العميد , تصوير النسخ المطلوبة حسب التوجيه للتوزيع على الجهات المعنية
- حفظ بيانات تسليم المعاملات الواردة مرتب حسب تاريخ الورود بعد اكتمال التوقيع المستلمين عليها وتسلم الملفات المنتهية على قسم الأرشيف .
