الهيكل التنظيمي:

وصف الإدارة:

هي عبارة عن إدارة تتولى تنظيم شؤون القبول والتسجيل وتمثل همزة وصل بين طلبات الالتحاق بالجامعة وبين الإدارات والجهات المعنية الأخرى ذات العلاقة والاختصاص.

كما تحتفظ ببيانات وملفات الطلاب الراغبين في الالتحاق ومن ثم قبولهم.

أهداف إدارة القبول والتسجيل:

1. المساهمة في كسر روتين المعاملات والتسريع في إيصالها إلى الجهات المعنية بحكم ارتباط هذه الإدارة بالوكالة المعنية بصورة مباشرة بشؤون المنح الدراسية.
2. التواصل المباشر مع الطلاب الراغبين في الالتحاق بالجامعة وتزويدهم بضوابط وشروط الالتحاق بالجامعة.
3. تنظيم عملية وصول الملفات وأرشفتها يدوياً والكترونياً بما يضمن سهولة الرجوع لبيانات أي طالب عند الحاجة إليها بسرعة ويسر.

مهام إدارة القبول والتسجيل:

1. استقبال ملفات المتقدمين للمنح الدراسية الداخلية والخارجية من الجهات المعنية، والتأكد من استيفائها كامل الشروط المنصوص عليها في ضوابط وزارة التعليم العالي لقبول طلاب المنح الدراسية لغير السعوديين في مؤسسات التعليم العالي في المملكة العربية السعودية.
2. إرسال إشعارات القبول أو الاعتذار للطالب بعد رد المعهد أو الكلية التي يرغب الطالب الالتحاق بها.
3. القيام بأعمال الترجمة للشهادات والخطابات.
4. التنسيق مع الجهات ذات العلاقة للفرز والترشيح.
5. إجراء مقابلات الطلاب الجدد للتأكد من توافر الشروط المطلوبة فيهم.

مهام قسم القبول:

1. يتولى تنظيم عملية قبول الطلاب الجدد.
2. التنسيق مع الجهات ذات العلاقة للفرز والترشيح.
3. حفظ الملفات وتوثيق المعلومات.
4. القيام بأعمال الترجمة للشهادات والخطابات.

مهام قسم الحاسب الآلي:

1. حفظ المعلومات الكترونيا.
2. تصميم وإعداد النماذج.
3. يتولى القسم النشر الالكتروني للوكالة.
4. تنظيم عملية الصادر والوارد إلكترونياً.

مهام قسم الترجمة:

1. ترجمة الشهادات والخطابات.
2. يتولى التواصل بالجهات المعنية.
3. مراجعة النشاط والمعاملات باللغات.
4. التنسيق مع الطلاب بخصوص اللغات.