أولا: مجلس القسم العلمي

1. آليات تنظيم مجلس القسم العلمي:

• يكون لكل قسم من أقسام الكلية العلمية مجلس يتكون من أعضاء هيئة التدريس فيه (أستاذ مساعد فما فوق).
• يجتمع مجلس القسم بحضور ثلثي أعضائه وتصدر قراراته بالأغلبية، وعند التساوي يرجح الجانب الذي فيه الرئيس.
• لكل قسم صلاحيات الشؤون التعليمية والمالية والإدارية في حدود اللائحة.
  
  

وصف مهام مجلس القسم العلمي:

• متابعة تحقيق رسالة الجامعة والكلية والقسم وبرامجه وفق الأهداف المخطط لها في الخطة الاستراتيجية والتشغيلية.
• النظر فيما يحال إليه من تعاميم وخطابات من قبل مجلس الجامعة، أو من معالي رئيس الجامعة، أو وكلائه، أو مجلس الكلية، أو عميد الكلية، أو وكلاؤه للدراسة وإبداء الرأي.
• تنظيم أعمال القسم وتنسيقها مثل تعيين ممثلين للقسم في بعض المهام كوحدة الجودة، والإرشاد، والبحث العلمي، وخدمة المجتمع، وترشيح منسقي المقررات.
• النظر في الطلبات المقدمة من أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم من المحاضرين والمعيدين من تعيين أو ترقية أو نقل.
• توزيع المحاضرات والأعباء التدريسية على أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم.
• اقتراح عقد ندوات ودورات علمية وورش عمل.
• النظر في طلبات التفرغ العلمي.
• النظر فيما يخص خدمات الأعضاء أو إيفادهم أو السماح لهم بالسفر لإجراء البحوث أو الموافقة على العمل كعضو مستشار غير متفرغ.
• نقل عضو في نطاق تخصصه من قسم إلى آخر داخل الكلية أو إلى كلية أخرى في الجامعة أو إلى وظيفة خارج الجامعة.
• التوصية بترشيح بعض أعضاء القسم لحضور المؤتمرات والندوات والمشاركات العلمية والمجتمعية المختلفة.
• التوصية بالترشيح للجوائز المحلية والعالمية.
• تدريس المقررات التي تدخل في الاختصاص بعد إقرارها من مجلس الجامعة. 
• تشكيل لجان دائمة أو مؤقتة من بين أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم وفق الاحتياجات التي تتطلبها أعمال القسم، ومن هذه اللجان:
  -لجنة المقابلات العلمية
  -لجنة دراسة خطط الرسائل العلمية.
  -لجنة فحص الرسائل العلمية.
  -لجنة الجداول وتوزيع الأنصبة التدريسية حسب اللوائح.
  -لجنة المعادلات.
• النظر في تسجيل موضوعات الرسائل العلمية، والمخططات الخاصة بها.
• دراسة مشروعات البحوث العلمية.
• حثّ الأعضاء على المشاركة بفاعلية في البحوث العلمية ونشرها.
• تعيين مشرفين على الرسائل العلمية.
• تشكيل لجان مناقشة الرسائل العلمية، وإقرار توصية المناقشين بمنح الدرجة العلمية للطلبة بعد الاطلاع على تقرير نتيجة المناقشة.
• اقتراح ضوابط القبول في الالتحاق بالدراسات العليا.
• التوصية بمنح الطالب فرصة إضافية أو تأجيل القبول أو الحذف أو إعادة قيد الطالب.
• النظر في تقرير لجنة الجودة الفرعية بشأن تقارير المقررات.
• النظر في توصيات التغذية الراجعة للمقررات.
• تنفيذ خطط التحسين الخاصة بالقسم العلمي وتقديم التقارير ذات العلاقة.
• تطبيق ممارسات معايير هيئة تقويم التعليم للاعتماد الأكاديمي فيما يخص العمل، ومتابعة توثيقها بالأدلة.
• تنفيذ خطط التحسين الخاصة بالعملية التعليمية والإدارية فيما هومن اختصاص العمل.
• تقديم تقرير سنوي عن أعمال القسم العلمي فيما يخص الطلبة وأعضاء هيئة التدريس إلى عميد الكلية.
• اقتراح الخطط الدراسية والمناهج والكتب المقررة والمراجع وتوصيفات المقررات لجميع البرامج التي يراعاها القسم.
• اقتراح عناوين البحوث للمرحلة الجامعية.
  
  

وصف مهام رئيس القسم العلمي:

•  متابعة تحقيق رسالة الجامعة والكلية والقسم وبرامجه وفق الأهداف المخطط لها في الخطة الاستراتيجية والتشغيلية.
• إعداد الخطة التشغيلية للقسم، ومتابعة تنفيذها وتنفيذ خطط التحسين، وتقديم تقرير بما تم إنجازه.
• الدعوة لاجتماع مجلس القسم، أسبوعياً.
• رئاسة جلسات القسم وإدارتها.
• تنفيذ قرارات مجالس القسم والكلية والجامعة.
• تسيير الأمور العلمية والإدارية والمالية.
• ترشيح الأعضاء لحضور الدورات التطويرية.
• الإشراف على تطوير القسم مهنيا وعلميا وبحثيا وإدارًيا في مجال التخصص.
• التقدم بتقرير للعميد عن أعمال القسم في نهاية كل سنة دراسية تنفيذا للمادة ( ٣٤ ) من اللائحة.
• تمثيل القسم في مجلس الكلية ولدى الجامعة والمجتمع.
• تقييم الأداء الوظيفي لأعضاء وعضوات هيئة التدريس، وكتابة التقارير والإجراءات المتخذة.
• تطبيق ممارسات معايير هيئة تقويم التعليم للاعتماد الأكاديمي فيما يخص العمل، ومتابعة توثيقها بالأدلة.
• إدارة وتنفيذ ومتابعة وتوثيق مؤشرات الأداء للعملية التعليمية، فيما يخص العمل.
• تنفيذ قرارات مجالس القسم والكلية والجامعة.
• تنفيذ خطط التحسين الخاصة بالقسم العلمي وتقديم التقارير ذات العلاقة.
• الإشراف على تطوير القسم مهنيا وعلميا وبحثيا وإدارًيا.
   

وصف مهام أمين القسم العلمي: 

• متابعة تحقيق رسالة الجامعة والكلية والقسم وفق الأهداف المخطط لها.
• تهيئة جدول أعمال مجلس القسم وترتيبها.
• طباعة محاضر الاجتماعات الخاصة واعتماده من الرئيس، وأرشفتها الكترونيًا.
• تبليغ توصيات مجلس القسم لأصحابها، والإجابة على الاستفسارات المتعلقة بأعمال القسم.
• إعداد الكشف بالحاضرين لجلسة مجلس القسم والمعتذرين والمتغيبين.
• تطبيق ممارسات معايير هيئة تقويم التعليم للاعتماد الأكاديمي، مع توثيقها بالأدلة.
• تنفيذ خطط التحسين الخاصة بالقسم العلمي وتقديم التقارير ذات العلاقة..
• كتابة تقرير نصف سنوي عن أعمال مجلس القسم.
•  ما يسند لها من مهام من مجلس القسم أو من رئيس القسم.

وصف مهام سكرتير القسم العلمي:

• التواجد في القسم واستقبال المراجعين.
• الإعداد والتنسيق للقاءات والاجتماعات داخل القسم.
• استلام وتسليم المعاملات الخاصة بالقسم، ومتابعة عرض المعاملات على رئيس القسم، وإحالتها إلى جهة الاختصاص وحفظها.
• تبليغ المراجعين بالإجراءات التي تمت على معاملاتهم.
• متابعة الكلية وإدارات الجامعة فيما يحتاجون إليه من معاملات تخص القسم.
• متابعة تنفيذ المهام الإدارية والتعليمية مثل ربط الشعب للأساتذة وطباعة الجداول والساعات المكتبية وترحيل الدرجات.
• الإشراف الإداري لأعمال القسم.
• متابعة شؤون العلاقات العامة بين الوكالة ووحدات الجامعة والجهات الخارجية.
• دعم أعضاء هيئة التدريس فيما يحتاجون له من خدمات.
• دعم مسؤول الجودة في القسم العلمي فيما يخص أعمال السكرتارية.
• تنفيذ المهام الموكلة إليه من رئيس القسم.
   

• وصف مهام اللجان الدائمة والمؤقتة بالقسم:
  أ- وصف مهام لجنة دراسة مخططات الدكتوراه:

• دراسة  المخططات وتعديلها.
• متابعة تعديلات الطالب للمخطط البحثي.
• تعبئة نموذج إقرار المخطط، والرفع بتوصية اللجنة لمجلس القسم لاعتمادها.
  
  ب- وصف مهام لجنة دراسة المخطوطات:

• دراسة المخطوطات العلمية، والرفع بتوصيتها إلى مجلس القسم.
• التأكد من نسبة المخطوط للمؤلف، ومناسبته لشروط القسم المحددة مرحلة الدكتوراه.
• التوصية بتقسيم مشاريع تحقيق المخطوطات على الطلاب.
  
  ج_ وصف مهام لجنة تطوير الدراسات العليا:

• متابعة توصيات التقارير السنوية فيما له علاقة بالتطوير.
• متابعة أحدث المستجدات لاتساق التطوير مع الخطط الوطنية ومتطلبات التنمية الوطنية واحتياجات سوق العمل وبما يتفق مع رؤية ورسالة وأهداف الجامعة.
• القيام بالمقارنات المرجعية المحلية والأقلية العالمية لبرامج أكاديمية رائدة في المجال.
• وضع المعايير والمنطلقات لتطوير البرامج والمقررات.
• مشاركة المستفيدين وأخذ آرائهم.
• المراجعة المستمرة لرسالة البرنامج وأهدافه وخصائص الخريجين ومخرجات التعلم.
• الإسهام في اقتراح برامج ومسارات جديدة.
• فحص الكتب والمراجع والتأكد من ملائمتها.
• التأكد من استيفاء النماذج والإجراءات المطلوبة ومتابعة رفعها ومسار تدفقها مع رئيس القسم.
• إعداد تقرير سنوي تم إنجازه من أعمال الوحدة ويتضمن خطة التحسين.
  
  د- وصف مهام لجنة الجداول بالقسم العلمي: 

• متابعة طلبات الكلية والكليات الأخرى لاحتياجات التسديد.
• حصر رغبات الأعضاء التدريسية وأوضاعهم للفصل القادم.
• إعداد جدول مقترح لبرامج الماجستير والدكتوراه، وجدول الاختبارات.
• توزيع الأنصبة التدريسية حسب اللوائح والتعاميم المنظمة للساعات التدريسية.
• متابعة تسديد كافة الاحتياجات، وتزويد الكلية المعنية بأسماء المكلفين.
• إعداد الإحصائيات والتقارير اللازمة عن سير التسديد.
• اتخاذ التدابير والحلول الملائمة حيال القضايا والمستجدات ذات العلاقة بالجداول.
• رفع تقرير عن أعمال اللجنة.
   

• وصف مهام لجنة الاختبار الشامل:

• التوصية بموضوعات الاختبار الشامل ومراجعه لعرضها على مجلس.
• وضع أسئلة الاختبار التحريري وتصحيح الإجابات، ورصد النتائج.
• وضع أسئلة الاختبار الشفوي ورصد النتائج.
   

• وصف مهام منسقي المقررات:

• الاجتماع مع المشاركين والمشاركات حضورياً، مع التواصل الدوري أثناء الفصل الدراسي من خلال الوسائل المتاحة.
• إعداد تقرير عن الاجتماع الحضوري، مع التقرير العام عن عملية تنسيق المقرر طيلة الفصل، وتسليمه لرئيس القسم العلمي أو من ينوبه.
• إعداد التقرير النهائي (نفس النموذج المعتمد) للمقرر بعد الاطلاع على تقرير مقرر كل شعبة في كلا الشطرين، وإبراز الفروقات إن وجدت.
  
   
  ثانيًا: وصف مهام عضو هيئة التدريس: 

• تحقيق رسالة الجامعة والكلية والقسم وبرامجه وأهدافها.
• الاطلاع المستمر على اللوائح والأنظمة المتعلقة به، والصادرة من الجهات العليا في الجامعة.
•  القيام بالتدريس في المرحلتين الجامعية والدراسات العليا.
• تطبيق استراتيجيات التدريس وطرق التقويم، والاستفادة من الدورات التدريبية في هذا المجال.
• الإشراف على رسائل الدكتوراه والماجستير على حسب اللوائح.
• إرشاد طلاب مرحلة الدراسات العليا علمياً لاختيار الموضوع، وما يتعلق بذلك من إجراءات وأنظمة. 
• المشاركة في لجان المناقشة وفق اللوائح والأنظمة المتعلقة بهذا.
• حضور جلسات مجلس القسم والإسهام فيه والتصويت على قراراته وتوصياته.
• القيام بجميع الأعمال المتعلقة باختبارات المقررات التي يدرسها: (وضع الأسئلة، والتصحيح، والرصد، والمراجعة والتدقيق، وإدخالها الحاسب وترحيلها ).
• القيام بما يسند إليه من أعمال من مجلس القسم في حدود اللوائح والأنظمة.
• المشاركة في اللجان المشكلة من القسم والكلية والجامعة.
• الإسهام بفاعلية في إجراء البحوث العلمية في تخصصه.
• المشاركة في المؤتمرات والندوات واللقاءات العلمية والأكاديمية سواء داخل المملكة أو خارجها في ضوء اللائحة المنظمة لشؤون أعضاء هيئة التدريس السعوديين في الجامعات.
• عمل التقارير الدورية اللازمة المطلوبة من الكلية أو الأقسام العلمية، مثل تقرير وملف المقرر الذي يُسلَّم نهاية كل فصل دراسي، وتعبئة الاستبانات والاستمارات التي تطلبها الكلية، مثل الاستبانات المتعلقة بالتطوير والجودة، ونحو ذلك.​​