مصطلحات مهمة :
ا. المسمى: دليل السياسات والإجراءات للعمل التطوعي في جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية.
۲. الجامعة: جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية.
اللجنة: اللجنة الدائمة للإشراف على العمل التطوعي.
ا. مركز دراسات العمل التطوعي: مركز دراسات بعمادة البحث العلمي ويكون مسؤولاً عن عقد الندوات والملتقيات العلمية والدورات التأهيلية وإعداد البحوث والدراسات.
2. وحدة التطوع: وحدة تتبع عمادة شؤون الطلاب وتكون مسؤولة عن إدارة العمل التطوعي على مستوى الجامعة والإشراف على حساب الجامعة في المنصة الوطنية للعمل التطوعي وما يتبعه من حسابات موفرة للفرص التطوعية لدى وحدات الجامعة المختلفة.
3. الفئة المستهدفة: جميع منسوبي الجامعة من أعضاء هيئة التدريس وإداريين وفنيين وطلبة.
4. رئيس اللجنة الدائمة التنظيمية للإشراف على العمل التطوعي بالجامعة: سعادة وكيل الجامعة للتخطيط والتطوير والجودة.
5.دليل السياسات والاجراءات لوحدة العمل التطوعي: هو دليل تعريفي لكل متطوع سينضم إلى الوحدات المسؤولة عن العمل التطوعي في جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية، حيث يوضح رؤيتها وأهدافها لجميع المتطوعين، وتعريفهم بحقوقهم وواجباتهم والسياسات والإجراءات المرتبطة به، ويحتوي كذلك على أهم النماذج التي قد يحتاج إليها المتطوع.
6. السياسات: هي قواعد توضح ما يجب الالتزام به من قبل العاملين والمتطوعين.
7. الإجراءات: توضح وتشرح كيفية تنفيذ السياسات.
8. العمل التطوعي: كل جهد أو عمل يقدمه شخص ذو صفة طبيعية أو اعتبارية، بطوعه واختياره رغبة في خدمة المجمتع وتنميته دون مقابل.
9. المتطوع: كل من يقدم عملا ً تطوعيا، دون اشتراط مقابل مادي أو معنوي.
10. الدور التطوعي: هو الاحتياج الفعلي التطوعي داخل منظمة ما، ويحتاج إلى متطوع مؤهل لأداء المهام الواردة فيه.
11. الفريق التطوعي: مجموعة من الأفراد يمارسون عملا تطوعياً، تحت قيادة موحدة، لتحقيق أهداف مشتركة ومحددة، وبناء على أطر نظامية بإشراف الجهة المستفيدة.
12. الفرصة التطوعية: هو الدور التطوعي بعد تطويره ليكون متلائما مع شريحة محددة من المتطوعين المحتملين، وذلك لغرض استقطابهم وتسكينهم في هذا الدور في فترة زمنية محددة.

تعريف جميع المتطوعين الجدد، بدليل السياسات والإجراءات.

إجراءات تعريف المتطوعين بدليل السياسات والإجراءات:
ينشر دليل السياسيات والإجراءات المنظمة للعمل التطوعي عبر الموقع الرسمي للجامعة وتعمم على الوحدات التعليمية والإدارية بالجامعة.
السياسة الرابعة : تسعى وحدة التطوع إلى إستقطاب المتطوعين والفرق التطوعية.
وتسهيل تطوعهم باختلاف ميولهم واهتماماتهم.
إجراءات استقطاب المتطوعين والفرق التطوعية:
ا. يتم الإعلان عن الفرص التطوعية عبر الحسابات الموفرة للفرص التطوعية للوحدات المختلفة بالجامعة والتي تم إنشاؤها على المنصة الوطنية للعمل التطوعي التابعة لوزارة الموارد البشرية التنمية الاجتماعية.
٢. تستقبل طلبات التطوع وفقا للفرص التطوعية المعلن عنها وبحسب الآلية المعتمدة والموضحة على المنصة الوطنية للعمل التطوعي.
3. تفرز طلبات التطوع المقدمة واستبعاد الطلبات غير المناسبة عن طريق ممثل حساب الفرص التطوعية في الوحدات التعليمية والإدارية بالجامعة.
4. يحدد موعد المقابلات مع المتطوعين المرشحين للفرصة في حال دعت الحاجة إلى ذلك.
5. يستبعد المتقدمون على الفرص التطوعية الذين لا تنطبق عليهم الشروط الخاصة بالفرصة التطوعية.
6. يقوم ممثل حساب الفرص التطوعية في الوحدات التعليمية والإدارية بالجامعة بالتواصل مع المتطوعين المقبولين لتأدية الفرصة التطوعية والإشراف والمتابعة على سير تنفيذ مهام الفرصة التطوعية وتسجيل ساعات المتطوعين على المنصة.
السياسة الخامسة: يتم قبول المتطوعين بناء على الاحتياجات التطوعية في الجامعة وما يتناسب مع رؤيتها وأهدافها.

إجراءات تسجيل المتطوعين:
1. إنشاء حساب على المنصة الوطنية للعمل التطوعي التابع لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
2. يقوم المتطوع باستخدام رقم الهوية الوطنية المرتبط بالبوابة الإلكترونية لوزارة الداخلية "أبشر" لتفعيل حسابه على المنصة الوطنية.
3. اختيار الفرصة التطوعية والتقديم عليها.
4. الحصول على إشعار الموافقة بالانضمام للفرصة التطوعية من الجهة الموفرة للفرصة التطوعية بالجامعة.
السياسة السادسة: تتولى وحدة التطوع بالإشراف والمتابعة للفرص التطوعية المعلن عنها في الحسابات الموفرة للفرص التطوعية بالجامعة.
السياسة السابعة: تلتزم وحدة التطوع بتوفير التدريب وتقديم الاستشارات اللازمة لممثلي حسابات الجهات الموفرة للفرص التطوعية في الوحدات التعليمية والإدارية المختلفة بالجامعة.
إجراءات تطوير المتطوعين:
ا. تحديد الاحتياجات التدريبية الضرورية عند تصميم الفرص التطوعية.
3. اختيار الفرصة التطوعية والتقديم عليها.
4. الحصول على إشعار الموافقة بالانضمام للفرصة التطوعية من الجهة الموفرة للفرصة التطوعية بالجامعة.
السياسة الثامنة : تساهم اللجنة الدائمة للإشراف على العمل التطوعي منح الصلاحيات اللازمة لتنفيذ
الأعمال التطوعية سواء كان في داخل أو خارج الجامعة.

إجراءات تقديم الدعم للمتطوعين:
1. تحرص وحدة التطوع على توفير كافة الاحتياجات الضرورية اللازمة لتنفيذ الفرص التطوعية.
2. يتم مخاطبة اللجنة الدائمة للإشراف على العمل التطوعي بالجامعة في حال رغبة الجهات الموفرة  للفرص التطوعية في الوحدات المختلفة بعقد شراكات في المجال التطوعي مع جهات خارجية لأخذ الموافقة من صاحب الصلاحية.

تلتزم اللجنة الدائمة للإشراف على العمل التطوعي بالجامعة بتكريم المتطوعين المتميزين.
إجراءات تقدير وتكريم المتطوعين:
1. اختيار المتطوعين المتميزين.
۲. تكريم المتطوعين في المناسبات الكبرى في الجامعة مثل حفلات التخرج، وإعلان أسماء المتطوعين المميزين في موقع الجامعة وغيرها.

تقوم وحدة التطوع بتقييم أداء (المتطوعين، والفرق التطوعية)، والتعامل مع مقترحات وشكاوى المتطوعين والجهات الموفرة للفرص التطوعية.
إجراءات تقييم أداء (المتطوعين، الفرص التطوعية):
يتم ذلك عبر مقياس الأثر المتوفر على المنصة الوطنية للعمل التطوعي والذي يظهر بعد قيام المتطوع/ــــة بتنفيذ الفرصة التطوعية.
إجراءات التعامل مع الشكاوى والاقتراحات:
1. يتم إعلام جميع المتطوعين بوسائل التواصل المخصص لاستقبال الشكاوى والاقتراحات، وآلية التعامل معها.
٢. في حال ورود شكوى تدرس من قبل وحدة التطوع ويتخذ فيها الإجراء المناسب.

السياسة الحادية عشر: تقوم وحدة التطوع بتوثيق جميع البرامج، والمشاريع، والأعمال التي ينفذها المتطوعون، وسجلات المتطوعين وبياناتهم وساعات تطوعهم في قاعدة بيانات لتسهيل عملية الاسترجاع والبحث، مع المحافظة على خصوصية هذه البيانات.
إجراءات توثيق الفرص والمبادرات والفرق التطوعية:
يتم ذلك بشكل آلي عن طريق المنصة الوطنية للعمل التطوعي.

السياسة الثانية عشر: يحق لوحدة التطوع أن تستغني عن خدمات المتطوعين مباشرة في الحالات التالية:
١. الاخلال بميثاق العمل التطوعي.
٢ مخالفة أنظمة وسياسات جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية، المخالفة الصريحة وغير المبررة لتوجيهات المشرفين على المتطوعين أو في حالة حصولة على تقييم ضعيف في أداء العمل التطوعي مما يؤثر سلبا على مصلحة العمل التطوعي ودليل السياسات والإجراءات للعمل التطوعي في جامعة الإمام محمد بن حمود الإسلامية.
٣. استغلال تطوعه لتحقيق مصالح شخصية غير مشروعة (مثلا استخدامه اسم الجامعة في جمع تبرعات دون إذن).​