تُعد وكالة الجامعة للشؤون التعليمية في جامعة الامام محمد بن سعود الإسلامية إحدى  وكالات الجامعة  المهمة التي تسهم في تحقيق الجامعة  لأهدافها, وخطتها الاستراتيجية  والقيام بوظيفتها الرئيسة، كما تعد من أكبر وكالات الجامعة؛ إذ ينضوي تحت قيادتها (16) كلية ومعهد عالٍ، و(4) عمادات مساندة، وتقوم بمهام وأعمال كثيرة ومتنوعة تتعلق بالإشراف على الجوانب الأكاديمية والتعليمية في الوحدات التابعة لها، ومتابعتها، وتقديم الدعم لها، والتنسيق بينها، والعمل على تحسين الأداء، وتطوير البرامج والخطط، وقد حرصت الوكالة  على تأسيس العمل بصورة مهنية مؤسسية تعزز ثقافة العمل بروح الفريق، وتعزز السعي الجاد للإبداع والتطوير والابتكار والمبادرة،  وتركز على تحقيق متطلبات ومعايير الاعتماد الأكاديمي فيما يتعلق بالتعلم والتعليم، وجعل ذلك الموجه الرئيس لكل نشاطات الوكالة، وضابطاً للقواعد والأسس التي تنطلق منها في تعاملاتها مع جميع اللجان الدائمة والكليات والعمادات المساندة ، ويعد تطوير المناهج والخطط الدراسية والمبادرات  من أهم أولويات الوكالة، وكذلك تحقيق التميز في التعلم والتعليم، وتطوير آليات الإرشاد الأكاديمي بما يتيح للطالب فرصة الدراسة العلمية وفق الأسس العلمية العالمية ، كما تسعى وكالة الجامعة للشؤون التعليمية إلى تنمية شخصية الطالب, القيادية في إطار من الحرية الأكاديمية المنضبطة، وبوجه عام فإن وكالة الجامعة للشؤون التعليمية, تركز جهودها في تحقيق الأهداف العليا للجامعة, تلك الأهداف التي ترمي إلى تحقيق متطلبات مجتمع المعرفة في ظل دعم منقطع النظير من معالي رئيس الجامعة الأستاذ الدكتور أحمد بن سالم العامري  تحقيقاً لتوجيهات حكومة خادم الحرمين الشريفين ـ حفظه الله ـ في تطوير التعليم العالي.

الجدير بالذكر أن وكالة الجامعة للشؤون التعليمية - التي أنشئت في عام 1433هـ- تسعى إلى تحقيق الرؤية والرسالة التي رسمتها، ولإيجاد وتعزيز عدد من النقاط والأهداف منها: توفير البيئة الأكاديمية والبرامج الدراسية  عالية الجودة وذلك من خلال إعداد الخطط الدراسية والمناهج العلمية وتقويمها باستمرار من خلال لجنة الخطط والمناهج الدراسية التي يرأسها فضيلة وكيل الجامعة للشون التعليمية د.فهد بن صالح اللحيدان من أجل تسيير العملية ا لتعليمية وفق الأسس والأهداف التي رسمتها إدارة الجامعة والتخلص من البرامج العلمية التي لم تعد الحاجة قائمة لها، كما أن من أهدافها إعداد البرامج الأكاديمية الحديثة لتتواكب مع متطلبات العصر، ومن أهداف الوكالة إعداد الخطط الإستراتيجية المبنية على الدراسات العلمية الهادفة إلى سير العملية الأكاديمية وفق أسس ثابتة وقواعد متينة واتخاذ القرارات بعد الاطلاع على واقع البيئة الداخلية والخارجية، وتهدف الوكالة كذلك إلى إعداد البرامج العلمية والمناشط الثقافية لتكون البرامج المقامة في الكليات برامج مصاغة ومعدة بطريقة مدروسة و متنوعة، وتسعى وكالة الجامعة من خلال هذه البرامج إلى تنوع مصادر الثقافة لدى طلابها وتوسيع دائرة مشاركة الطالب الجامعي في عدد من الفعاليات والأنشطة، كما تهدف الوكالة إلى المتابعة في توفير احتياجات الكليات من وسائل تعليمة ومختبرات علمية وأجهزة تقنية وغيرها، مما يسهم في توفير متطلبات العصر على الطالب الجامعي، كما تهدف إلى المضي قدما في إعداد البرامج التطويرية للكوادر البشرية في الكليات العلمية ومرافقها لتتواكب مع تطلعات الجامعة في كل مايخدم تطوير المسيرة التعليمية، وتقوم وكالة الجامعة للشؤون التعليمية بالقيام بمسح ميداني على البيئة الداخلية والخارجية واستطلاع الآراء في كل ما يسهم بتطوير وتحسين البيئة التعليمة لتكون متوافقة مع مايتطلبه سوق العمل، وما يتسق مع الخطة الإستراتيجية للجامعة.

وقد قامت وكالة الجامعة للشؤون التعليمية بجهود خلال الفصل الدراسي الأول من العام الجامعي 1442هـ منها ما يتعلق بالتعليم والتعلم، ومن ذلك التخطيط الجيد، حيث قامت بإعداد الخطط الإجرائية لسير العملية التعليمية والاختبارات الفصلية والنهائية كخطة سير العملية التعليمية في الفصل الدراسي الأول، وخطة تنفيذ الاختبارات الفصلية، وخطة تنفيذ الاختبارات النهائية، كما أصدرت الوكالة عدداً من التعاميم والتوجيهات المنظمة: حيث جاءت التعاميم متممة لعملية التخطيط، وبخاصة في الجوانب المستجدة، أو التأكيد على جوانب مهمة في الخطط الإجرائية، وقد أصدرت الوكالة في هذا السياق (8) تعاميم، وقد قامت الوكالة بتعميم الخطط والتعاميم على الوحدات التعليمية والجهات ذات العلاقة، كما قامت بتلخيصها في صورة مخططات ورسوم (انفوجرافيك)، واستلال توجيهات منها للطلاب والطالبات، ولأعضاء هيئة التدريس، ونشرها في حساب الوكالة الرسمي في (توتير) والحسابات الرسمية للوحدات التابعة لها.

وقد قامت وكالة الجامعة للشؤون التعليمية بتشكيل اللجان الخاصة بمتابعة سير العملية التعليمية والاختبارات ومتابعة أدائها، ومن أهم هذه اللجان: (اللجنة العليا للإشراف على الاختبارات النهائية، ولجنة وكلاء الشؤون التعليمية، ولجنة وحدات التعلم الإلكتروني، ولجان إدارة التعلم في الوحدات التعليمية، ولجان الاختبارات في الوحدات التعليمية....)، كما قامت تصميم الاستبانات اللازمة لجمع البيانات وإعداد التقارير: قامت الوكالة بتصميم (3) استبانات لجمع البيانات عن سير العملية التعليمية، والاختبارات الفصلية، والنهائية، وجمع البيانات من خلالها، وتحليلها، وإعداد التقارير اللازمة عنها، ثم اتخاذ القرارات والإجراءات المناسبة في ضوئها، وهذه الاستبانات هي: استبانة متابعة سير العملية التعليمية (أسبوعية)، واستبانة متابعة الاختبارات الفصلية (يومية طوال فترة الاختبارات)، واستبانة متابعة الاختبارات النهائية ( يومية طوال فترة الاختبارات).

وتسعى الوكالة إلى تحقيق الدعم والتواصل بالتفاعل المستمر مع المستفيدين منها حيث تلقت الوكالة عدداً كبيراً من المعاملات ومذكرات التواصل والاستفسارات والشكاوى بواسطة القنوات الرسمية، كما قامت بنشر عدد من التوجيهات والأخبار المتعلقة بأعمال الوكالة ونشاطاتها.

كما أنجزت الوكالة _ من خلال فريق عمل_ دراسة عن واقع متطلبات الجامعة وتصور مقترح لتطويرها، وقد اشتملت الدراسة على ثلاثة محاور رئيسة: واقع متطلبات الجامعة من حيث عددها ونوعها وتطبيقها في الوحدات التعليمية المختلفة، ومقارنة مرجعية مع (11) جامعة محلية وعربية وعالمية، التصور المقترح لتطوير المتطلبات الجامعية وتطوير تدريسها وتقويمها، وقد نتج عن هذه الدراسة المخرجات الآتية: إنشاء وحدة المتطلبات الجامعية في الوكالة، وصياغة الخطة التنفيذية لتحويل متطلبات الجامعة إلى التعليم عن بعد ابتداءً من الفصل الدراسي الثاني من العام الجامعي 1442ه، وصياغة الخطة الأولية لإجراءات تطوير هذه المتطلبات.

وقد أعدّت الوكالة خطة تنفيذية لإجراء الاختبارات الفصلية، وقد تحددت أبرز معالم الخطة في الآتي: تنفيذ اختبار واحد على الأقل من الاختبارات الفصلية لكل مقرر حضورياً، تشكيل فريق عمل في كل كلية/معهد لإدارة الاختبارات وتنظيمها ومتابعتها، تحديد مهام اللجان والجهات ذات العلاقة في تنظيم الاختبارات ومتابعة تنفيذها.

كما قامت الوكالة بعدد من الإجراءات لتنفيذ الاختبارات الحضورية، ومنها: تحديد متطلبات تطبيق الإجراءات الاحترازية، وآليات توفيرها، ومتابعة تطبيق الإجراءات الاحترازية في أثناء الاختبارات، والتوجيه بتقسيم الشعب بما يحقق تطبيق التباعد الاجتماعي، ومد أوقات الاختبارات مع الإفادة من بعض أيام الإجازة الأسبوعية، ونشر توجيهات تطبيق الإجراءات الاحترازية بين الطلاب والطالبات ومنسوبي الوحدات التعليمية، ومتابعة الالتزام بها.

وقد أعدّت الوكالة خطة تنفيذية لإجراء الاختبارات النهائية، وقد تحددت أبرز معالم الخطة في الآتي: تنفيذ اختبارات ما لا يقل عن (40%)  من مقـــررات كل برنامج حضورياً، والباقي إلكترونياً (عــــــن بعــــــــــــد)، وتشكيل لجنة عليا للإشراف على الاختبارات ومتابعتها، وتشكيل فرق عمل لإدارة الاختبارات وتنظيمها ومتابعتها، وتحديد مهام فرق العمل والجهات ذات العلاقة في تنظيم الاختبارات ومتابعة تنفيذها، وتحديد الأعذار وآليات التعامل معها، وتحديد آلية توزيع الدرجات ورصدها وحساب المعدلات

وقد صدر قرار معالي رئيس الجامعة بالموافقة على تشكيل اللجنة العليا للإشراف على الاختبارات ومتابعتها برئاسة فضيلة وكيل الجامعة للشؤون التعليمية، وضمت في عضويتها ممثلين من جميع الجهات ذات العلاقة في الجامعة إضافة إلى رؤساء لجان الاختبارات في الكليات والمعاهد العليا.

كما قامت الوكالة بعدد من الإجراءات لتنفيذ الاختبارات الحضورية، ومنها: تحديد متطلبات تطبيق الإجراءات الاحترازية، وآليات توفيرها، وتشكيل لجنة متابعة توفير متطلبات الإجراءات الاحترازية، وتنفيذ عدد من الزيارات من منسوبي الوكالة إلى الكليات والمعاهد لمتابعة الاختبارات وتنفيذها (28 زيارة طوال فترة الاختبارات)، ومتابعة تطبيق الإجراءات الاحترازية في أثناء الاختبارات، ومد أوقات الاختبارات مع الإفادة من بعض أيام الإجازة الأسبوعية، ونشر توجيهات تطبيق الإجراءات الاحترازية بين الطلاب والطالبات ومنسوبي الوحدات التعليمية، ومتابعة الالتزام بها.

وقد شكلت الوكالة لجنة فرعية لتأمين متطلبات الإجراءات الاحترازية في أثناء الاختبارات الحضورية

ويرأس وكيل الجامعة للشؤون التعليمية عدداً من اللجان المركزية والدائمة والرئيسة على مستوى الجامعة، وكثير من هذه اللجان تتولى الوكالة أمانتها، كما أن هناك عدداً من اللجان المشكّلة في الوكالة لتنظيم ومتابعة العملية التعليمية والاختبارات في الكليات والمعاهد العليا والعمادات المساندة.